VAN ROEY AUTOMATION HELPT HAAR KLANTEN REEDS VERSCHILLENDE DECENNIA ORDE TE SCHEPPEN IN DE DOCUMENTENCHAOS

Op deze pagina vindt u een selectie van methoden die wij hiervoor aanwenden. Contacteer ons vrijblijvend om eens na te denken over de ideale oplossing voor uw bedrijf.

1) Documentenbeheer met de hulp van Microsoft Office SharePoint Server

Microsoft Office SharePoint Server (MOSS) is één van de sterkst opkomende oplossingen op de markt. De populariteit van MOSS schuilt vooral in de uitgebreidheid  van haar functionaliteiten en de eenvoudige werkwijze. MOSS is immers een telg uit de Microsoft Office stal waardoor de overgrote meerderheid van de nieuwe gebruikers meteen intuïtief  hun weg vindt. Enkele verdiensten van MOSS:

1. Bedrijfskennis gaat nooit verloren en is eenvoudig terug te vinden
Het bewaren, toegankelijk houden en updaten van bedrijfskennis stelt ondernemingen voor een grote uitdaging. Als medewerkers het bedrijf verlaten, verdwijnt waardevolle kennis samen met hen. Niemand weet precies waar alle belangrijke data bewaard werden, vooral niet als men er pas na het vertrek naar gaat zoeken. Dankzij MS Office SharePoint Server (MOSS) doorzoekt u snel alle gedeelde locaties binnen uw netwerk (searching of browsing). MOSS is een portal waar collega’s informatie opslaan, structureren en delen. Bovendien biedt SharePoint de mogelijkheid om rechtstreeks Office documenten op de portal te creëren.

2. De juiste mensen krijgen toegang tot correcte data en kunnen deze samen optimaliseren
Waar ze zich ook bevinden, medewerkers kunnen steeds via het internet toegang krijgen tot SharePoint. Collega’s kunnen eenvoudig samenwerken aan eenzelfde document of gezamenlijk een digitaal notitieblok onderhouden. Om een overzicht van de wijzigingen te behouden, kan SharePoint alle versies bijhouden. Het is bovendien mogelijk om documenten vóór publicatie  automatisch voor te leggen aan een beslissingsnemer. Aan de hand van toegangsrechten krijgt elke gebruiker enkel dieinformatie te zien waartoe hij gemachtigd is. Omdat SharePoint gekoppeld kan worden aan MS Dynamics NAV, kunt u zelfs rechtstreeks informatie, bv. belangrijke offertes, uit uw ERP-oplossing opvragen.

3. E -mail gebruiken waarvoor het écht het dient: optimale communicatie
E-mail is lang niet meer de technologische innovatie die het leven van de kantoorwerker drastisch vereenvoudigt. Voor velen werd het een dwingende tool waarrond de dagtaak of planning eerder reflexmatig dan doordacht opgebouwd wordt. Ellenlange lijsten van dringende of onbelangrijke mails storen de gebruiker. Bovendien worden vele documenten bewaard in de mailbox, wat een zeer inefficiënte en dure archiveringsmethode is. Dankzij SharePoint worden veel minder e-mails rondgestuurd, zeker wat bijlagen betreft. Daardoor vindt u op een simpele wijze steeds de meest recente versie terug van een document, ook al heeft iemand het ondertussen bijgewerkt. Aankondigingen kunnen eenvoudig als nieuwtje op de veel bezochte intranetsite geplaatst worden. Wie dat wenst, kan zich snel abonneren om onmiddellijk of dagelijks een overzicht van wijzigingen te ontvangen.

U merkt meteen dat SharePoint zeer veel mogelijkheden biedt. Deze website – www.vanroey.be – werd eveneens gecreëerd met MOSS. Om u een beter inzicht te geven in de oplossing raden wij u aan onderstaande voorbeeldartikelen door te nemen:

- Lees hier hoe Van Roey Automation het documentbeheer bij Kleine Landeigendom stroomlijnt aan de hand van Microsoft Office SharePoint Server.
- Van Roey Automation en creatief specialist Catena Company werkten samen op basis van onder andere Microsoft Office SharePoint Server een document management systeem uit voor  creatieve bedrijven en marketingafdelingen. Lees er meer over via deze link.

2) Docuntenbeheer met behulp van krachtige zoeksoftware

"Wie zoekt, die vindt ... ... misschien én verliest veel tijd!"

In de éénentwintigste eeuw bepalen informatie en kennis de grens tussen succes en onmacht. In deze overgecommuniceerde leefwereld vormt het lokaliseren van nuttige informatie tussen alle zinloze data één van de grootste uitdagingen. Vandaar ook de wildgroei aan samenvattende portaalsites op internet en de massale opkomst van handleidingen die de lezer claimen te helpen bij hun zoektocht naar informatie. Zou het niet fantastisch zijn om ergens een search string in te kunnen geven en meteen een overzicht te bekomen van alle verwante info op internet, gedeelde pc-mappen, fileservers, printservers, mailservers enzovoort? Zou het niet nog geweldiger zijn indien deze informatie automatisch geordend wordt op talrijke eigenschappen als relevantie, auteur, ouderdom, versie, ...?

Deze oplossing bestaat in de vorm van Microsoft Search Server.

Microsoft Search Server wordt geïnstalleerd op één van uw servers. Het pakket zorgt ervoor dat alle gedeelde locaties binnen uw netwerk doorzocht kunnen worden (zowel searching als browsing). Enkel dat waar men rechten op heeft zal zichtbaar zijn voor de gebruiker. De gebruikersinterface lijkt enorm op die van andere Microsoftapplicaties en zal dus eenvoudig door werknemers gehanteerd kunnen worden. Daarnaast omvat de software uitgebreide managementtools. Zo kan u bepalen welke specifieke locaties,van interne servers en computers tot het gehele internet, open staan voor de search. Ook kan u eenvoudig een overzicht van de uitgevoerde zoekopdrachten in uw bedrijf bekomen. Tenslotte bestaat de mogelijkheid om de gevonden info te ordenen naar relevantie op basis van verschillende criteria.

Microsoft Office SharePoint Server is zoals u reeds las een zeer uitgebreid pakket. Ook op searchvlak heeft het alle mogelijkheden hierboven beschreven.

De meeste bedienden spenderen minstens 30 minuten per dag aan de zoektocht naar informatie. De faciliteiten hierboven beschreven beperken deze periode tot een aantal minuten per dag. Dit betekent een enorme bijdrage aan de productiviteit van uw bedrijf. Bereken maar eens wat pakweg 25 minuten per dag per werknemer aan extra productieve werkkracht voor u kan betekenen.