SBB Accountants en Adviseurs verhoogt kwaliteit van informatie

32 HP OfficeJet Pro x467dw inkjetprinters voldoen aan de groeiende vraag naar kleur

SBB, een accountants en adviesbureau met 28 kantoren in België, wilde het printen verder professionaliseren. De eisen? Een goede integratie met Citrix en het netwerk, een zo laag mogelijke investering, geen dure consumables, eenvoudig onderhoud en beheer op afstand. Tom Andries en zijn team kozen voor de OfficJet Pro inkjetprinters van HP.

Doel

Vervang de huidige printers door printers die goed te beheersen zijn in het netwerk, gemakkelijk in onderhoud en aan de groeiende vraag naar kleur kunnen voldoen.

Benadering

Op basis van een lijst met eisen vindt een marktverkenning plaats. Zoek een printer die snel is in te zetten, weinig onderhoud behoeft en op afstand te beheersen is.

IT uitdagingen

  • Integratie met Citrix en het bestaande netwerk
  • Gemakkelijkere bediening en onderhoud
  • Betere beheersbaarheid van de kosten

Zakelijke uitdagingen

  • Betere afdrukkwaliteit zonder dat de kosten stijgen
  • Zorg dat hoge kwaliteit van advies & dienstverlening zich weerspiegelt in afdrukken

Uitdaging

Meer kleur

Bij SBB werken accountants, belastingconsulenten, milieuadviseurs en juridische adviseurs; in totaal circa 400 medewerkers. De onderneming biedt ondernemende mensen uit alle sectoren een volledige begeleiding op het vlak van boekhouding, accountancy, fiscaliteit en milieureglementering, in elke fase van hun activiteit – van opstart tot stopzetting. Vandaag vertrouwen meer dan 20.000 starters, bedrijfsleiders, bestuurders en vrijberoepsbeoefenaars op de persoonlijke service van SBB.

Tom Andries, verantwoordelijk voor de helpdesk en de ICT: “De directie in het hoofdkantoor in Leuven en onze medewerkers in de kantoren werken binnen een Citrix-omgeving op thin clients. Hier en daar stond een stand alone A3-kleurenprinter, een aantal fc-laserprinters en – voor de bouwmarkt – een A1-plotter. Die losse printers gaven altijd gedoe. Je moet ze regelmatig kalibreren en uitlijnen. Het wisselen van de cartridges vonden mensen een vervelend werkje. De vraag naar hoogwaardig advies stijgt en daarmee ook de vraag naar rapporten in kleur. Bij adviezen in de milieu- of bouwwereld horen vaak illustraties die in kleur beter tot hun recht komen. We printen nu circa 25.000 pagina’s per dag en 2.000 per maand in kleur. Dat laatste is een klein aantal, maar gaat zeker stijgen. Tegelijkertijd willen we de kosten voor de afdrukken niet te hoog op laten lopen.”

Oplossing

Toekomstbestendig

Om aan de groeiende vraag naar kleur te kunnen voldoen ging SBB op zoek naar een toekomstbestendige oplossing. Tom Andries: “We stelden een simpel lijstje op met wensen. Een goede integratie met Citrix en het netwerk, een zo laag mogelijke investering, geen dure consumables, eenvoudig onderhoud en beheer op afstand. Andere zaken, zoals de topsnelheid of de mogelijkheid tot faxen zijn voor ons van minder belang.”

In het najaar van 2014 spraken Andries en zijn team met vier tot vijf leveranciers. “Op een dag kreeg een collega van me een telefoontje van ICT servicebedrijf en hardwareleverancier VanRoey.be in Turnhout. Ze toonden ons in de showroom de HP OfficeJet Pro. Ik ben wel wat gewend, maar we waren serieus verbaasd over deze nieuwe techniek. Schoon, snel, een prima afdrukkwaliteit en een hogere afdruksnelheid dan we nodig hadden. Daarbij zaten er extra modules op de printer die – achteraf – bijzonder handig blijken te zijn. Fax gebruiken we niet, maar de scanner werkt supersnel en doodeenvoudig bij het digitaliseren van documenten. VanRoey.be onderzocht of de koppeling met Citrix moeilijkheden zou kunnen opleveren en garandeerde een probleemloze werking. Het feit dat we een commercieel aantrekkelijk aanbod kregen, gaf net het laatste zetje om ook de directie te overtuigen.”

Voordelen

Enthousiaste gebruikers

De eerste printers werden begin dit jaar op het hoofdkantoor in Leuven geïnstalleerd. “Daar ontdekten we nog een geheim: draadloos printen. Ik heb een hekel aan lange kabels waar mensen over kunnen struikelen. Ook willen medewerkers liever geen printer op hun bureau. Door draadloos te printen, konden we de machines op gunstigste plaatsen installeren. Een mooie bonus!

VanRoey.be leverde de machines af bij onze kantoren en zorgde voor de eenvoudige installatie. We hebben dankzij de beheersoftware een goed zicht op de aantallen prints. Het bestellen van originele HP-inkjetcartridges loopt geautomatiseerd direct naar VanRoey.be. Onze partner zorgt ervoor dat onze mensen nooit misgrijpen.”

Volgens Tom Andries is de afdrukkwaliteit van de documenten met de komst van de inkjetprinters sterk gestegen. “We proberen niet meer, maar juist minder te printen, maar zien doordat de business groeit het aantal afdrukken toenemen. De printers staan er nu net drie maanden, dus met cijfers moet ik voorzichtig zijn, maar ik verwacht dat kleur nu sneller zal gaan groeien dan monochroom. Doordat de kop van de printer stilstaat, verwacht ik geen onderhoudsproblemen. Die hebben zich tot nu toe niet voorgedaan. Onze belangrijkste winst is meer kwaliteit, relatief lage afdrukkosten, een centraal beheer, verrassende techniek en enthousiaste en tevreden gebruikers.”

Onze belangrijkste winst? Meer kwaliteit, relatief lage afdrukkosten, een centraal beheer, verrassende techniek en enthousiaste en tevreden gebruikers.

Tom Andries, SBB Helpdesk & ICT