Adoption de SharePoint par les utilisateurs : comment tirer le meilleur parti de votre mise en œuvre

Qu'est-ce que l'adoption par les utilisateurs de SharePoint (et pourquoi est-elle si importante) ?

L'adoption de SharePoint par les utilisateurs est la mesure dans laquelle les employés SharePoint l'utiliser efficacement dans leurs activités quotidiennes. La différence entre avoir SharePoint et l'utiliser efficacement.

De nombreuses organisations considèrent que leur mise en œuvre de SharePoint est terminée une fois que tout fonctionne techniquement. En réalité, ce n'est qu'à ce moment-là que tout commence. Lorsque l'adoption est faible, vous le ressentez immédiatement dans les opérations de votre organisation :

• L'information est fragmentée
• La coopération est tendue
• Les employés perdent du temps à chercher la bonne version d'un document

Cela conduit souvent à des doublons, à des erreurs et, en fin de compte, à une résistance au système lui-même. Et peut-être plus important encore : l'investissement que vous avez fait dans SharePoint n'est pas rentabilisé. Vous n'utilisez qu'une petite partie de ce qui est possible. Dans de nombreux cas, les employés commencent même à chercher des alternatives. Ils utilisent leurs propres outils ou stockent leurs fichiers ailleurs, ce qui entraîne des risques supplémentaires en termes de caution et la conformité.

Le faible taux d'adoption par les utilisateurs n'est donc pas un problème mineur. Il a un impact direct sur l'efficacité, la collaboration et les coûts.

Pourquoi l'adoption de SharePoint par les utilisateurs se passe souvent mal

Le problème réside rarement dans SharePoint lui-même. Il réside dans la manière dont il est introduit et géré. Nous voyons deux grands moments où les choses tournent mal.

Sur la mise en œuvre

• Trop d'attention portée à la technologie, pas assez à l'engagement des utilisateurs
• Trop peu d'attention à la façon dont SharePoint soutient spécifiquement les employés dans leur travail quotidien
• Absence d'accords ou de structures clairs
• Manque d'orientation et de gestion du changement
• Formation SharePoint insuffisante ou trop générale

Dans les environnements existants

• Structures qui se sont développées historiquement et qui n'ont plus de sens
• Nouveaux employés sans onboarding
• Les équipes développent leur propre méthode de travail
• Manque d'appropriation

Le résultat est souvent le même : un environnement qui fonctionne techniquement, mais qui n'est plus adapté à la façon dont les gens travaillent réellement

Comment augmenter l'adoption de SharePoint par les utilisateurs ?

Une mise en œuvre réussie de SharePoint exige plus qu'une bonne base technique. Elle nécessite de prêter attention aux personnes, aux processus et aux habitudes quotidiennes. Ce sont les facteurs clés qui font la différence.

Commencer par une structure claire et logique

Une bonne structure crée du calme et une vue d'ensemble. Pensez-y :

• Construction logique des sites
• Une dénomination claire
• Des accords clairs

Lorsque les utilisateurs n'ont pas à réfléchir à la place d'un objet, l'adoption augmente naturellement.

Impliquer les utilisateurs finaux dès le départ

Les gens utilisent ce qu'ils contribuent à construire. En impliquant les utilisateurs par le biais d'ateliers ou de moments de retour d'information, vous obtenez non seulement de meilleures informations, mais vous créez également un soutien.

Montrer la valeur ajoutée concrète par département

C'est souvent ce qui change le plus la donne. Les utilisateurs doivent sentir ce que SharePoint leur apporte dans leur travail quotidien.

Lorsque les employés voient ce que cela leur apporte, les résistances disparaissent presque naturellement.

Investir dans une formation SharePoint ciblée

La formation joue un rôle beaucoup plus important qu'on ne le pense souvent. Une formation ponctuelle au moment du démarrage ne suffit généralement pas. Les employés oublient ce qu'ils ont appris ou ne reconnaissent pas leur propre situation dans les exemples génériques. Une formation Formation SharePoint part d'un certain nombre de préoccupations essentielles :

• Une formation qui part de la pratique : Quelles sont les tâches qui reviennent quotidiennement ? Et comment SharePoint peut-il les prendre en charge ?
• Formation par rôle : les utilisateurs finaux ont besoin de connaissances différentes de celles dont ils ont besoin, par exemple propriétaires de sites des utilisateurs expérimentés.
• Travailler avec des exemples et des cas d'utilisation reconnaissables.
• Suivi et ajustement réguliers : de nouveaux employés arrivent, les fonctionnalités changent et la manière de travailler évolue également.

Un investissement continu dans la formation est essentiel pour maintenir l'adoption par les utilisateurs.

Travailler avec des ambassadeurs internes

Dans chaque organisation, il y a des personnes qui sont plus rapides que d'autres. En leur donnant un rôle actif, vous créez un soutien accessible au sein des équipes. Les collègues sont plus enclins à poser une question à une personne qu'ils connaissent bien.

Continuer à évaluer et à ajuster

L'adoption n'est pas une fin en soi. En examinant la manière dont SharePoint est utilisé, vous découvrirez où les choses peuvent être améliorées. De petits changements dans la structure ou les méthodes de travail peuvent faire une grande différence.

La mise en œuvre de SharePoint va au-delà de la technologie

Un Mise en œuvre de SharePoint va bien au-delà de la prestation technique. La technologie seule ne garantit pas une meilleure collaboration ou efficacité. Le véritable succès réside dans la manière dont les employés l'utilisent, dans l'adéquation de l'environnement avec leurs tâches quotidiennes et dans les conseils qu'ils reçoivent pour commencer à l'utiliser.

Chez VanRoey, nous pensons qu'une forte Adoption de SharePoint par les utilisateurs fait la différence entre un système qui se contente d'exister et un système qui fonctionne vraiment. C'est pourquoi nous nous concentrons non seulement sur la mise en œuvre, mais surtout sur la façon dont les gens utilisent SharePoint :

• Nous guidons les organisations dès le premier jour, en veillant à la structure et à la facilité d'utilisation, par le biais de diverses séances d'inspiration, d'ateliers et de cours de formation.
• Notre formation est pratique, adaptée au rôle et au département, de sorte que les employés en ressentent rapidement les avantages.
• Les entreprises qui travaillent déjà avec SharePoint et qui rencontrent des problèmes d'adoption peuvent également compter sur un soutien ciblé. Pensez à restructurer l'environnement, cours supplémentaires ou l'encadrement de nouveaux employés.
• Nous suivons ensuite l'utilisation par département afin de voir si des ajustements sont nécessaires et si l'adoption reste optimale.

Voulez-vous que vos employés commencent vraiment à utiliser SharePoint et obtiennent un retour maximal sur votre investissement ? Contactez nos experts et découvrez comment nous pouvons travailler ensemble pour faire de votre projet un succès. Adoption de SharePoint par les utilisateurs renforcer, avec des conseils pratiques et une formation ciblée adaptée à votre organisation.