Microsoft Gold PartnerUserCAL, Open Value Non-Company Wide, Office 365 USL, SQL Core, SharePoint Server, Open License, … ziet u door het bos de bomen nog?

Door de jaren heen is het gegeven van software licenties steeds complexer geworden. Op deze manier kan het bedrijf voldoen aan de creatieve structuren die bedrijven opzetten.

Met juiste software licensing kan u flinke besparingen verwezenlijken: vaak worden er bij de groei van het bedrijf licenties toegevoegd, zonder te kijken of er geen betere en voordeligere pakketten beschikbaar zijn. Daarnaast is er ook een legaal aspect: foutieve licentiëring (bewust of onbewust) kan tot boetes leiden en u als bedrijfsleider of manager draagt hier de eindverantwoordelijkheid.

Met deze blog, die ook de titel “Licensing 101” had kunnen dragen, brengt Stijn Dockx – Licentie en Software Asset Management Consultant – klaarheid zodat ook u een gezonde basis krijgt rond licenties.

2 Zaken bepalen wat u met een software licentie mag en wat er precies gedekt wordt: de licentie-regels van het product zelf en de manier waarop u de licentie verwerft. In dit artikel (deel 1) behandelen we de licentie-regels. Kort door de bocht zijn er 5 verschillende productlicentiëringen die we voor u uiteenzetten.

Windows Server Core + Client Access License (CAL)

Vb. Het besturingssysteem van uw fysieke server: Windows Server + iedere gebruiker van deze software

Windows Server Core Standard

Serverhardware wordt gelicentieerd adhv. ‘Windows Server Core Standard’ licenties. Deze worden pér processorkern (core) geteld, maar er worden bepaalde minima gehanteerd:

  • U betaalt altijd minstens 8 licenties per processor (CPU).
    Heeft een CPU meer dan 8 cores? Dan wordt het netto aantal cores van deze CPU geteld. (dus per CPU geldt: 1-8 cores = 8 licenties, en bv. 12 cores = 12 licenties)
  • U betaalt altijd minstens 16 licenties per server.
    Ook al heeft u slechts 1 processor met minder dan 16 cores in uw server. Microsoft vereist een minimum van 16 licenties af te nemen.

Wanneer deze Core licenties op orde zijn mag u 2 Virtuele Machines (VM) starten.

Wilt u 4 VM’s starten? Dan moet u bovenstaande hoeveelheid licenties vermenigvuldigen met 2, voor 6 VM’s het aantal vermenigvuldigen met 3, voor 8 VM’s het aantal vermenigvuldigen met 4 en zo verder. (Steeds in stappen van 2 extra VM’s )

Voorbeeldsituaties

Windows Server Core DataCenter

Het kan eenvoudiger: met één “Windows Server Core DataCenter” licentie is het aantal VM’s , processoren en cores meteen onbeperkt.

Client Access License (CAL)

Voor gebruikers op serverniveau heeft u de keuze tussen ‘UserCAL’ en ‘DeviceCAL’. Voor UserCAL wordt 1 licentie per gebruiker gerekend, bij DeviceCal per device. Hieronder valt dus ook iedere netwerkprinter, UPS met netwerkkaart, smartphone die mail binnenkrijgt van een lokale Exchange Server, enz… In meer dan 90% van de gevallen is een UserCAL veruit de meest interessantste optie.

Server + Client Access License (CAL)

Vb. De ‘applicatieservers’: Exchange Server, SharePoint Server, SQL Server… + iedere eindgebruiker van deze software

Geïnstalleerde servers -fysiek of virtueel- dienen steeds gelicentieerd te worden met een eigen ’s erverlicentie’. Opnieuw heeft u voor gebruikers de keuze tussen ‘UserCALs’ en ‘DeviceCALs’. Waarbij de UserCALs in meer dan 90% van de gevallen voordeliger uitkomt.

Uitzondering: SQL Core

Wanneer een organisatie meer dan 30 directe/indirecte gebruikers heeft van een SQL database, is het interessanter om over te gaan naar een Core-model ipv het bovenstaande Server + CAL model. De SQL Core licentie dekt alles. U dient enkel de gebruikte cores (minstens 4) te licentiëren die zijn toegewezen aan de SQL Server.

Client Per Device

Vb. de programma’s die u op uw PC gebruikt: Windows 10 of een losstaande Office Professional Plus.

U hebt een licentie nodig voor ieder toestel (ongeacht het aantal gebruikers) waarop de software gebruikt wordt. Opgelet ook Thin Clients dienen van zulke licentie voorzien te zijn. Meestal is de licentie van Windows 10 Pro op uw PC reeds vooraf geïnstalleerd.

