T-Power is een gloednieuwe milieuvriendelijke gascentrale gelokaliseerd in Tessenderlo. Met een capaciteit van 425MW kan de centrale elektriciteit leveren aan meer dan 240.000 gezinnen in België op een ecologisch verantwoorde manier. T-Power is een succesverhaal door de eerste onafhankelijke elektriciteitscentrale te zijn met state-of-the-art technologie.

Vraagstelling

Door de hoogtechnologische installaties en machines die regelmatig onderhoud en aanpassingen vragen zocht T-Power een oplossing om zowel hun aanpassingen van tekeningen te beheren en coördineren als hun Change Management projecten meer basis te geven.

Als er een aanpassing dient te gebeuren aan een technische installatie is er een comité dat hierover zijn fiat dient te geven. Achtereen volgen een aantal factoren die er toe leiden dat de aanpassing al dan niet mag doorgaan. Er dienen budgetten te worden opgesteld, analyses worden gemaakt, onderzoekswerk moet uitgevoerd worden,… Dit brengt een groot aantal aan documenten en informatie met zich mee.

Op het einde van de flow dient de technische tekening te worden aangepast door een externe tekenaar die de aanpassing aan de installatie finaal maakt.

Een oplossing op maat

Microsoft SharePoint is een kritieke softwaretoepassing bij T-Power. Ze wordt reeds gebruikt als intranetomgeving om alle procedures te beheren, data van meetsystemen weer te geven en samen te werken rond allerhande projecten en documenten. Het was dan ook logisch om op deze stevige basis verder te werken.

VanRoey.be heeft een oplossing uitgewerkt gebaseerd op sites & subsites. Deze oplossing werd geïmplementeerd op de bestaande SharePoint omgeving en aangepast naar behoeven. Een Change aanvraag wordt ingediend en komt ter goedkeuring bij het comité terecht. Maandelijks overloopt het comité deze aanvragen en wordt er een coördinator toegewezen. Achterliggend wordt automatisch een nieuwe site aangemaakt specifiek voor deze change aanvraag. Deze site, gebaseerd op een vast sjabloon, bevat een grote checklist waarop de coördinator specifieke vragen kan laten nakijken door interne medewerkers. (bv: welke impact heeft deze aanpassing op het milieu? Dient er een jurist te worden ingeschakeld?) Op deze manier kan een ‘Change’ niet naar de uitvoerende fase zonder dat alle kritieke checks zijn uitgevoerd.

De samenwerking met VanRoey.be verliep in alle fases van het project optimaal, mede door een goede planning, wekelijkse follow-up en goede projectaanpak.

Peter Vanhemel, Business Support Engineer T-Power

Verder bevat de template een plaats om documenten centraal te bewaren en een actielijst waarop men specifieke taken kan toewijzen aan personen. Deze taken worden opnieuw geconsolideerd zodat elke medewerker een persoonlijk overzicht krijgt van zijn taken over alle change aanvragen heen.

Eens de aanpassing is uitgevoerd dient het comité opnieuw hun fiat te geven. Op een tweede niveau worden de nodige aanpassingen aan bestaande tekeningen gecommuniceerd met externe partijen. De opvolging van deze aanpassingen gebeurt op soortgelijke manier op SharePoint. Door de kracht van SharePoint versiebeheer te gebruiken, heeft men op elk moment een overzicht van welke aanpassingen er door wie gebeurd zijn rond de tekeningen of de change projecten.

Bewaar het overzicht, bespaar tijd en vermijd fouten in grote projecten. Welke procedures kunnen we voor u vereenvoudigen?