Wildgroei aan printers

Hubo kan rekenen op een 40-tal IT-medewerkers, waaronder een 11-koppige helpdesk die dagelijks klaarstaat om – vanuit het hoofdkantoor naast de E313 in Wommelgem – de mensen in de winkels te ondersteunen. Meerdere van de vragen die bij de helpdesk terechtkomen, hebben betrekking op problemen met printers. Printing is immers een belangrijk onderdeel in de dagelijkse werking van een winkel en heeft een niet te onderschatten impact op de operationele efficiëntie en kost.

Om falende printers geen obstakel te laten vormen, werden defecte of haperende toestellen in het verleden vaak eerder vervangen dan hersteld. Op korte termijn konden kleine brandjes zo worden geblust. Op langere termijn leidde het echter tot een wildgroei aan verschillende type printers, met allen verschillende consumables. Gevolg: er was geen duidelijk overzicht van de totaalkost van het printpark. De overhead bij de IT-helpdesk groeide en een meer fundamentele oplossing drong zich op.

IT Manager Stefan Draulans en Helpdesk Verantwoordelijke Bart Vos maakten samen hun huiswerk en klopten aan bij VanRoey.be.

Managed Print Services: schaalbare & bedrijfszekere oplossing

“Schaalbaarheid was de belangrijkste eis waaraan de oplossing moest voldoen” vertelt Stefan ons. “Bijna de helft van de 153 winkels staan onder franchise. De franchisenemers beheren op hun beurt verschillende winkels, gaande van één tot twintig. Voor hen wilden we een flexibele keuze voorzien. De winkels in eigen beheer lieten we meteen allemaal overschakelen op VanRoey.be Managed Print Services.”

Bart: “Om de bedrijfszekerheid te garanderen, beperkten we het aantal type printers tot slechts twee. De HP LaserJet Pro M402dn en een gelijkaardige A4 printer met scanfunctionaliteit, nl. HP LaserJet Pro M426fdn. Door deze strategische vereenvoudiging kunnen we snel schakelen bij een defect en hebben we slechts één type consumable. Deze werkwijze vermindert de operationele impact van printerproblemen aanzienlijk en verhoogt de kostefficiëntie. Bovendien worden de benodigde toners tijdig en volledig automatisch geleverd.”

Een meedenkende partner met sterke ondersteuning

Stefan: “Al snel na de eerste contacten met VanRoey.be groeide het vertrouwen. Er werd actief mee nagedacht en nieuwe ideeën aangereikt. Ook tijdens de uitrol bleven de medewerkers van VanRoey.be oplossingsgericht meedenken. De technieker vertrok niet als hij zag dat er iets nog niet in orde was.”

“Het feit dat VanRoey.be een sterk partnership heeft met HP was een belangrijk argument in de keuze voor hun Managed Print Services oplossing” vult Bart Vos aan. “Deze vertrouwensrelatie garandeert Hubo een vlotte dienstverlening, wat voor ons een belangrijke win-win oplevert. Enerzijds worden onze medewerkers in de winkels en onze franchisenemers door HP snel en met kennis van zaken geholpen, anderzijds kan de eigen interne IT Helpdesk meer aandacht besteden aan andere niet-printing gerelateerde vragen.”

Printing in digitale tijden

Het project werd in een tijdspanne van minder dan twee maanden in alle eigen beheerde winkels uitgerold. Franchisenemers kunnen meteen of stapsgewijs – bij vervanging van oude printers – instappen.

“Het project lost onze verwachtingen in en ondertussen werden ook alle printers in onze hoofdzetel te Wommelgem vervangen”  vat Stefan samen. “Niettegenstaande dat we in een steeds meer gedigitaliseerde maatschappij leven, blijft printing toch een belangrijk aspect binnen de operationele bedrijfsvoering. We zijn blij dat we er nu samen met VanRoey.be de nodige aandacht aan besteden.”