Gretig gebruikt intranet. Missie geslaagd bij Groep Vorsselmans!

Succesvolle integratie van SharePoint doet uitkijken naar Office365.

Vandaag werkt Vorsselmans anderhalf jaar met een nieuw intranetportaal gebouwd in SharePoint. Samen met Luc Bruyninckx -ICT verantwoordelijke en CNC-programmeur voor machineaansturing- blikken we terug op een succesvol integratietraject.

Luc: “Initieel kwam de vraag vanuit de HR-afdeling. Zij wilden een informatieplatform ontwikkelen om de medewerkers te informeren vanuit één centraal punt. Gezien we al meer dan 12 jaar goede relaties hebben met VanRoey.be aarzelden we niet om advies te vragen bij de SharePoint experts. Ook ERP oplossingen lagen op dat ogenblik op tafel, maar SharePoint bleek nog nauwer aan te sluiten bij onze noden en bood ons meer flexibiliteit.”

Koen Van Loon; Sales Manager Business Solution bij VanRoey.be ging samen met collega’s langs bij Vorsselmans en vertelt: “Bij het opzetten van een nieuwe intranet omgeving binnen SharePoint is het van groot belang dat we mekaar goed begrijpen. Dialoog is alles. We luisteren zorgvuldig en zetten mogelijke gebruiksscenario’s uitgebreid op papier. Daarna kunnen we relatief snel een voorbeeld geven van hoe het uiteindelijke resultaat eruit kan zien.”

Luc: “Inderdaad, want wat begon als een vraag van HR resulteerde snel in een uitgebreidere oplossing waar we meer mee wilden doen. Naast het personeelsluik keken we ook naar onze R&D afdeling die via SharePoint lopende projecten wilde presenteren aan de collega’s. Ook al het ISO gerelateerde documentatiemateriaal en testrapportages van systeemleveranciers waren kandidaat om centraal beschikbaar gesteld te worden. Voordien gebeurde dit via een shared directory… De ideeën borrelden op en dat is het leuke aan SharePoint: we kunnen het blijven uitbouwen! De demonstraties en basisopzet zag er goed uit; fris, snel, modern… alles wat je vandaag van een moderne portaalsite kan verwachten was aan boord. Ik ging alvast aan de slag om de gewenste structuren mee uit te denken.”

Koen Van Loon: “Nadien was het ‘first things first’. Nadat we de vooropgestelde structuren met Luc besproken hadden, begonnen we dus eerst met het HR luik. Bedrijfsreglement en -policies staan centraal, maar personeelsleden kunnen vandaag bijvoorbeeld ook verlofdagen aanvragen via het intranet.”

Luc: “Het HR luik is uiteindelijk slechts het topje van de ijsberg gebleken. De ISO en R&D gerelateerde takken van ons intranet zijn inmiddels een stuk uitgebreider.

Er is een delicate grens tussen een overaanbod en een tekort aan informatie op het intranet. Een overaanbod maakt het te bombastisch, mensen vinden hun weg niet meer en haken af. Hetzelfde geldt als er te weinig leven in de brouwerij is. Wanneer nieuwtjes dateren van een jaar geleden of een verouderde module geen inhoud meer toont, is de kans klein dat men een nieuwtje nog zal oppikken. Men kijkt gewoonweg niet meer. Ik denk dat we vandaag een gezonde balans tussen relevantie, eenvoud en hoeveelheid hebben gevonden om onze werknemers tevreden te stellen.

Vandaag hebben we de startpagina ingevuld met zo veel meer dan we initieel voor ogen hadden; ze toont onze vacatures, kalenders, nieuwsberichten en er zijn tal van tegels die mensen als snelkoppeling kunnen gebruiken om allerhande acties uit te voeren of informatie terug te vinden in een handomdraai.

• Een who’s who, want met 150 mensen in uiteenlopende departementen wordt het al eens moeilijk iedereen te kennen, zeker voor nieuwkomers.
• De IT Helpdesk waarin mensen eenvoudig een ticket kunnen aanmaken.
• Een ‘Onderhoud’ pagina die werkt als de IT helpdesk, maar dan om meldingen te maken van klusjes zoals een defecte lamp, een lekkende kraan, een losliggende tegel…
• Een overzicht van de vakantieregeling van onze leveranciers.
• Een overzicht van belangrijke ‘SOS’ nummers…