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Maîtriser la prolifération des équipes grâce aux flux d'approbation

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Reconnaissable ? Votre collègue Kaat des RH vous envoie un e-mail disant qu'elle a ne peut pas voir la forêt pour les arbres dans les équipes. De nombreuses équipes ont été créées et toutes portent presque le même nom, avec de nombreuses chaînes en dessous. Ce problème de croissance sauvage s'adresse à vous, en tant qu'administrateur d'un organisme de santé publique. Environnement Office 365peut-être pas sans précédent. Comment éviter que cela ne se produise, sans que vos utilisateurs de Microsoft Teams aient à sacrifier leur liberté ?

Si vous voulez que tout le monde reste motivé pour Équipes alors il n'est pas possible de bloquer complètement la création d'équipes pour les utilisateurs. Cela ne laisse que deux options au sujet de qui ne restreignent pas (entièrement) les droits de vos utilisateurs lorsqu'il s'agit de créer des groupes ou des canaux d'équipes :

  1. Vous ne bloquez pas la création de groupes et de canaux. Avec comme résultat logique la prolifération au sein de votre Microsoft Teams. Votre situation actuelle, sauf si vous avez choisi de tout fermer pour vos utilisateurs.
  2. Vous vous concentrez sur les flux d'approbation et gardez le doigt sur le pouls. Cela s'applique de la création à la dénomination. Vous conservez la vue d'ensemble et pouvez même détecter les équipes/groupes non actifs.

Est-ce que l'option 2 sonne comme une musique à vos oreilles ? Dans ce blog, vous découvrirez comment vous pouvez facilement mettre en place des flux d'approbation grâce à GroupMGR. Avec la cerise sur le gâteau, le Les approbations sont gérées à partir des équipes!

Flux d'approbation et approbations

Logo du GroupeMGREn utilisant GroupMGR, vous pouvez, en tant qu'administrateur Créez vos propres flux d'approbationqui sont toujours passées en revue lors de la création d'une nouvelle équipe dans MS Teams ou d'une nouvelle équipe dans l'UE. SharePoint les sites des équipes. Par exemple, vous pouvez configurer plusieurs flux en fonction du type d'équipe ou de groupe. Pensez à un groupe de clients, un groupe de projet, un groupe de département, une équipe de produit, etc...

Dès qu'une nouvelle équipe est créée, un flux d'approbation démarre derrière elle en Automatisation de l'alimentation. En tant qu'administrateur, vous bénéficierez d'un notification de la nouvelle demande. Ceci grâce à la Nouvelle fonction intégrée "Approbations. Super pratique ! Vous pouvez trouver toutes vos demandes d'approbation (passées + présentes) dans un seul aperçu. Cela se présente comme suit :

Dès que vous aurez approuvé ou rejeté la demande, le demandeur recevra une confirmation ou un rejet par courriel. Il/elle peut alors commencer à travailler avec sa nouvelle équipe ou son nouveau site d'équipe SharePoint.

Détecter les équipes et les sites SharePoint inactifs

Au début, les nouvelles équipes ou les nouveaux sites SharePoint sont utilisés de manière intensive, mais après quelques mois, le feu peut s'être éteint. Que faites-vous si un tel groupe n'a pas été utilisé depuis plus de 3 mois ? Il est impossible de les détecter manuellement.

Utilisation de GroupMGR et Automatisation de l'alimentation pouvez-vous faire cela en tant qu'administrateur automatiquement. Un message automatique est envoyé à l'administrateur des équipes ou des sites SharePoint inactifs concernés, lui demandant s'ils doivent rester actifs ou être archivés.

Le demandeur/propriétaire choisit-il de garder les équipes ou le(s) site(s) SharePoint actifs ? Ensuite, il est demandé au demandeur de générer de l'activité dans un certain nombre de jours (ce qui peut être fixé librement). Si ce n'est pas le cas, le canal sera tout de même archivé par GroupMGR. De cette manière, chaque équipe ou site SharePoint suit un cycle de vie logique, vous évitez la prolifération et vous gardez la vue d'ensemble de manière automatisée dans votre environnement.

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"Au départ, les nouveaux sites Teams ou SharePoint sont utilisés de manière intensive, mais après quelques mois, le feu s'est éteint. Que faites-vous si un tel groupe n'a pas été utilisé depuis plus de 3 mois ? C'est sans espoir de les détecter manuellement."
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Écrit par :

Pol Van Dingenenen
Consultant en affaires

Rejoint VanRoey.be en 2017 en tant que Business Consultant SharePoint et Office 365, spécialisé dans l'analyse fonctionnelle et l'adoption des utilisateurs.

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