Hoe kunnen we uw organisatie én gemoedsrust optimaliseren?

In een open gesprek kunnen we -op basis van uw vragen en vereisten- de mogelijkheden bespreken.




Johan reed die ochtend uitermate goedgezind naar het bedrijf. Nog 3 drukke dagen en dan kon hij er de blok opleggen: 2 weken uitblazen met zijn vrouw Linda en 2 dochters naar een surfresort in de Caraïben. Heel wat klanten trokken er in juli de stekker al uit, maar voor Johan en zijn team was het nog alle hens aan dek: de afsluiting van het boekjaar betekent voor een boekhoudkantoor dat er elk jaar in juli nog een laatste piek verwerkt moet worden, voordat ook voor hen de vakantie lonkt.

Ontkenningsfase

Dat die dag anders ging verlopen dan gepland, merkte hij aan Sonja, zijn assistente, aan de lijn met een klant: “Ja mijn excuses meneer Vercammen, maar het computersysteem wil niet mee. We hebben al de hele morgen problemen … Nee, natuurlijk niet. U kan met gerust hart met vakantie gaan, uw dossier komt in orde.”

“Wat zeg je nu tegen Herman?” bromde Johan. “Je zegt toch niet tegen een klant dat er computerproblemen zijn. We stralen degelijkheid en vertrouwen uit: het laatste wat onze klanten willen horen, is dat wij de boel niet onder controle hebben, zeker niet deze week”. Sonja reageerde geërgerd: “Maar het is verdorie wel zo! Sinds deze ochtend kunnen we niet meer aan de mappen april, mei en juni.” Johan rolde met zijn ogen: alhoewel de mensen dagdagelijks met de computer moesten werken, keken ze allen naar hem als het mis ging. Meestal was het een kwestie van de stekker eruit en erin.

“Heb je de boel al herstart?”, vroeg hij Sonja. Sonja knikte ja, dus dan hield het ook voor hem op. “Johan, heb je een minuutje?” Kevin de junior-accountant stak z’n hoofd om de hoek. “Ik ken dat, gisterenavond was het nog in het nieuws.” Kevin liet het scherm van zijn notebook zien: “Your personal files have been encrypted”, las Johan. Kevin ging verder: “Dit is ransomware. Onze bestanden zijn versleuteld en we krijgen enkel terug toegang wanneer we betalen.”.

Het besef

Het vrolijke vooruitzicht van die ochtend leek op dat moment verder dan ooit. “Ik bel Kurt”, zuchtte Johan. Kurt was Johans beste kameraad. Ze hadden elkaar in hun studententijd leren kennen. Kurt studeerde voor software developer terwijl Johan z’n master in economie haalde. Na één jaar samen op kot gezeten te hebben, waren het vrienden voor het leven. Kurt ging aan de slag in een bouwbedrijf, maar voor en na kon Johan op hem rekenen.

“Kurt, we zitten dik in de puree. We zitten met de afsluiting van de boekhouding en blijkbaar zijn we getroffen door ransomware”. Het bleef even stil aan de andere kant van de lijn. “Johan, da’s erg ambetant… maar ik kan nu niet komen. We zitten zelf hier met een issue en het zou niet echt geapprecieerd worden als ik onze mensen nu in de steek laat. Maar ik beloof je, als ik hier straks gedaan heb, kom ik onmiddellijk af!”.
“Maar dat zijn nog bijna 6 uren, er zit hier 24 man met z’n duimen te draaien. Kurt, je weet, ik zou je nooit zomaar bellen, maar we zitten hier echt met een megaprobleem: dat kost hier handenvol geld en als we niet rond geraken voor het einde van de week, moet ik verloven intrekken. Da’s gegarandeerd dikke ambras en ik ga waarschijnlijk 24 vakanties uit eigen zak mogen terugbetalen!”. “Johan, als ik nu vertrek, kan me dat m’n job kosten. Echt, ik kom af zo gauw ik kan.”. En daarmee was de kous af: Kurt hing op.

Plan B

Wat nu? Johan herinnerde zich zijn gesprek met Jan tijdens een Voka netwerkavond.
“Da’s juist, ik heb Jans nummer nog ergens.” Sonja en Kurt keken hem raar aan. “Ik heb Jan een tijdje geleden ontmoet. Hij werkt voor een IT bedrijf en als ik me niet vergis heeft Kurt onze installatie destijds via hen gekocht. We hebben sowieso nog garantie op het computermateriaal.” Een last viel van zijn schouders: dat was de oplossing! Johan gaf het nummer in op zijn smartphone en na enkele tellen nam er iemand op.

