Wanneer het de Vlaamse ondernemingen aanbelangt, dan schiet Voka in actie. De werkgeversorganisatie verdedigt de belangen van haar leden, ondernemingen actief in Vlaanderen, in diverse sectoren, maar wel met een focus op business-to-business. Daarnaast biedt ze haar leden diverse netwerkactiviteiten aan en een uitgebreid pakket aan diensten. Doelstelling? Het Vlaamse bedrijfsleven en dus ook de Vlaamse economie, meer slagkracht en wendbaarheid geven.

Achter deze erg zichtbare werking schuilt een performante backoffice. Hierin werd de afgelopen 12 jaar sterk geïnvesteerd. Toen ontstond Voka als alliantie tussen negen onafhankelijke entiteiten, het Vlaams Economisch Verbond (VEV) en de zeven regionale Kamers van Koophandel. Ondertussen telt Voka meer dan 18.000 leden en meer dan 300 werknemers. Er worden jaarlijks duizenden events, activiteiten en projecten opgestart, abonnementen, contacten en deelnemers geregistreerd en inkomende en uitgaande facturen verwerkt.

“Dat een grote organisatie als Voka met enorme hoeveelheden administratie te kampen heeft mag geen verrassing blijken,” vertelt Erwin Nagels, CIO van VOKA Vzw: “De uitdaging was dan ook enorm toen we in 2015 besloten te upgraden van de huidige Dynamics NAV 2013 naar Dynamics NAV 2016 om zoveel mogelijk administratieve taken te automatiseren of drastisch te vereenvoudigen. VOKA wil toonaangevend zijn op alle domeinen, ook qua automatisering en digitalisering. De software die we dagelijks gebruiken moet altijd up-to-date zijn. Enerzijds omwille van het veiligheidsaspect, maar ook omdat we op die manier direct kunnen profiteren van de nieuwste en verbeterde functionaliteiten die ons het leven makkelijker maken. De opzet van deze vernieuwing kadert in een groter geheel van losse, naadloos samenwerkende Microsoft toepassingen die we tegen juni 2016 willen implementeren. Een centrale database die alle werknemers bedient en waaruit bepaalde gegevens gecontroleerd kunnen doorsijpelen naar de buitenwereld.“

Nagels: “De uitdaging is echter dat we 7 regionale ‘Kamers’ over gans Vlaanderen tellen. Elke Kamer moet kunnen samenwerken: op éénzelfde platform, op een uniforme manier, over gans Vlaanderen… en dat is niet altijd evident.”

VanRoey.be heeft een lange geschiedenis van ICT-implementaties bij Voka achter de rug, waaronder de ERP. Erwin klopte bij VanRoey.be aan voor een uitgebreide strategische analyse. Gevolgd door een concreet plan van aanpak om de omgeving van Voka te optimaliseren.

“Het plan lag er en we legden ons vertrouwen in de jarenlange ervaring van VanRoey.be met zowel onze als andere grote ERP implementaties in gans Vlaanderen. De knoop was doorgehakt en de upgrade naar Dynamics NAV 2016 mocht beginnen.”

Microsoft SharePoint
VanRoey.be is Microsoft Gold partner (logo)

Ganse boekhouding van VOKA in Dynamics NAV

Voka zal met de upgrade, die 1 juli 2016 live gaat, op tal van administratieve gebieden winnen. Erwin licht ze stuk voor stuk toe: “De volledige boekhouding van Voka Vzw, voor álle Kamers, wordt nu beheerd binnen eenzelfde Microsoft Dynamics NAV database. Het biedt enorm veel voordelen en nieuwe mogelijkheden nu al die gegevens in één centrale databank gehuisvest zijn. Naast de gewonnen tijdswinsten en het overzicht biedt de nieuwe functionaliteit binnen Dynamics NAV nog extra mogelijkheden:

https://www.vanroey.be/wp-content/themes/salient/css/fonts/svg/ecommerce_graph3.svg

Analytische rapportage

“We beschikken nu over een uitgebreide analytische rapportage; door gebruik te maken van dimensies (analytische codes) is elke Voka entiteit perfect op de hoogte van de cijfers en dat ‘on-the-fly’. Elke boeking is meteen te zien in de rapportage.”

