In deze blog geeft onze licentie-expert Stijn Dockx een antwoord op de meest gestelde vragen over het gebruik van licenties: welke licenties mogen al dan niet ingesteld worden, wat met de licentie code (ook wel licentienummer of activeringscode genoemd), wat met de retail verpakking van de software licentie… ? Daarnaast ontdekt u ook graag wat een audit juist inhoudt. Hoe kan u zich voorbereiden? Hoe kan u er het meeste uithalen?

Wat is een licentie?

Software wordt beschermd door het auteursrecht. Om een programma te mogen gebruiken, heeft u dan ook een licentie nodig. Een licentie is dus de toelating om een bepaald software programma te mogen gebruiken.

Met een licentie koopt u dus nooit een programma, maar wel het gebruiksrecht. U bent dan een licentiehouder. Denk bijvoorbeeld aan een Microsoft Office-doosje dat u in een winkel kocht. U heeft dan het recht om bijvoorbeeld een bepaalde versie van Office levenslang te gebruiken, maar u mag niets veranderen in de installatie-bestanden zelf.

Auteur

Stijn Dockx

Licentie & Software Asset Management Consultant, VanRoey.be

Voor u aan de slag kunt gaan met de aangekochte software, krijgt u tijdens het installeren de vraag om de voorwaarden van de licentieovereenkomst te accepteren. Deze bevatten alle regels die gekoppeld zijn aan uw software programma:

 

GEBRUIKERSRECHTEN:
  • Mag u de software op  meer dan één toestel installeren?
  • Mag u upgraden naar nieuwere versies?
  • Is de licentieovereenkomst verbonden aan een bepaalde gebruikstijd (1 jaar) of is het definitief verworven?
GEBRUIKSBEPERKINGEN:
  • Mag u de software kopiëren en verspreiden?
VOORWAARDEN:
  • In welk land mag u de software gebruiken?
  • Het verbod om de software zelf te wijzigen.

 

Let op ! Het is niet omdat een licentie bepaalde zaken niet expliciet verbiedt, dat ze toegelaten zouden zijn (bijvoorbeeld het kopiëren van het software programma). Het principe is, dat alles wat niet expliciet toegelaten is, verboden is.

Welke regels zijn er rond licenties?

De gebruiksvoorwaarden van licenties hangen af van het soort licentie, zoals bijvoorbeeld een Office Standard of een Office Professional Plus. Daarnaast hangen deze voorwaarden af van de manier waarop u de licentie heeft verworven: gaat het om software die standaard voorzien is op uw nieuwe computer/laptop (= OEM-software) of gaat het om software die u extra heeft aangekocht, zoals bijvoorbeeld via een Microsoft overeenkomst ?

Gebruikersvoorwaarden worden in het algemeen voor iedereen ter beschikking gesteld. Zo kunt u bijvoorbeeld de voorwaarden van OEM-software of aangekochte software bij een retailer online raadplegen: zie gebruikersvoorwaarden van Microsoft.

Bent u eigenaar van een grotere onderneming en koopt u verschillende software programma’s in bulk aan, dan is er sprake Volume licenties. Deze licenties zijn niet gebonden aan één specifiek toestel, zoals bij OEM-software of aangekochte software bij een retailer. De licenties die opgenomen worden in de licentieovereenkomst zijn dan gekoppeld aan de onderneming, hierdoor kan u eenvoudig een bepaalde software overzetten van een oude pc naar een nieuwe. Ook voor Volume licenties kunt u online de voorwaarden raadplegen.

Wat is SAM?

SAM staat voor Software Asset Management. Dit proces optimaliseert en beheert het onderhoud en de implementatie van al de aangekochte software pakketten binnen uw onderneming. De activiteiten die aan dit proces zijn verbonden, leiden tot een passend administratief beheer van uw IT-middelen.

Software Audit, wat nu?

De meeste bedrijven krijgen te maken met 2 soorten audits. Er zijn audits waarbij het initiatief komt van software-verkopers zelf zoals bijvoorbeeld Microsoft, Adobe… Daarnaast zijn er ook audits waar het initiatief voortvloeit vanuit een organisatie zoals het BSA.

1

Tele-SAM (zonder boete)

Telt uw bedrijf minder dan 250 gebruikers, dan is er sprake van Tele-SAM.  Microsoft contacteert ongeveer 3000 bedrijven per jaar voor deze audit. De vendor of verkoper van de software initieert deze zelf. Meestal is Microsoft de vragende partij. Hoe de audit plaats vindt, hangt af van de grootte van het bedrijf. De vendor zelf beschouwt dit als oefening en een bewustmaking rond licentie-regels. Dit houdt in dat het een audit zonder sancties is. Wanneer er een tekort vastgesteld wordt, dan vraagt Microsoft om het nodige in orde te brengen zodat u terug voldoet aan de voorwaarden (zonder extra boete). Omdat dit een oefening is, kan u weigeren om het nodige aan te passen. Natuurlijk kan dit later leiden tot een audit waaraan wel sancties zijn verbonden.

Hoe wordt u op de hoogte gebracht? Hoe verloopt een Tele-SAM audit?

Deze licentie-oefening gebeurt volledig via mail. Als bedrijf/klant krijgt u een uitnodiging van het TeleSAM-team van Microsoft om mee te werken. In eerste fase vraagt men u om een excel-file in te vullen met alle geïnstalleerde software programma’s. Deze lijst vergelijkt Microsoft vervolgens met de verworven licenties die al bekend zijn bij hen. Nadien krijgt u, als eindgebruiker, de mogelijkheid om bepaalde zaken te verduidelijken indien nodig. Het kan zijn dat u aanvullende informatie moet verschaffen omtrent onbekende licenties (OEM of retail-doosjes, licenties op naam van de moedermaatschappij…). Tot slot volgt hieruit een eindconclusie en vraagt men u om het nodige in orde te brengen, zodat u in regel bent met de voorwaarden.

