Chez VanRoey, nous avons donc opté pour une solution intelligente et évolutive : nous avons construit notre propre HR Buddy, un chatbot piloté par l'IA qui répond aux questions RH 24/7, aide les employés plus rapidement et soulage nos collègues RH. Dans ce blog, vous découvrirez pourquoi nous avons fait cela, quel est l'impact et pourquoi cela peut être une énorme valeur ajoutée pour votre organisation également.

Le défi : beaucoup de questions, peu de temps

Les RH reçoivent quotidiennement des questions récurrentes sur les congés, la feuille de paie, la procédure de maladie, les voitures de société, les formulaires de congé, les commissions de recommandation et bien d'autres choses encore.

Notre analyse a montré que plus de 60 questions différentes (représentant 75% de toutes les questions relatives aux ressources humaines) peuvent recevoir une réponse parfaitement automatique. Je vous manque, Directeur des ressources humaines chez VanRoey. “Cela ne signifiait qu'une chose : il était temps d'automatiser intelligemment, et de laisser notre équipe se débrouiller pour le faire !”

La solution : notre propre HR Buddy, fabriqué en France. Copilot Studio

Notre "HR Buddy" a été développé en Copilot Studio et nourri de notre documentation, de nos politiques et de nos processus internes en matière de ressources humaines. Il comprend donc le contexte de notre organisation et fournit des réponses précises et cohérentes.

Nous fixons également des limites claires :

• Que peut répondre le binôme ? Informations génériques sur les RH, procédures, explication des politiques...
• Qu'est-ce qui doit être transmis aux RH ? Les questions personnelles, sensibles ou individuelles telles que les jours de congé restants ou les informations sur le salaire.

En outre, le compagnon affiche toujours la source de sa réponse, de sorte que les employés peuvent cliquer sur la politique originale. Transparent, clair et efficace.

L'impact : les employés sont aidés plus rapidement, les RH regagnent du temps

Réponses instantanées 24/7

Pas de temps d'attente. Pas de tickets. Pas d'e-mails. Les employés trouvent ce dont ils ont besoin en quelques secondes.

Le RH maintient l'accent sur le contact personnel et l'entreprise

En automatisant les questions répétitives, les RH auront à nouveau de la marge :

• l'orientation personnelle
• discussions sur le bien-être
• embarquement
• projets stratégiques
• image de marque de l'employeur

Apprentissage continu grâce au retour d'information automatique

Chaque utilisateur peut donner son avis après chaque réponse. Ce retour d'information parvient directement aux RH, les incitant continuellement à affiner les politiques, à créer de la documentation et à rendre le "HR Buddy" un peu plus intelligent à chaque fois.

En conséquence, la qualité des réponses ne cesse d'augmenter et le système évolue avec les besoins de l'organisation.

Utilisation abordable (pay-as-you-go : ±24€ pour 300 requêtes)

Avec une consommation à la carte d'environ 24 euros pour environ 300 requêtes par mois, notre HR Buddy reste extrêmement économique. Grâce à ce faible coût opérationnel, nous traitons des centaines de requêtes par mois, ce qui en fait l'un de nos outils internes les plus rentables et les plus évolutifs.

Téléchargez notre aperçu des licences ici, les récompenses et les conditions pour Copilot !

Des résultats qui parlent d'eux-mêmes

Depuis son introduction, nous constatons :

• 25% moins de courriers dans la boîte aux lettres des RH grâce à l'élimination des questions récurrentes
• une intégration plus rapide et une plus grande satisfaction des employés
• les RH se concentrent davantage sur les cas personnels
• une documentation améliorée et actualisée grâce au retour d'information
• une organisation qui utilise activement l'IA au lieu de se contenter d'en parler

L'adoption interne a également été stimulée grâce à une campagne d'adoption précoce, qui a impliqué les collègues dans l'optimisation dès le premier jour.

Qu'est-ce qu'un "HR Buddy" peut apporter à votre organisation ?

De nombreuses organisations sont confrontées aux mêmes défis que nous : des capacités limitées en matière de ressources humaines, des attentes élevées de la part des employés et le désir de réagir plus rapidement.

Grâce à notre expérience, nous pouvons désormais construire des chatbots RH sur mesure pour d'autres entreprises. Entièrement sur mesure pour :

• vos politiques
• vos systèmes (tels que SharePoint)
• le ton de la voix
• vos besoins

De l'utilisation interne à la mise en œuvre complète : nous accompagnons l'ensemble du processus.

Conclusion : l'IA ne fait que rendre les RH plus humaines

Notre HR Buddy ne remplace pas les RH, il les renforce. En automatisant les requêtes répétitives, les employés obtiennent de l'aide plus rapidement et les RH ont plus de temps à consacrer à ce qui compte vraiment : les personnes.

L'IA dans les RH n'est pas un futur. C'est aujourd'hui. Et ça marche.

Vous vous demandez comment un HR Buddy peut aider votre organisation ? Nous serions ravis de vous le montrer en action. Contactez-nous pour une consultation sans engagement.