.

https://www.vanroey.be/wp-content/themes/salient/css/fonts/svg/ecommerce_banknotes.svg

Cashflow & Budgetten

“Een aantal Kamers maken reeds gebruik van de Cashflow en Budgetten module in Dynamics NAV. Voka heeft hierdoor een perfect zicht op de cashflow van elke Kamer, rekening houdend met beschikbare budgetten. Dit biedt ongelooflijk scherpe inzichten en maakt nauwkeurige voorspellingen mogelijk.”

https://www.vanroey.be/wp-content/themes/salient/css/fonts/svg/arrows_circle_check.svg

Automatiseren van betalingen

“Met de betalingsmodule van Dynamics NAV worden automatisch betalingsvoorstellen gemaakt van de te betalen inkoopfacturen. Deze module houdt bovendien rekening met aftrek van bijvoorbeeld creditnota’s en contant kortingen. Makkelijk!”

https://www.vanroey.be/wp-content/themes/salient/css/fonts/svg/basic_elaboration_briefcase_download.svg

Inboeken van banken via ‘CODA’

“We gebruiken de CODA module van Dynamics NAV. Dit maakt dat we een berg werk besparen bij het inboeken van de banken. Rekeningafschriften worden voortaan elektronisch ingelezen in NAV en zo verder verwerkt, eindelijk hoeven we onze rekeninguittreksels dus niet langer manueel in te voeren.”

Elektronische facturatie

Erwin Nagels “Omdat we als vooruitstrevende organisatie het juiste voorbeeld willen stellen, is het vanzelfsprekend dat we ook elektronisch factureren. Bovendien is het binnenkort ook wettelijk verplicht.

Alle VOKA Kamers van Koophandel gebruiken nu de VanRoey.be ‘EDS Invoice’ module die digitale facturatie binnen Dynamics NAV naadloos integreert. Daarenboven wordt het bezorgen van de facturen (zowel het versturen via mail als via post) uitbesteed om zo extra werk en kosten te besparen.

De Kamers focussen zich op het zoveel mogelijk per e-mail bezorgen van de facturen om ook het milieu een handje te helpen. Klanten geven eenmalig de toestemming voor deze elektronische facturatie wat het proces wettelijk in orde maakt. Elke factuur of creditnota wordt dan ook in een legaal online platform bewaard dat als wettelijk archief geldt. Wettelijk worden de documenten dus minstens 7 jaar bewaard.”

Integratie CRM

“Meer dan 300 Microsoft CRM gebruikers kunnen voortaan rekenen op een koppeling met Dynamics NAV. Zowel klanten als leveranciers stromen door dankzij een constante synchronisatie. Facturen kunnen worden opgemaakt in CRM en vervolgens doorgestuurd naar NAV waar deze automatisch boekhoudkundig verwerkt worden.

Na het boeken van de factuur in NAV krijgt CRM de nodige feedback of deze correct geboekt is, alsook een PDF afdruk van betreffende factuur zodat gebruikers deze voortaan rechtstreeks in CRM kunnen raadplegen.”

Nog meer geautomatiseerd

Binnenkort genieten alle Voka medewerkers van enorme tijdswinsten en vereenvoudiging dankzij Dynamics NAV. Maar daar houdt het niet op. Er is één Kamer die nu al werkt met een nieuwe aanvullende oplossing die de automatisering in nog hogere versnelling zet:

“Sommige facturen en bestellingen moeten gecontroleerd worden door leidinggevende functies. We zochten dus een manier om ook de facturatie- en bestelflow te vereenvoudigen. Niemand steekt graag veel tijd in het inscannen, uitlezen, doormailen, opzoeken en archiveren van documenten. Ook wordt niemand graag geconfronteerd met een stapel ongeordende bestelbonnen of facturen op de bureau zonder context met een post-it er op: “OK?”… We zochten een oplossing om ook dit proces te vereenvoudigen of zelfs te automatiseren om tijd en werk te besparen en wachttijden te minimaliseren.

Wederom kwam VanRoey.be op de proppen met een uniek samenspel van de juiste oplossingen. Een naadloze samenwerking tussen Microsoft SharePoint en Dynamics NAV zag het licht.

Kort samengevat komt het hierop neer: inkomende papieren of digitale facturen worden voortaan direct gescand en het systeem doet de rest:

  1. De PDF wordt met behulp van tekstherkenning (OCR) uitgelezen en de inhoud wordt intelligent geanalyseerd in het datacenter van VanRoey.be. Deze complexe ‘OCR-as-a-service’ is gekoppeld met Microsoft Dynamics NAV en SharePoint;
  2. Het document krijgt de juiste labels toegewezen en wordt op de juiste plaats(en) gezet. De juiste persoon krijgt de documenten voorgelegd op basis van vooraf ingestelde criteria: bv. grootte van het bedrag, afkomst, datum, categorie…;
  3. Betreft het een factuur, dan wordt deze meteen afgetoetst op de relevante bestelbon. Wijkt het bedrag af, dan verschijnt er een waarschuwing. Is deze correct, dan ziet de controleur dit meteen;
  4. De juiste persoon krijgt deze documenten in een overzichtelijke controlelijst voorgeschoteld en kan al dan niet goedkeuren;
  5. Volgt de goedkeuring, dan gebeurt de boeking en archivering automatisch dankzij de XML-koppeling met Dynamics NAV.

