VanRoey.be bood met hun ScanCloud oplossing een Document Management Systeem dat volledig ontwikkeld wordt aan onze manier van werken en onze wensen.

Toon Maeriën, Boekhoudverantwoordelijke - FMGP

Accountantskantoor Fiduciaire Maeriën, Ghilain & Partners (FMGP) te Kasterlee bestaat sinds 1987 en telt 25 medewerkers. Het begeleidt haar cliënten bij de opstart van hun onderneming, hun boekhouding, fiscale optimalisaties en stelt realistische financiële plannen op om o.a. noodzakelijke financieringen te kunnen bekomen bij de banken. Zo probeert het bedrijf samen met haar klanten oplossingen te vinden voor alle problemen waarmee ondernemers geconfronteerd worden.

Net als vele andere bedrijven wenst FMGP zoveel mogelijk te digitaliseren en de workflow te optimaliseren met behulp van een Managed Document System. Toon Maeriën, Boekhoudverant-woordelijke: “Daar VanRoey.be een grote speler in de regio is en ze bij ons reeds succesvol tal van printers met Managed Print Services geplaatst hadden, was onze vraag aan hen of zij ons bij deze digitaliserings- en automatiseringsopdracht konden helpen.”

“We waren op zoek naar een specifieke oplossing, toegespitst op onze manier van werken. Op de markt circuleren vele kant en klare producten waarvan je misschien 20% gebruikt, met weinig of geen eigen inbreng. VanRoey.be bood met hun ScanCloud oplossing een Document Management Systeem dat volledig ontwikkeld wordt aan onze manier van werken en onze wensen. Ook naar groeimogelijkheden zou dit pakket een oplossing moeten bieden.” Maritsa Baelus, IT verantwoordelijke vult aan: “We wensten gefaseerd te werken. Beginnen met documenten zoals ‘vast dossier, jaarlijkse documenten die terugkomen in de boekhouding van onze klanten gegroepeerd per aanslagjaar, investeringen en correspondenties’ om dan uiteindelijk onze klanten toegang te geven tot het portaal zodat zij hun dossiers kunnen opvolgen en documenten kunnen toevoegen.“ Zo wordt de wettelijke bewaringstermijn vergemakkelijkt naar de klanten toe (7 – 15 jaar). Op die manier kunnen documenten ipv de gegevens op papier bij te houden, digitaal bijgehouden worden en kunnen kosten voor opzoekwerk, inkt, papier, verzending, opslag etc. voor zowel FMPG als de klanten gedrukt worden.

VanRoey.be begon met een voorstelling van het pakket gevolgd door een grondige analyse en programmatie. Hierna is de installatie gebeurd. Ten slotte volgt de opleiding van het pakket, zodat iedere werknemer er vlot mee kan werken. “De gesprekken waren constructief opgebouwd. Momenteel zitten we reeds in de eindfase van de implementatie en de verwachtingen spreken digitale boekdelen!”, benadrukt Maritsa.

Verwachtingen

Papierwinst

FMGP print nu gemiddeld een 800 000 pagina’s per jaar. Dit zou dankzij ScanCloud gereduceerd moeten worden tot 650 000 pagina’s in de eerste fase. Dit houdt in dat er zowel in papier als printkosten een grote besparing mogelijk is.

Uniformiteit creëren

Tot op heden werkte iedereen met een individuele mappenstructuur. De uniformiteit ging dus verloren. Door het gebruik van ScanCloud behouden we uniformiteit en verwezenlijken we tijdswinst door het centraliseren van documenten. Ook het digitaal (door)zoeken van documenten zal dankzij ScanCloud heel wat sneller werken t.o.v. het zoeken in mappen of kaften.

Opslag

Zowel betreffende het papieren archief en klasseringswerk, alsook digitale storage zal ScanCloud een besparing met zich meebrengen. Documenten zullen nu slechts één keer op hun server/netwerk terecht komen.

In ieder bedrijf kan efficiënt en geautomatiseerd documentbeheer grote (tijds)winsten opleveren. Wenst u meer info over ScanCloud te ontvangen? Onze specialisten staan u graag te woord: business@vanroey.be of tel: +32 (0)14 470 605