De medewerkers van VanRoey.be weten waar ze mee bezig zijn en slagen er telkens in om problemen snel op te lossen. Xtraflex is sowieso een complex dossier en we hebben tijdens de uitwerking dan ook veel van elkaar opgestoken.

Ward Vankeerberghen, Financial Controller, Xtraflex

Xtraflex heeft met zijn duizenden bulk– en geassembleerde artikelen een heel complexe voorraadproblematiek. De nood aan een degelijk registratiesysteem met barcodes en draadloze scanners was dan ook groot. Bovendien groeide vanuit de markt de vraag naar traceerbaarheid.

Microsoftpartner VanRoey.be slaagde erin om de bestaande Microsoft Dynamics NAV implementatie op punt te stellen en uit te breiden met een Mobile Warehouse Solution, hun eigen ontwikkelde module voor barcodescanning. Voortaan is de voorraad 100% consulteerbaar en traceerbaar, wat de interne efficiëntie en klantenservice fel verbetert.

Xtraflex uit Lier ontstond in 2003 toen Marc Vermoesen de Belgische activiteit van de Teleflex groep heeft uitgekocht. Zelf is hij sinds 1999 actief in de sector. Xtraflex levert alle types industriële, hydraulische, roestvrijstalen teflon slangen, inclusief vlechtwerk, rubberen omhulsel en koppelingen. Deze slangen worden veelvuldig toegepast in de farmaceutische, chemische en voedingssector, alsook in de race-industrie.

Xtraflex belevert een 300-tal distributeurs (‘slangenboeren’) in 28 landen. Naast materiaal op rol voorziet Xtraflex in 36.000 configuraties. Het bedrijf telt 38 medewerkers in België en heeft tevens een vestiging in Engeland. De jaarlijkse omzet bedraagt zo’n zes miljoen euro.

Ward Vankeerberghen, Financial Controller bij Xtraflex, verklaart het succes: “Dankzij onze uitgebreide interne voorraad kunnen wij de snelste assembleer- en levertijden garanderen binnen Europa. Bovendien kan onze moderne productieafdeling met testlaboratorium op vrijwel elke klantenvraag inspelen met hoogkwalitatieve producten.”

Complex magazijnbeheer vraagt om automatisatie

Omdat Xtraflex zowel bulk als geassembleerde slangen verkoopt, is er in het magazijn een grote diversiteit aan lengtes. Alle korte en lange stukken liggen per type slang samen in één bak. Wanneer een klant vroeger vijf slangen met zes meter lengte vroeg, werd deze bak eerst uitgeladen om de inhoud na te kijken, waarna de klant werd teruggebeld met het antwoord. Het spreekt vanzelf dat deze manier van werken niet kon blijven bestaan. Er was dringend nood aan een degelijk registratiesysteem zodat medewerkers op de pc de voorraad kunnen consulteren en meteen aan de telefoon de klant van antwoord kunnen dienen.

Tegelijk kwam vanuit de markt meer en meer de vraag naar traceerbaarheid. Hiervoor zou een barcodesysteem de ideale oplossing zijn.

De Mobile Warehouse Solution van VanRoey.be

Voorheen gebruikte Xtraflex voor de boekhouding en de verkoopactiviteiten een oude versie van Microsoft Dynamics NAV (toen nog Navision) en wilde deze graag upgraden en uitbreiden naar magazijn en productie. Hiervoor moest het bedrijf echter eerst op zoek naar een nieuwe IT-partner gezien de oude de boeken had neergelegd. Een nieuwe partner verzorgde de upgrade naar versie 4.0. en realiseerde het magazijn– en productiebeheer, maar kon echter geen afdoend antwoord bieden op de vraag van Xtraflex naar wireless barcodescanning. Ook de opvolging liet te wensen over.

Uiteindelijk kwam Xtraflex in contact met VanRoey.be uit Turnhout. Deze Microsoft-partner had immers met zijn Mobile Warehouse Solution (MWS) een degelijke oplossing voor barcodescanning in huis. MWS is een module voor draadloos magazijnbeheer met intelligente scanners, volledig geïntegreerd met Microsoft Dynamics NAV.

Al snel (in januari) startte VanRoey.be met een grondige analyse van de huidige situatie en de gewenste uitbreidingen. In juli ging Xtraflex live met de goederenontvangst en tegen het einde van het jaar was alles afgerond. Intussen had VanRoey.be ook de volledige hardware-infrastructuur van Xtraflex vernieuwd.

Goederenreceptie met barcodes

Bij de receptie van de goederen wordt nu telkens een barcode toegekend met artikel– en lotnummer. Deze wordt afgedrukt en aan het product bevestigd. Het artikelnummer bepaalt het type slang. Het lotnummer bevat extra informatie over de leverancier, de leveranciersreferentie en de lengte van de slang. Medewerkers op de klantendienst kunnen zo meteen zien welke lengtes per artikel op voorraad zijn.

Verwerking van de orders

Wanneer Xtraflex een bulkorder ontvangt, controleert de planner eerst of het product in de gewenste lengtes voorradig is. Zoja, ontvangt het magazijn een pickvoorstel dat kan afgeprint worden als pickbon. De magazijnmedewerker begeeft zich vervolgens met zijn draadloze scanner naar de opgegeven locatie, scant de barcode en geeft het juiste aantal in en de locatie waar de bestelling tijdelijk geplaatst wordt. De medewerkers van verzending kijken deze bestelling vervolgens na en scannen deze als ‘verpakt’.

Wanneer het een geassembleerd product betreft, ontvangt het magazijn een productieorder. Alle benodigde materialen worden één voor één ingescand en op een voorbereidingslocatie gelegd. Een productiemedewerker wordt hiervan op de hoogte gebracht vanuit de Mobile Production Solution (MPS), haalt de onderdelen uit de voorbereidingslocatie, verzorgt de assemblage en boekt vervolgens in het MPS de verbruikte materialen af, om daarna de afgewerkte producten hierin op te boeken. De overschotten (restlengtes) worden terug op stock genomen met een aangepast lotnummer en nieuwe barcode.

Doel bereikt

“VanRoey.be is er ondanks onze complexe situatie in geslaagd om de inhoud van het magazijn registreerbaar en consulteerbaar te maken. Klanten krijgen voortaan sneller antwoord op hun vragen. Bovendien zijn dankzij de barcodescanning vrijwel alle producten traceerbaar”, getuigt Ward Vankeerberghen.

“Deze investering was een logische stap in de groei van onze onderneming, maar heeft niettemin van ons een grote inspanning gevraagd. Uiteindelijk is het systeem maar zo sterk als de mensen die er mee werken. Zo zijn er nog kleine foutjes door menselijke slordigheden, maar in vergelijking met vroeger beschikken we nu wel over een veilig en gestructureerd systeem.”

In de toekomst wil Xtraflex het programma nog beter leren beheersen en vollediger inzetten, zoals bijvoorbeeld voor het opstellen van automatische inkoopvoorstellen.

Over VanRoey.be

Ward Vankeerberghen blikt tevreden terug op de implementatie door VanRoey.be: “De medewerkers van VanRoey.be weten waar ze mee bezig zijn en slagen er telkens in om problemen snel op te lossen. Xtraflex is sowieso een complex dossier en we hebben tijdens de uitwerking dan ook veel van elkaar opgestoken.”