2

SAM Engagement (zonder boete)

Als uw bedrijf meer dan 250 gebruikers telt, is er sprake van een SAM Engagement. Hierbij wordt een derde partij ingeschakeld om de audit uit te voeren. Als eindgebruiker krijgt u zelf de keuze uit een lijst met licentiepartners, u kiest zelf wie u hiervoor wenst in te schakelen. Na de Kick-off meeting van de SAM oefening (waarbij u, de door u gekozen partner en Microsoft samenzitten rond de afspraken en regels van audit), gaat u aan de slag met uw partner om tot een sluitend eindresultaat te komen. Na de afronding hiervan zit Microsoft met u samen, om tot een oplossing te komen (indien nodig). Net zoals bij een Tele-SAM audit, zijn hieraan geen sancties verbonden.

Daarom raden we u aan om in beide gevallen, Tele-SAM én SAM mee te werken. U heeft niets te verliezen! Bij een positieve afronding, krijgt u een verklaring van de vendor dat uw licenties in orde zijn. Indien u niet in orde bent, kan u op zoek gaan naar een oplossing.

3

Audits georganiseerd vanuit BSA (met boete)

De BSA (= Business Software Alliance) is een organisatie die in naam van grote softwareproducenten zoals Microsoft, Adobe, AutoDesk, Symantec, Apple, Corel, Dell… illegaal softwaregebruik bestrijdt. Zij doen dit op 3 manieren:

Marketingcampagnes: om bedrijven te wijzen op de risico’s van illegaal softwaregebruik en om hen te stimuleren om zich in regel te stellen;
Publiciteit: op deze manier brengen ze de boodschap van BSA onder de aandacht bij eindgebruikers (ondernemingen), politiek en belanghebbenden;
Juridische stappen: BSA onderneemt juridische stappen om illegaal softwaregebruik op te sporen en tegen te gaan. Hiertoe behoren de onverwachte bedrijfscontroles.
Als onderdeel van haar marketingcampagne verstuurt BSA brieven. Hierin vraagt BSA om uw onderneming online te registeren. Deze registratie is geen verplichting, maar ”beter voorkomen dan genezen” lijkt ons in deze aangewezen. Zonder registratie neemt BSA misschien verdere stappen. Daarom raden wij u aan om mee te werken met het BSA.

Het BSA verstuurt haar brieven per regio. Het is dus niet zo dat men u viseert. Het is een algemene campagne. Zij hebben geen zicht op uw internetverkeer en hebben geen toegang tot uw pc of server.

De actie waarvan u BSA misschien kent, zijn de onverwachte bedrijfscontroles. Een auditor van het BSA en een gerechtsdeurwaarder melden zich bij u aan. U kan hen de toegang tot uw bedrijf niet ontzeggen. Zij voeren meteen een audit uit waarvan u een tijdje later de resultaten krijgt met een mogelijkheid tot wederwoord. In tegenstelling tot Tele-SAM/SAM zijn er aan deze invallen wel sancties verbonden. Als er een tekort wordt vastgesteld, dan mag u zich verwachten aan een zeer hoge boete. Weet dat deze controles enkel voorvallen wanneer het BSA 100% zeker is van illegale software of wanneer ze getipt zijn door bijvoorbeeld een rancuneuze ex-werknemer.

What’s in it for me?

Misschien denkt u ondertussen dat licenties een noodzakelijk kwaad zijn, met als doel bedrijven te straffen bij een tekort. Niets is minder waar.
Een correct beeld van alle geïnstalleerde software en alle aanwezige licenties, brengt een aantal extra voordelen met zich mee:

  • Betere controle van de kosten: als u iemand nieuw aanwerft, weet u direct welke kosten hieraan zijn verbonden (licenties/software);
  • Minder risico’s in werking: u bent op de hoogte van wat er is geïnstalleerd. Dit zorgt voor een overzichtelijk en beter IT-beleid, wat dan weer leidt tot gemoedsrust;
  • Optimalisatie is mogelijk: u weet wat u nodig heeft en voor wie. Het geeft u de mogelijkheid om uw software-aankopen te optimaliseren en om tot betere onderhandelingen te komen met uw leverancier, ook op financieel vlak;
  • Groeipotentieel: u weet perfect wat de software u oplevert. Dit kan leiden tot een optimaler gebruik van de software, wat vervolgens leidt tot meer groei en een efficiëntere aanpak.

Hoe kan VanRoey.be uw onderneming hierbij helpen?

Van verschillende vendoren zoals Microsoft, Adobe, vmWare, AutoDesk, Symantec, Veeam… zijn we zelf gecertifieerd licentiepartner.

Bij het in kaart brengen van alle geïnstalleerde software bieden wij dan ook de nodige ondersteuning. Hierbij merken we op dat er in de praktijk soms een verschil is tussen het aantal geïnstalleerde programma’s met een licentie en het aantal werkelijk aangeschafte licenties (= verworven licenties). Mogelijke licentieproblemen komen proactief aan het licht.

Verder gaan wij graag met u in dialoog over licentie-vraagstukken. Zeker met de transitie richting cloud, is het voor een niet-specialist niet altijd vanzelfsprekend om door het licentie-bos nog de bomen te zien. Aangezien dit voor elk bedrijf een andere situatie is, helpen wij u graag persoonlijk verder met advies op maat.