Overlay | VanRoey.be

VanRoey.be lanceert GroupMGR, de governance tool voor groepen in je Microsoft 365 omgeving

Share on whatsapp
Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin
Share on email

Lang leve Microsoft Teams
De Corona crisis leerde ons allemaal vlot werken met Microsoft Teams. Ondertussen is het duidelijk dat er ook na Corona meer thuisgewerkt zal worden en dat er meer meetings online zullen plaatsvinden. Minder verplaatsingen, makkelijker in te plannen en meteen documenten delen. Het zijn enkele overtuigende voordelen van online meetings.

Microsoft Teams is natuurlijk meer dan zomaar een handige teleconference tool. Bedrijven die Teams ten volle benutten, gebruiken het om de interne en externe communicatie vlot te laten verlopen. Door groepen aan te maken voor afdelingsteams en projectteams, is het eenvoudig om de juiste informatie te delen met iedereen voor wie die relevant is. Ook met klanten of groepen van klanten of leveranciers kan er via Teams efficiënt samengewerkt worden.

Chaos loert om de hoek

Het veelvuldig gebruik van Microsoft Teams tijdens de Corona crisis leerde ons echter ook dat er al snel chaos kan ontstaan. Teams is een zeer toegankelijke toepassing. Iedereen binnen een organisatie kan groepen maken. Veel medewerkers nemen – met alle goede bedoelingen – maar al te graag zelf het initiatief.

Na een tijdje is de wildgroei aan groepen in je Microsoft 365 omgeving soms niet meer te overzien. Veel groepen worden niet of slechts door enkele leden ervan gebruikt. En mensen weten niet meer van welke groepen ze lid zijn en welke van die groepen nu eigenlijk wel dan niet belangrijk zijn. Bovendien worden er bij het aanmaken van een nieuwe groep in Teams heel wat achterliggende assets gecreëerd: een SharePoint site, een mailbox, een Planner, enzovoort. De IT manager geraakt het overzicht al snel kwijt, als iedereen lukraak groepen aanmaakt in Microsoft Teams.

GroupMGR Logo

Governance binnen Microsoft 365 gewenst

GroupMGR (“GroupManager”) biedt de oplossing voor de dreigende chaos. Het is een governance tool die je het nodige overzicht geeft over groepen, hun gebruikers en de verwante assets zoals SharePoint sites en Mailboxes. GroupMGR integreert naadloos in je Microsoft Teams en SharePoint omgeving.

Eens zien hoe het werkt?
Heb je als systeembeheerder nog een idee hoeveel groepen en achterliggende SharePoint-sites er zijn? Dan wordt het tijd dat je kennismaakt met GroupMGR.

Met GroupMGR bepaal je zelf hoe er binnen jouw organisatie wordt omgegaan met het aanmaken van groepen. Je kunt bijvoorbeeld verschillende types van groepen definiëren, zoals een afdelingsgroep, een projectgroep of een klanten- of leveranciersgroep. Die kunnen verschillende eigenschappen hebben en de werkprocessen kunnen verschillen. Afdelingsgroepen kunnen bijvoorbeeld enkel aangemaakt worden door afdelingshoofden, projectgroepen door projectleiders. In zo’n werkproces kan je ook bepalen dat een nieuwe aangemaakte groep door iemand van de IT-afdeling goedgekeurd moet worden. Slapende groepen, waar lange tijd geen activiteit meer in is, kunnen een trigger geven aan de beheerder. Op die manier worden groepen die niet meer relevant zijn – bijvoorbeeld van afgesloten projecten – verwijderd. Al deze functionaliteiten zijn mogelijk dankzij een slimme koppeling met Microsoft Power Automate.

GroupMGR reikt dus een interactief en overzichtelijk dashboard aan voor de gebruikers en voor de IT administrators. Dat vergemakkelijkt het gebruik van groepen en biedt meer inzicht. Daardoor kan er bovendien bewuster en veiliger omgegaan worden met de informatie die via alle groepen intern en extern wordt gedeeld. Het is helder wie in welke groepen actief is en wie welke rechten heeft.

Aan de slag met GroupMGR

Microsoft Gold Partner | VanRoey.beWie start met GroupMGR kan heel eenvoudig de reeds bestaande groepen importeren. Je krijgt dan een goed overzicht van de actuele toestand. Vaak kan er al meteen een eerste optimalisatie gebeuren. Na het definiëren van enkele werkprocessen, zoals de verschillende types groepen, wie die kan aanmaken en wie die kan goedkeuren, krijgt het geheel van groepen een logische structuur. VanRoey.be helpt je tijdens een GroupMGR Onboarding Sessie hiermee op weg.

Met GroupMGR hou je dus steeds de controle over je groepen en de informatie die erin gedeeld wordt. Je interne en externe communicatie en samenwerking zal met GroupMGR nog efficiënter verlopen.

 

Wil je meer weten over GroupMGR?

Onze experts tonen je graag hoe alles werkt.

“bij het aanmaken van een groep in Teams worden heel wat achterliggende assets gecreëerd: een SharePoint site, een mailbox, een Planner… De IT manager geraakt het overzicht al snel kwijt als iedereen lukraak groepen aanmaakt”

Geschreven door:

Davey Vanrolleghem
Functional Consultant Office 365

Sinds 2017 versterkt Davey het VanRoey.be Modern Workplace team als Functional Consultant. Bij hem kan je terecht voor al je vragen rond User Experience, Office 365 & Microsoft 365.

Share on whatsapp
Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin
Share on email

Gerelateerde info

Office 365 + Windows 10 + beveiliging en zoveel meer… in één voordelige suite al vanaf amper €16,9 per gebruiker per maand.
De all-in-one applicatie afgestemd op de nieuwe manier van werken. (Video)conferencing, chat, samenwerken... Het kan allemaal!