Overlay | VanRoey.be

Hoe bewaar jij het overzicht over alle teams en groepen?

Share on whatsapp
Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin
Share on email

De uitrol van Microsoft Teams is sinds maart 2020, het startpunt van de eerste lockdown, in een enorme stroomversnelling gekomen. Om thuiswerk te faciliteren, waren veel bedrijven genoodzaakt om gehaast over te stappen naar MS Teams. Herkenbaar? Zie je sindsdien het aantal Teams-groepen ook enkel maar toenemen? Lees hier hoe je deze wildgroei in goede banen kan leiden.

.

Intussen zijn we 10 maanden verder en is Teams een vaste, vertrouwde waarde geworden binnen onze dagelijkse werking. Binnen heel wat bedrijven zijn diverse teams en kanalen als paddenstoelen uit de grond gepopt. Wellicht teveel: groepen die na verloop van tijd niet meer gebruikt worden of onderwerpen waarvoor reeds eerder een Teams werd aangemaakt. Of denk aan Teams die werden aangemaakt door collega’s die niet  langer werkzaam zijn binnen je bedrijf. De redenen van deze wildgroei zijn uiteenlopen, maar roept op tot orde. Beheerders van het Office 365 platform binnen bedrijven vragen zich nu af hoe ze deze chaos, wildgroei moeten overzien, kanaliseren en in goede banen leiden.

De remedie?

Als remedie voor deze probleemstelling hebben wij GroupMGR in het leven geroepen. Deze tool – volledig geïntegreerd binnen de Office365 tenant van jouw bedrijf – biedt je een handig overzicht van alle bestaande groepen binnen Teams, SharePoint én Outlook. Vanuit deze tool beheer je elke groep van A tot Z. Hoe? Met behulp van Power Automate kan je  geautomatiseerde goedkeuringsflows opzetten en die ervoor zorgen dat je medewerkers niet zomaar teams kunnen aanmaken vanuit de toepassingen zoals Microsoft Teams, SharePoint, Outlook, Planner, Yammer… Elke aanvraag verloopt via GroupMGR en doorloopt de opgestelde goedkeuringsflow.

Orde in de chaos met GroupMGR

Hoe bewaar jij het overzicht van alle ‘groepen’ zoals Teams en SharePoint sites? Onze ontwikkelaars gingen aan de slag en ontwikkelden Hiervoor de handige toolGroupMGR

GroupMGR gaat veel verder dan enkel handige flows, het geeft je ook meer inzichten. Zo kan je per groep meteen zien wie eigenaar en lid is, in welke Office 365 toepassing de groep bestaat, of het een publieke of private groep is, én of het een groep met interne en/of externe medewerkers betreft. Daarnaast kan je ook perfect achterhalen in welke fase van de goedkeuringsflow elke groep zich bevindt. Dit van aanvraag activatie (of afwijzing) tot non-actief stelling en archivering.

Dit stelt je in staat om  niet-actieve groepen automatisch te laten opvolgen, door de eigenaars via een bericht op de hoogte te brengen. Vervolgens kan de groep in een paar klikken opnieuw geactiveerd of gearchiveerd worden. Op deze manier bewaar je niet enkel het overzicht van alle bestaande teams en groepen, maar heb je ook de touwtjes volledig in handen. En we gaan nog een stap verder.

In het eerste kwartaal van 2021 zal er binnen GroupMGR een nieuwe module gelanceerd worden die bedrijven in staat om templates aan te maken voor Teams en SharePoint sites. Het stelt je zelfs in staat om een ongelimiteerd aantal van deze sites aan te maken . Administrators moeten niet langer manueel al hun sites (laten) aanmaken, maar kunnen het volledig centraal beheren via GroupMGR.

Benieuwd naar wat GroupMGR voor jouw bedrijf kan betekenen?

Vraag vandaag nog je gratis demo aan voor 3 maanden en ontdek zelf de voordelen!

“Beheer, doorblader en analyseer efficiënt alle groepen binnen jouw Office 365 tenant!”

Geschreven door:

Soetkin Vincké
Specialist Modern Workplace

Soetkin versterkt sinds 2020 het Modern Workplace Team met haar doorwinterde ervaring. Al 15 jaar is ze actief in de IT-wereld met sterke focus op digitaal werken. Voor al je vragen rond de Microsoft 365 Suite kan je bij haar terecht.

Share on whatsapp
Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin
Share on email

Gerelateerde info

De all-in-one applicatie afgestemd op de nieuwe manier van werken. (Video)conferencing, chat, samenwerken... Het kan allemaal!
Of bezoek webstore.be om producten te vinden en te bestellen