Een belangrijke opmerking is dat we het systeem niet hebben geconfigureerd om zélf beslissingen te nemen. Er zit steeds een menselijke controlefactor op uiteindelijke betalingen of bestellingen. Nu zijn we aan het bekijken of we deze oplossing ook naar de andere Kamers kunnen doorvoeren.

Voor ons was – zowel bij het Dynamics NAV als het SharePoint verhaal- een doorslaggevende reden om voor VanRoey.be te kiezen omdat ze strategisch met ons meedachten en omdat ze een modulair totaalplatform op maat leverden. Hun benadering was niet zozeer ‘met welke producten’ maar eerder ‘wat is de meest efficiënte manier’ om tot de perfecte oplossing te komen? Wij hebben uiteindelijk exact gekregen wat we nodig hebben zonder te betalen voor functionaliteiten die we niet gebruiken. Bovendien is er enorm veel ruimte voor uitbreiding bij zowel Dynamics NAV als SharePoint gezien alle standaarden worden gerespecteerd.”

Voor ons was een doorslaggevende reden om voor VanRoey.be te kiezen dat ze strategisch met ons meedenken & omdat ze een modulair totaalplatform op maat leverden.

Erwin NagelsCIO van VOKA Vzw

"We legden ons vertrouwen in de jarenlange ervaring van VanRoey.be met zowel onze als andere grote ERP implementaties in gans Vlaanderen."

Erwin NagelsCIO van VOKA Vzw

Er staat nog veel op til binnen Voka Vzw

“Dynamics NAV 2016 is slechts het begin. Voka gaat dit jaar voor complete digitale vernieuwing. We zijn er van overtuigd dat je als toonaangevende organisatie volledig mee moet zijn om maximaal de vruchten te kunnen plukken. Daarom blijven we investeren, niet alleen om onze interne werking te optimaliseren, maar ook de communicatie en interactie met onze leden en bezoekers wordt enorm uitgebreid.”

Erwin licht de plannen verder toe: “Het wordt een druk voorjaar; op 1 juli 2016 zoeken we onze strategie af te ronden en volledig over te zijn op een totaal nieuw platform:

Dynamics CRM en Marketing

“Altijd en overal beschikken over de juiste gegevens van meer dan 18.000 leden, contacten en leveranciers is van eindeloos belang voor Voka. De laatste nieuwe versie van MS Dynamics CRM (2016) wordt ons kloppend hart om alle andere pakketten van deze gegevens te voorzien. Microsoft Dynamics Marketing 2016 komt -ter vervanging van Addemar- de communicatie en opvolging verzorgen van de duizenden events, nieuwsbrieven en netwerkmomenten die Voka jaarlijks organiseert. Doordat het moeiteloos met Microsoft Dynamics CRM communiceert en werkt in alle browsers zal het gegarandeerd werk besparen en nieuwe inzichten kunnen bieden.

Als laatste stap schakelen we intern geleidelijk over op Microsoft Office 365. De voordelen spreken voor zich: makkelijk en accuraat licentiebeheer, veelzijdiger, perfecte samenwerking met de andere Microsoft oplossingen, cloud-based en voortaan altijd up-to-date. Als de uitrol compleet is, kan bovendien de Exchange server op pensioen.

Ook een nieuw platform voor de ondernemingen

De huidige website wordt volledig vervangen. Enerzijds richten we onze pijlen op mobiele gebruikers die de site met smartphone of tablet bezoeken. We willen hen op hun wenken bedienen: alles moet op alle apparaten perfect werken, makkelijk vind- én leesbaar zijn. Noem de site gerust de nieuwe Voka-App, maar dan in de browser. Anderzijds zullen we een community building platform oprichten waar leden en bezoekers van bepaalde sectoren bij elkaar terecht kunnen voor ondersteuning, waar men samenwerkingen kan aangaan en projecten of dossiers kan beheren. Een digitale netwerkplaats voor bestaande en nieuwe Voka communities als Voka Plato, Voka Bryo, Jong voka, Voka Healthcommunity, enz…

Kortom, er wordt achter de schermen hard gewerkt. Maar niet alleen Voka zal van al deze vernieuwingen kunnen genieten, ook leden en gebruikers zullen er de vruchten van plukken: efficiëntere marketing, digitale facturatie, een nieuw community platform, een vernieuwd ledenportaal, een mobile-first nieuwe website… 2016 wordt het jaar van vernieuwing!”