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VanRoey.be migre 7000 utilisateurs Suez dans le monde vers Office 365

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Nous pouvons nous prévaloir d'une migration réussie de 14 téraoctets de données critiques et de 7 000 employés vers SharePoint.
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Suez Water Technologies & Solutions recycle et traite l'eau qui circule dans les processus industriels ou qui nécessite un prétraitement spécifique. Des exemples typiques sont le recyclage des eaux de refroidissement et de rinçage et le prétraitement de l'eau en tant que matière première de base dans l'industrie alimentaire. Au moment de l'acquisition par Suez, des accords clairs ont été conclus concernant le délai et le coût de la poursuite de l'utilisation de l'infrastructure informatique de GE. Le délai absolu était le 31 mars 2019.

La société avec des bureaux belges à Herentals, Herstal et Haasrode a opté pour une transition vers Office 365 Le département IT interne (80 collaborateurs) était déjà occupé par de nombreux autres projets de migration informatique ; il n'était pas réaliste de lui confier un projet de migration de cette ampleur. Il fallait un partenaire disposant d'une expertise ciblée. En se concentrant sur les utilisateurs (Change Management & User Adoption) en plus de la partie technique, le choix s'est porté sur la société ICT VanRoey.be avec des succursales à Turnhout, Geel, Malines et Anvers.

Koen Van Loon, Business Manager Applications chez VanRoey.be : "Nous avions déjà beaucoup d'expérience avec les migrations vers Office 365 et SharePoint, mais la portée de ce projet à Suez était nouvelle. La migration de 7.000 utilisateurs et de 14 téraoctets de données opérationnelles critiques en moins de 12 mois dans le monde entier était un défi".

A la grande satisfaction de Gerard Van Kempen, IT Manager EMEA chez Suez Water Technologies, la migration proprement dite n'a duré que 3 mois : " En désignant des Power Users et en mettant à disposition une plateforme e-learning Microsoft, nos utilisateurs finaux se sont familiarisés plus rapidement que prévu avec des outils tels que OneDrive et Teams. Pour la formation des 80 Power Users, VanRoey.be a organisé des bootcamps à Herentals, Toronto (Canada) et Philadelphie (USA) et a produit des vidéos didactiques. Bref, un projet réussi à regarder en arrière dans tous les domaines ".

4 Principaux défis

Gerard van Kempen, IT Manager EMEA chez Suez Water Technologies, a vu quatre défis concrets au début du projet :

1. temps et budget

Au moment de l'acquisition de Suez, des accords clairs ont été conclus concernant le calendrier et le coût de la poursuite de l'utilisation de l'infrastructure informatique de GE. La date limite absolue était le 31 mars 2019, mais une migration plus rapide pourrait réduire considérablement les coûts.

2. l'adoption de la nouvelle plate-forme SharePoint & Office 365

Sous GE, on a utilisé un système développé à l'interne - une avant-la-lettre SharePoint, pour ainsi dire. En raison de la technologie désuète et des coûts d'exploitation élevés qui en découlent, on a opté pour une transition vers Office 365 et SharePoint. Gérard savait que cela nécessiterait une adaptation de la part de tous les utilisateurs. Une bonne formation et un bon encadrement seraient essentiels pour que les utilisateurs adoptent les nouveaux outils.

Expertise & focus

Suez Water Technologies peut compter sur un département informatique interne d'environ 80 personnes, chacune ayant sa propre expertise, qui sont déployées sur de nombreux projets informatiques. Ils étaient également occupés par de nombreux autres projets de migration informatique ; leur confier un projet de migration de cette taille ne serait pas réaliste. Il fallait des partenaires ayant une expertise ciblée qui pourraient se concentrer sur ce seul projet de migration.

Créativité et flexibilité

Pour pouvoir agir rapidement à une telle échelle, le partenaire devait faire preuve d'une grande créativité et d'une grande souplesse dans l'apport de solutions. Suez Water Technologies devait pouvoir compter sur le respect des délais, même en cas de difficultés imprévues et difficiles à appréhender contractuellement.

Atelier d'accélération

Au cours d'un atelier d'accélération de 5 jours, l'étendue du projet a été déterminée et un plan de projet a été établi, visant non seulement la livraison d'une solution techniquement adaptée, mais aussi la gestion du changement et l'adoption par les utilisateurs. Après cet atelier, Gérard et son équipe ont été convaincus de l'expertise et de l'approche créative de VanRoey.be.

Gerard van Kempen, IT Manager EMEA Suez Water Technologies : "La collaboration avec les collaborateurs de VanRoey.be s'est tout de suite déroulée sans problème. Leur approche était fortement axée sur les résultats et chacun a osé prendre l'initiative de manière autonome pour trouver des solutions. Cette courte chaîne de décision était très importante pour que nous puissions obtenir des résultats rapides".

