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VanRoey.be lance GroupMGR, l'outil de gouvernance pour les groupes dans votre environnement Microsoft 365.

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Vive les équipes Microsoft
La crise de Corona nous a appris à tous à travailler en douceur avec Équipes Microsoft. En attendant, il est clair qu'après Corona, il y aura davantage de travail à domicile et que davantage de réunions auront lieu en ligne. Moins de déplacements, plus facile à planifier et partage immédiat des documents. Ce sont là quelques avantages convaincants des réunions en ligne.

Microsoft Teams est bien sûr plus qu'un simple outil de téléconférence pratique. Les entreprises qui exploitent pleinement les équipes l'utilisent pour que la communication interne et externe se déroule sans heurts. En créant des groupes pour les équipes des départements et des projets, il est facile de partager les bonnes informations avec tous ceux pour qui elles sont pertinentes. Les équipes peuvent également être utilisées pour collaborer efficacement avec des clients ou des groupes de clients ou de fournisseurs.

Le chaos est au coin de la rue

Cependant, l'utilisation fréquente des équipes Microsoft pendant la crise de Corona nous a également appris que le chaos peut rapidement survenir. Teams est une application très accessible. Tout le monde au sein d'une organisation peut créer des groupes. De nombreux employés - avec toutes les bonnes intentions - ne sont que trop heureux de prendre eux-mêmes l'initiative.

Après un certain temps la prolifération des groupes dans votre Microsoft 365 environnement parfois incalculable. De nombreux groupes ne sont pas utilisés ou ne sont utilisés que par quelques membres. Et les gens ne savent plus de quels groupes ils font partie et lesquels de ces groupes sont réellement importants ou non. En outre, lors de la création un nouveau groupe dans Teams a créé de nombreux actifs sous-jacents : un site SharePoint, une boîte aux lettres, un Planner, etc. Le responsable informatique perd rapidement la vue d'ensemble si tout le monde crée des groupes au hasard dans les équipes Microsoft.

Logo du GroupeMGR

La gouvernance au sein de Microsoft 365 souhaitée

GroupMGR ("GroupManager") offre la solution à la menace du chaos. Il s'agit d'un outil de gouvernance qui vous donne la vue d'ensemble nécessaire des groupes, de leurs utilisateurs et des actifs connexes tels que les sites SharePoint et les boîtes aux lettres. GroupMGR s'intègre parfaitement à vos équipes Microsoft et à votre environnement SharePoint.

Voyons comment cela fonctionne.
En tant qu'administrateur, avez-vous une idée du nombre de groupes et de sites SharePoint sous-jacents ? Il est alors temps de faire connaissance avec GroupMGR.

Avec GroupMGR Vous décidez vous-même de la manière dont votre organisation s'occupe de la création des groupes. Par exemple, vous pouvez définir différents types de groupes, tels qu'un groupe de services, un groupe de projets ou un groupe de clients ou de fournisseurs. Ceux-ci peuvent avoir des propriétés différentes et les processus de travail peuvent être différents. Par exemple, les groupes de départements ne peuvent être créés que par les chefs de départements, les groupes de projets par les chefs de projets. Dans un tel processus de travail, vous pouvez également stipuler qu'un groupe nouvellement créé doit être approuvé par une personne du département informatique. Les groupes dormants, dans lesquels il n'y a pas d'activité pendant une longue période, peuvent donner un déclencheur à l'administrateur. De cette façon, les groupes qui ne sont plus pertinents - par exemple, ceux des projets fermés - sont supprimés. Toutes ces fonctionnalités sont possibles grâce à un lien intelligent avec Microsoft Power Automate.

GroupMGR fournit ainsi une un tableau de bord interactif et clair pour les utilisateurs et pour les administrateurs informatiques. Cela facilite l'utilisation des groupes et permet de mieux comprendre. En outre, les informations qui sont partagées en interne et en externe par tous les groupes peuvent être traitées de manière plus consciente et plus sûre. Il est clair qui est actif dans quels groupes et qui a quels droits.

Démarrer avec GroupMGR

Microsoft Gold Partner | VanRoey.beCeux qui commencent avec GroupMGR peuvent facilement importer les groupes déjà existants. Vous aurez alors un bon aperçu de la situation actuelle. Souvent, une première optimisation peut être effectuée immédiatement. Après avoir défini certains processus de travail, tels que le différents types de groupesqui peut les créer et qui peut les approuver, l'ensemble des groupes est doté d'une structure logique. VanRoey.be vous aide lors d'une Session d'intégration du groupeMGR sur votre chemin avec ça.

Avec GroupMGR Vous gardez donc toujours le contrôle de vos groupes et des informations qu'ils partagent. Votre communication interne et externe et votre collaboration avec GroupMGR seront encore plus efficaces.

 

Vous voulez en savoir plus sur GroupMGR ?

Nos experts seront heureux de vous montrer comment tout fonctionne.

"Lorsque l'on crée un groupe dans Teams, de nombreux actifs sous-jacents sont créés : un site SharePoint, une boîte aux lettres, un planificateur... Le responsable informatique perd rapidement la vue d'ensemble si tout le monde crée des groupes au hasard".

Écrit par :

Davey Vanrolleghem
Bureau de consultants fonctionnels 365

Depuis 2017, Davey renforce l'équipe de VanRoey.be Modern Workplace en tant que consultant fonctionnel. Vous pouvez le contacter pour toutes vos questions sur l'expérience utilisateur, Office 365 et Microsoft 365.

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