Uw printer (copier, scanner) ooit al bekeken vanuit security- en privacyperspectief? Zij krijgen dagelijks heel wat confidentiële informatie te verwerken. Het zijn ook geen domme toestellen meer. Meestal bevatten ze een opslagmedium waarin alle verwerkte informatie opgeslagen wordt. Misschien toch eens nadenken over de beveiliging van uw printpark?

Veel voorkomende veiligheidsincidenten met printers

1 Diefstal van documenten

Staat er bij uw printers ook een bakje voor de niet opgehaalde prints? Overkomt het u ook dat u niet meteen uw prints gaat oppikken? Print u confidentiële informatie, dan is deze op deze manier toch zichtbaar voor anderen. Vaak loopt het zelfs niet bewust mis. Een collega print een offerte af, neemt per ongeluk ook de loonfiche mee die u net afgedrukt had, niet die vervolgens aan zijn offerte die naar de klant vertrekt…;

2 Diefstal van data

Klantgegevens en vertrouwelijke documenten worden regelmatig opgeslagen in het tijdelijke geheugen (of caches) van een printer. Onbewaakt wordt deze informatie een gemakkelijke prooi voor criminelen die gewapend zijn met heel eenvoudige tools. En wat gebeurt er met uw printers (en de data erop) wanneer ze afgedankt worden?;

3 Netwerkaanval

Een onbeveiligde printer die op uw netwerk aangesloten is, kan heel uw netwerk in gevaar brengen omdat deze toegang kan geven tot alle op het netwerk aangesloten apparaten. Hackers kunnen uw printers misbruiken voor een grote aanval op uw organisatie. En hackers zijn al lang geen wizzkids op zolders meer, ze zijn goed georganiseerd en viseren ook KMO’s in Vlaanderen. Er is dan ook grof geld mee te verdienen…;

Auteur

Dennis Gielen

Product Specialist Managed Document Solutions, VanRoey.be

8 manieren om printincidenten te vermijden

Wij raden u aan om de beveiliging van uw printers onder de loep te nemen en op punt te zetten. Het is tijd dat we printers toevoegen aan de gemonitorde apparaten in bedrijfsnetwerken – net als smartphones, tablets, PC’s en andere toestellen.

Managed Print Services is dé droomoplossing van elke ICT-manager (veilig, efficiënt en goedkoper), maar zijn er ook andere maatregelen die u snel en eenvoudig kan invoeren. Ze leveren u daarnaast nog heel wat andere tastbare voordelen op.

  1. Zet uw printers op een veilige plaats
    Het is een goed idee om de fysieke veiligheid van uw printpark in het achterhoofd te houden en apparaten in een veilige omgeving te plaatsen waar ongeoorloofde toegang niet vanzelfsprekend is.
  2. Leid uw mensen goed op, zorg voor veilig printgedrag
    Over het veilig gebruik van mobiele devices in uw organisatie heeft u waarschijnlijk al nagedacht en afspraken gemaakt. Nu u weet hoe gevaarlijk printers kunnen zijn, raden wij u aan ook hier afspraken rond te maken: hoe gaan wij in onze organisatie met printen en printers om? Een paar duidelijke afspraken kunnen veel problemen voorkomen.
  3. Menselijke fouten kan je voorkomen
    Een goede beveiliging begint bij het toestel zelf. De meeste moderne netwerk- en multifunctionele apparaten hebben toegangscontrole met authenticatie en andere beveiligingsfuncties ingebouwd. Zorg er bijvoorbeeld voor dat prints pas vrijgegeven worden wanneer uw mensen aan het toestel staan en hun persoonlijke pincode ingegeven hebben.
  4. Voer software updates consequent door in je printpark
    Belangrijke leveranciers zoals HP en Samsung voeren regelmatig verbeteringen door, vaak maken deze printers veiliger. Als IT-beheerder voer je dan ook best consequent updates door van printers die op het netwerk aangesloten zijn. Een extra item op je checklist?
  1. Versleutel de gegevens van uw printer
    Afdruktaken als ‘leesbare tekst’ door je netwerk sturen betekent dat deze heel eenvoudig onderschept kan worden door hackers. Encryptie biedt een manier om gegevens te beschermen wanneer ze in uw netwerk bewegen.
  2. Neem op een gepaste manier afscheid van uw printer
    Een afgedankte printer bevat veel gevoelige data op de interne harde schijf. Zorg er voor dat al deze data van het toestel verwijderd zijn, voor u het met iemand anders meegeeft. Niet meer dan een paar muisklikken zijn nodig om dit te doen.
  3. Overweeg Managed print Services
    Een veilig beheer van de printers maakt integraal deel uit van deze alomvattende printoplossing. Alle printers in uw park worden proactief gemonitord en beheerd. U krijgt perfect in beeld wie, wat, waar en wanneer print, wat de kost is van uw printpark en hoe deze kost verlaagd kan worden. Je valt ook nooit meer zonder toners.
  4. Neem printsecurity op in uw globale security strategie
    Een doorgedreven security audit kan de veiligheidsrisico’s in uw organisatie blootleggen. Check www.vanroey.be/security voor meer informatie over onze strategie en de security audit.

Meer weten over Managed Print Services en Printing Security?
Op 16 en 18 mei leert u er alles over op ons event:

“Secured Printing”

Meer info en inschrijven