Volgens het optimalisatieplan, onze groeistrategie waarover u meer informatie vindt via deze link, kunnen bedrijven zich in 4 fases bevinden op vlak van hun printingbeheer. Kleine bedrijven of ondernemingen met een beperkte ICT-infrastructuur gebruiken vaak een veelheid aan verschillende toestellen van uiteenlopende merken. Daardoor moeten verschillende supplies aangekocht worden. Het inzicht in printergebruik en de bijhorende kosten is zeer beperkt. Iets grotere bedrijven moeten hun infrastructuur standaardiseren en gebalanceerd aanwenden. Ook online beheersoftware als Web Jetadmin (hieronder beschreven) wordt een noodzaak.
Ondernemingen in een derde fase bestellen supplies daarenboven op gestructureerde wijze. De meest geëvolueerde omgevingen voegen automatische verdeling en archivering van documenten toe.

Illustratie van het optimalisatiemodel voor printbeheer

a) Printers eenvoudig zelf beheren met HP Web jet

Hoewel printkosten enorm kunnen oplopen houden weinig bedrijven ze in de gaten. Nochtans kan het printingbudget zeer eenvoudig ingeperkt worden met behulp van een centrale beheertool. Al uw printers, faxtoestellen, kopieerapparaten, All-In-Ones en zelfs projectoren toegankelijk, monitorbaar en beheerbaar via één softwareprogramma via het web: Dat is HP’s Web Jetadmin.

Web Jetadmin biedt een optimaal gebruik van uw toestellen, gecontroleerde kosten, maximale efficiëntie en een gestroomlijnd suppliesmanagement. Web jetadmin is onder andere compatibel met Windows Vista en kan gekoppeld worden op Active Directory. Bovendien kan de software niet enkel gebruikt worden voor het beheer van HP-printers. Ook andere merken en apparaten (faxtoestellen, kopieerapparaten, All-In-Ones, digitale projectoren, scanners, digital senders …) vallen aan te sturen via de webtool.

Enkele functionaliteiten:

• Al uw printers van op afstand beheerbaar via een online tool
• Ad hoc rapporten opvragen over bijvoorbeeld het gebruik van uw printinfrastructuur en de status van cartridges
• Aanpasbare templates instellen
• Eenvoudig overzicht over en beheer van uw suppliesinventaris (papier, inkt, toner …)
• Online bijbestelling van extra supplies
• Simultane creatie van verschillende settings
• Gelijktijdige configuratie van diverse toestellen
• Centraal beheer van settings voor digitale verzending (e-mail, SMTP server, LDAP server, send to fax, …)
• …

b) All-in beheersondersteuning door Van Roey Automation: U moet zelfs geen inkt meer bestellen.

Als één van de weinige HP Office Printing Specialisten kunnen wij u bijvoorbeeld ons all-incontract, verkrijgbaar op alle HP printers en multifunctionals aanbieden. Hiermee wordt printen net zo eenvoudig als water uit de kraan halen. U betaalt maandelijks een vast bedrag en kunt daarna altijd met een gerust hart op ‘print’ drukken. Dankzij de nieuwste HP software wordt uw verbruik zelfs automatisch opgevolgd. Toners en onderhoud worden besteld en just in time geleverd, zonder dat u er actie voor moet ondernemen. Een unieke formule, want u betaalt nooit voor prints die u niet heeft gemaakt. Als u na een jaar minder hebt verbruikt dan wij hadden geschat, wordt het resterende saldo overgedragen naar het volgende jaar. En omdat HP over een ruim gamma aan multifunctionals beschikt, kunt u deze formule ook gebruiken voor de kopieën die u maakt.

Een scanner louter aankopen om documenten te digitaliseren zou zonde zijn. Deze toestellen evolueerden door de jaren heen tot intelligente hulpmiddelen om aan écht documentbeheer te doen, quasi onmisbaar voor zowel grotere spelers als KMO’s.

Een goede scanner helpt u om transacties te versnellen, de papierberg te reduceren en uw belangrijke gegevens te archiveren. Bovendien zorgt deze ervoor dat info gemakkelijk terug te vinden is. Hoeveel tijd besteden uw administratiemensen aan het opzoeken, kopiëren, rondbezorgen en klasseren van papieren? Waarom niet overschakelen naar een automatisch en betrouwbaar systeem zodat uw medewerkers zich in deze drukke tijden kunnen focussen op andere zaken? Een goede scanningmethode maakt het terugvinden van data gemakkelijk voor iedereen binnen het bedrijf en biedt zelfs de mogelijkheid om, als u niet op kantoor bent, van op afstand gegevens te raadplegen. Dergelijke oplossingen vallen bovendien op zeer eenvoudige wijze te integreren in uw bedrijf. Waar bedrijven vroeger op een externe locatie kopieën van belangrijke documenten moesten opslaan gebeurt het nemen van back-ups nu met een muisklik. Deze oplossing is niet enkel goedkoop en gemakkelijk maar biedt ook meer veiligheid. Geen zorgen meer over brand, overstroming, diefstal … Eens alles werd gescand, opgeslagen en geback-uped kan data niet meer verloren gaan. Om van een dergelijke tool voor documentbeheer te kunnen genieten zijn twee zaken nodig: een geschikte scanner en de bijhorende software (al dan niet bijgeleverd). Verschillende toestellen en programma's hebben vaak uiteenlopende mogelijkheden zoals :

• Gescande en gefaxte documenten gelijktijdig naar diverse bestemmingen verzenden (FTP, e-mail, fax, http (internet))
• Op trefwoord zoekbaar maken van gearchiveerde documenten
• Beheer van verschillende apparaten via één enkele webgebaseerde toepassing
• Beheer van gebruikers en rechten
• Bekijken van statistieken over documenten
• Herkennen en verwerken van gegevens op de documenten: bv automatische aanmaak van een contactpersoon in Outlook bij
• het scannen van een visitekaartje en meteen invullen van de gegevens
•  ...