User Subscription License (USL)

Vb. Office 365

De USL is pas de laatste jaren stevig aan het opkomen in de vorm van Office 365. Het geeft gebruikers het recht om de gekoppelde software zoals Word, Excel, Skype voor Bedrijven… te installeren op max 5 devices en geeft het recht op het gebruik van de gekoppelde Online Services.

Wanneer u de Enterprise variant van Office 365 (E3 of E5) neemt, krijgt u ook meteen de nodige UserCALs voor Exchange, Skype en/of SharePoint.

Voorbeeldsituatie

We voorzien ‘Organisatie X’ van het juiste aantal licenties:

  • 20 Medewerkers;
  • Één fysieke server met 1 processor met 8 cores;
  • Op deze server worden 4 virtuele machines (VM’s ) uitgerold;
    • SQL Server
    • SharePoint Server
    • Exchange Server
    • Eigen bedrijfsapplicatie (App)
  • Elke gebruiker maakt gebruik van de functionaliteit die de virtuele servers bieden;
  • Elke gebruiker heeft 1 device (PC) ter beschikking met Office Professional Plus en Windows 10 Pro.
20
Gebruikers
8
Cores in 1 server
4
Virtuele Machines

In dit geval zijn de benodigde licenties als volgt:

  • 20x Windows 10 Pro licenties (Meestal reeds voorgeïnstalleerd op de PC)
  • 20x Office Professional Plus licenties
  • 2x 16 Cores ‘Windows Server Core Standard’ (Per 2 virtuele machines dient u alle cores te licentiëren met windows Server Standaard)
  • 20x Windows Server UserCAL
  • 1x Exchange Server Standard
  • 20x Exchange Standard UserCAL
  • 1x SQL Server Standard
  • 20x SQL UserCal
  • 1x SharePoint Server Standard
  • 20x SharePoint Standard UserCAL

Diezelfde “Organisatie X” beslist na geruime tijd over te schakelen naar Office 365 en Exchange Online, maar wenst de SharePoint omgeving toch lokaal te houden. Dan krijgen we een andere licentie-configuratie die interessanter is:

  • 20x Windows 10 Pro licenties (Meestal reeds voorgeïnstalleerd op de PC)
  • 20x Office 365 Enterprise E3
  • 2x 16 Cores ‘Windows Server Core Standard’ (Per 2 virtuele machines dient u alle cores te licentiëren)
  • 20x Windows Server UserCAL
  • 1x SQL Server Standard
  • 20x SQL UserCAL
  • 1x SharePoint Server Standard
  • De CALs voor SharePoint en Exchange Online zitten in dit geval reeds in het Office 365 Enterprise E3 plan!

Wanneer de klant ook SharePoint zou migreren richting SharePoint Online, waarvoor hij de licentie al heeft via Office 365 Enterprise E3, kan ook de SQL Server + UserCAL + de SharePoint Server licentie volledig geschrapt worden. Ook komen dan de helft van de Windows Server Core licenties te vervallen omdat er nu nog maar één VM draait; de “Eigen bedrijfsapplicatie (App)”.

  • 20x Windows 10 Pro licenties (Meestal reeds voorgeïnstalleerd op de PC)
  • 20x Office 365 Enterprise E3
  • 16 Cores ‘Windows Server Core Standard’
  • 20x Windows Server UserCAL
  • De CALs voor SharePoint en Exchange Online zitten in dit geval reeds in het Office 365 Enterprise E3 plan.

Graag maken we de opmerking dat elke organisatie anders is. Een 3-ploegen-stelsel kan meer gebaat zijn met DeviceCALs, terwijl een organisatie met enkel dagdienst beter richting UserCALs gaat. Tevens heeft elk bedrijf wel licenties uit het verleden die mogelijks opnieuw gebruikt kunnen worden. Maak samen met ons de oefening en wie weet betaalt u binnenkort een stuk minder aan softwarelicenties.

Neem uw licenties onder de loep

In het volgende deel gaan we dieper in op de verschillende aankoopmogelijkheden van software licenties die mee bepalen wat u mag en niet mag.

Wenst u een vrijblijvend gesprek voor meer informatie, of heeft u een specifieke vraag? Contacteer ons en we helpen u zo snel mogelijk verder.




Met de juiste software licensing kan u fiks besparen en vermijdt u boetes: dat is toch uw aandacht waard?

Stijn DockxLicentie en Software Asset Management Consultant, VanRoey.be