Herkenbaar? We horen het vaak zeggen, zowel bij collega’s, leveranciers, klanten, … noem maar op.

Elk bedrijf streeft uiteraard naar goede resultaten en wil deze graag bewerkstelligen met een werkwijze die men dag in dag uit hanteert en dus goed kent. Te vaak worden bepaalde bedrijfsprocessen als “normaal” aangenomen, waardoor men zich verliest in routine en gewoonten. Soms is het echter niet slecht alternatieven te bekijken die u het leven aangenamer kunnen maken en de efficiëntie doen stijgen.

Neem nu bijvoorbeeld document management. Een term die in de bedrijfswereld zeer actueel is, maar waar we dikwijls horen: “Nee, niet voor dit jaar, te druk” of “we zijn niet anders gewoon en het werkt toch goed”. Dan is het tijd om verder kijken dan de “werkwijze” die gehanteerd wordt en de kosten in kaart brengen.

COI vs. CONI

Cost of Implementation vs cost of no implementation.

Wat is de huidige kost die u momenteel heeft voor een bepaald proces en hoeveel tijd spendeert u aan dit proces?

Laten we bijvoorbeeld de boekhouding onder de loep nemen. Hoeveel tijd spendeert een administratief medewerker aan het ontvangen, ingeven, opvolgen, boeken, beheren, … van een factuur?

Volgens Gartner duurt de verwerking van een inkomende factuur gemiddeld 19 dagen en brengt een kost van 9 euro met zich mee per factuur. Bij gemiddeld 20% van de inkomende facturen worden fouten gemaakt in verwerking, opvolging, … waardoor de kost stijgt boven de 20 euro per factuur.

laten we aannemen dat een bedrijf 5.000 facturen per jaar te verwerken krijgt en geen fouten maakt in het hele proces. Dan komen we op een kost van 45.000 euro voor de factuurverwerking en opvolging.

Wees gerust dat u voor dit budget een oplossing kan implementeren dat uw facturen automatisch verwerkt. En zelfs een stap verder gaat, u volledige opvolging en beheer garandeert, digitaal!

We hebben dan nog niet gekeken naar de tijd die vrij komt bij uw medewerkers en dus nuttig besteed kan worden aan andere taken of gewoon medewerkers kan ontlasten.

Waar ik op duid is dat de kost om bepaalde oplossingen niet te implementeren zwaarder kan doorwegen dan de kost van een oplossing op zich. U hoort mij niet zeggen dat deze vlieger voor alle processen opgaat, maar zet de uitdrukking “nee, nu niet, te druk momenteel!” wel in een ander daglicht.

Koen Van Loon
Teamleader document & content management
koen.vanloon@vanroey.be

Bronnen: Gartner | Aberdeen

Lees meer over onze print- en documentbeheer oplossingen:

Print- en documentbeheer

Leave a Reply

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.