“Jan? Met Johan Verbeeck, je weet wel, we hebben elkaar 3 weken geleden ontmoet op Jong Voka Connect.” Na het eerste teken van herkenning, legde Johan de hele zaak uit. “Da’s niet zo simpel Johan, ik wil gerust moeite voor je doen, maar we kennen je netwerk helemaal niet. Dat maakt het niet zo eenvoudig om snel de oorzaak van het kwaad te vinden.”
“Maar we hebben toch alles bij jullie gekocht?”, probeerde Johan.
“Klopt, maar dat wil nog niet zeggen dat we je netwerk kennen, welke software je geïnstalleerd hebt, of alles up to date is… Dat maakt dat we vaak eerst uren bezig zijn om je omgeving te inspecteren en terug gezond te maken, voor we daadwerkelijk aan troubleshooting kunnen beginnen. ’t Is redelijk druk momenteel, dus voor 15 uur gaan we niemand kunnen vrijmaken”.
“Maar”, stamelde Johan, “we hebben toch garantie op onze toestellen? We hebben extra bijbetaald om snelle ondersteuning te krijgen.”.
Het bleef even stil: “Johan, dat heb ik je collega proberen uit te leggen. Je koopt bijstand op de hardware: dus als er een onderdeel stuk is, heb je recht op vervanging binnen de afgesproken termijn, maar je hebt nog steeds iemand nodig om het te vervangen en om de software terug te herinstalleren. Bovendien lijkt me dit geen hardware probleem: je hebt een virus en dat valt nooit onder de garantievoorwaarden. Hoe bewaren jullie je data?”
Johan groef in zijn geheugen, Kurt had hem altijd verzekerd dat deze veilig was … “Ah ja, we bewaren onze data op een netwerkschijf en deze kopieert deze automatisch naar een andere schijf.”
Weer bleef het even stil: “Ik wil niet op de feiten vooruit lopen Johan, maar da’s geen goed nieuws. Virussen zoals cryptolocker besmetten je netwerk en kunnen zich van toestel naar toestel, van schijf naar schijf verplaatsen. Vertel me, je bewaart hopelijk je data toch ook buitenshuis?” Johan kreeg het, ondanks de warme julidag, ijskoud…

Is dit scenario onrealistisch? Spijtig genoeg niet.

Het leek allemaal te beginnen met een besmetting door cryptolocker. Het systeem was onbenaderbaar doordat bestanden versleuteld waren. Het echte probleem zit echter dieper: wanneer het mis gaat, weet Johan niet meteen wat te doen. De bedrijfsvoering komt in gevaar: het ziet er naar uit dat het bedrijf van Johan tegen dagen uitval kijkt en het is zelfs niet zeker of alle gegevens nog te recupereren vallen.

Het systeem is geïnstalleerd door Kurt, de beste kameraad van Johan. Hij heeft inderdaad een job in de IT-sector, maar weet Johan eigenlijk wel wat hij precies doet? En is Kurt wel de best geplaatste persoon om hem goed te adviseren?
Als uw bedrijfsvoering afhankelijk is van uw IT-omgeving, zorg er dan voor dat u uw partner kent:

  • Kan u op hem rekenen, ook op momenten dat het nodig is? Is dit gebaseerd op een belofte of heb ik harde garanties op papier?
  • Werkt u met gekwalificeerd personeel of rekent u voor uw belangrijke data (uw offertes, uw orders, uw openstaande facturen) op klussers?
  • Kennen ze uw omgeving? Komen ze regelmatig langs, begrijpen ze de gevoeligheden en melden ze regelmatig aan om onderhoud uit te voeren?
  • Steunt u op één of twee mensen of zit er een team achter? Maak u de bedenking of u het vertrouwen behoudt in het bedrijf ook als de contactpersoon het bedrijf verlaat.
  • Rapporteren ze? M.a.w. krijgt u inzicht in uw IT-omgeving met aandachtspunten (zoals bv. dat u uw data best nooit in hetzelfde gebouw of netwerk bewaart). Krijgt u strategisch advies dat u helpt om uw bedrijf ten allen tijde te laten draaien, dat u voorbereidt op situaties zoals Johan meemaakt?

IT is niet meer voor amateurs: of je nu een kleine onderneming of een groot bedrijf bent, je data is één van de meest waardevolle zaken binnen je bedrijf. Handel er ook naar: Leave IT to the experts.