Koen Van Loon, Business Manager Applications chez VanRoey.be : "Nous avions déjà une grande expérience des projets de migration, mais l'ampleur de Move IT était nouvelle. 7.000 utilisateurs dans le monde entier et 14 téraoctets de données critiques et opérationnelles que nous n'avions jamais fait auparavant, raison de plus pour donner le meilleur de nous-mêmes.” ;

Le processus de migration

Sharepoint

Pour mettre en place la nouvelle structure de données, de nombreuses informations ont déjà été recueillies lors de l'atelier d'accélération. Une équipe d'intervenants a été constituée pour obtenir les commentaires nécessaires des utilisateurs et les structures esquissées dans SharePoint ont rapidement été réalisées. Gérard témoigne que les nouvelles structures SharePoint ont rapidement permis une gestion documentaire plus efficace de l'ingénierie.

Pour migrer toutes les données, deux méthodes différentes ont été appliquées : assistée et auto-assistée. Dans la méthode assistée, de grands blocs de données critiques sur le plan opérationnel ont été migrés par les experts de VanRoey.be. Les données moins critiques ont pu être migrées par les utilisateurs eux-mêmes, qui ont été formés et ont pu s'appuyer sur des vidéos d'instruction et une plate-forme de formation OASE. Cette migration auto-assistée a été suivie à l'aide d'outils Power BI.

2. utilisateurs de l'électricité

Comme il était impossible pour VanRoey.be de former toutes les personnes dans les différents endroits du monde, on a fait appel à des Power Users. Quelque 80 utilisateurs expérimentés ont été formés intensivement et ont constitué le premier point de contact pour les utilisateurs finaux. Les Power Users ont ainsi aidé les utilisateurs finaux sur leur chemin avec le nouveau SharePoint et des outils tels que OneDrive et Teams. En outre, ils ont suivi l'ensemble du processus de migration dans le Power BI Pour former les Power Users, des bootcamps ont été organisés à Herentals, Toronto (Canada) et Philadelphie (USA).

OASE

Logo OasisOASE est une plateforme d'e-learning de Microsoft qui a été mise à la disposition de tous les utilisateurs. Elle leur permet de suivre de courtes vidéos avec des instructions spécifiques ou des séries complètes de leçons. C'est une manière intuitive d'acquérir rapidement des connaissances dans les outils de Microsoft Office 365. En outre, VanRoey.be a également produit de nombreuses vidéos d'instruction spécifiquement pour Suez Water Technologies.

Toutes ces informations n'ont pas seulement été déversées sur les utilisateurs. Les parcours d'apprentissage ont été compilés afin que la formation puisse être adaptée à la mise en œuvre du processus de migration et à l'adoption des nouveaux outils. Tous les utilisateurs ont pu participer à des sessions en classe, des sessions de questions-réponses et des webinaires à des moments qui leur étaient pertinents. Yammer et Teams ont été les outils par excellence pour apprendre également les uns des autres.

Le dernier mot

Gerard Van Kempen, Directeur informatique EMEA chez Suez Water TechnologiesGerard van Kempen : " La migration proprement dite n'a duré que trois mois, de début septembre à fin novembre 2018. Avant cela, nous avons travaillé dur à la mise en place des bootcamps et à la préparation des formations. Outre la migration des données, la gouvernance a également été prise en compte immédiatement. La mise à jour et le suivi de toutes les structures SharePoint sont tout aussi importants que leur mise en place. La protection des données et des droits de Water Technologies au sein de l'ensemble de Suez a également été très appréciée au siège social à Paris. En bref, l'approche holistique de personnes dévouées et expérimentées a fait de Move IT un projet très réussi ".

A propos de Suez

Suez est un acteur mondial avec 80.000 employés et un chiffre d'affaires annuel de 16 milliards d'euros. En 2017, il a acquis GE Water & Process Technologies, qui faisait jusqu'alors partie du groupe GE. Pour assurer une transition en douceur et réussie, le projet 'Move IT' a été lancé en collaboration avec VanRoey.be. L'objectif : migrer les 7.000 utilisateurs vers Microsoft Office 365 dans un délai serré de 12 mois.

“En nommant des Power Users et en mettant à disposition une plateforme d'e-learning Microsoft, nos utilisateurs finaux ont pu se familiariser plus rapidement que prévu avec des outils tels que OneDrive et Teams.” ;
Gerard van Kempen
Directeur informatique EMEA
Gerard Van Kempen, IT Manager EMEA chez Suez Water Technologies | Vanroey.be

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