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Voka - KvK Mechelen-Kempen choisit SharePoint Online

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La fusion des données de 2 départements VOKA n'a pas été facile : un environnement SharePoint unifié permet aux employés de travailler plus efficacement que jamais !
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Rationalisation du fonctionnement interne après la fusion Voka - CoC Mechelen-Kempen

En janvier 2018, les régions de Malines et de Campine ont fusionné en une seule zone opérationnelle. Jusqu'alors, les deux régions disposaient chacune de leurs propres serveurs locaux pour stocker les documents. Comme le fonctionnement opérationnel ne s'arrête pas à une fusion, des connexions VPN ont été utilisées pour permettre l'accès aux données nécessaires. Il va sans dire que tout le monde n'était pas immédiatement à l'aise dans les structures de dossiers de l'autre région. Au fur et à mesure que l'organisation unifiée prenait forme, il est vite apparu que l'infrastructure informatique sous-jacente devait être adaptée à cette situation.

SharePoint Online reflète la structure organisationnelle

Evi Heylen, assistante administrative, et Kim Kerkhofs, assistante exécutive, ont expliqué leurs défis à Koen Van Loon, responsable de compte. Koen a immédiatement vu les avantages d'émigrer vers SharePoint En ligne pour Voka - KvK Mechelen-Kempen pourrait signifier. La structure de dossiers existante a été abandonnée et les métadonnées ont été utilisées dans le nouveau SharePoint.

Evi Heylen, employée administrative : " La nouvelle méthode de travail est beaucoup plus efficace qu'auparavant. La recherche de données sur SharePoint Online est intuitive. L'utilisateur n'a pas besoin de connaissances préalables pour le faire. En fait, les nouveaux employés s'en sortent plus vite que les personnes qui travaillaient encore selon l'ancienne méthode, même si c'est du gâteau pour eux ".

Il a été décidé de ne pas polluer le nouveau SharePoint Online avec des données qui ne peuvent plus être utilisées. Les anciens serveurs sont toujours disponibles mais ils ne sont plus utilisés activement. Seuls Evi et Kim y ont accès, mais depuis la migration, ils n'ont reçu aucune demande pour récupérer des données spécifiques.

Avec de nombreuses initiatives en cours telles que Platon et les réseaux d'apprentissage, Voka - KvK Malines-Campagne a beaucoup de travail de projet. Cela a également été pris en compte sous SharePoint Online sous forme de sites de projet. Depuis un intranet SharePoint Online, chaque employé commence sa journée de travail et a accès à toutes les informations nécessaires.

OneDrive comme environnement de travail

Dans le sillage de SharePoint Online, les collaborateurs de Voka - KvK Mechelen-Kempen se sont également familiarisés avec un certain nombre d'outils utiles. office 365 OneDrive est probablement le plus utilisé de ces outils. Afin de toujours garder tous les documents dans un endroit sûr et de pouvoir les partager facilement, il a été convenu de ne pas conserver les fichiers localement sur vos propres ordinateurs. Lorsqu'un document est en cours de traitement, cela se fait de manière cohérente sur OneDrive. Une fois le travail terminé, il est immédiatement téléchargé vers SharePoint Online.

Proximité de l'expertise

Evi et Kim sont les principaux utilisateurs de SharePoint Online et sont le premier point de contact pour les employés en interne. Pour des questions très spécifiques, le suivi technique et les mises à jour du logiciel, ils peuvent utiliser un accord de niveau de service clair toujours contacter rapidement les experts de VanRoey.be.

Kim Kerkhofs, assistante de direction : " Nous sommes très satisfaits de la collaboration avec VanRoey.be. Leurs collaborateurs disposent de connaissances très étendues et sont capables de les communiquer de manière compréhensible. Dès le premier jour, leur expertise s'est immédiatement manifestée par la pertinence de leurs propositions. Ils n'étaient manifestement pas à la hauteur, ils ont parfaitement compris nos besoins et ont fourni les bonnes solutions.

A propos de VOKA

Voka - KvK Malines-Campagne est une organisation membre et forme le réseau des entreprises de la région Malines-Campagne. advocacy, networking et soutien sont les trois principaux éléments de base. Voka suit chaque jour le pouls des entrepreneurs, pour et par les entrepreneurs, et dispose d'une gamme sophistiquée de formations, de réseaux d'apprentissage et de services de consultance. Cette gamme s'articule autour des différentes étapes de la vie d'une entreprise : création, croissance et transmission. Voka s'engage pour un ancrage local et offre une valeur ajoutée à chaque membre.

“Nous sommes très satisfaits de la collaboration avec VanRoey.be. Leurs collaborateurs ont une connaissance très étendue et sont capables de la communiquer de manière compréhensible. Dès le premier jour, leur expertise s'est immédiatement manifestée par la pertinence de leurs propositions. Ils n'étaient manifestement pas prêts pour leur échantillon, ils ont parfaitement compris nos besoins et ont appliqué les bonnes solutions.” ;
Kim Kerkhofs
Assistante de direction Voka - CdC Malines-Campagne
Kim Kerkhofs, Adjoint exécutif Voka

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