Belangrijkste inzichten
- Automatiseert tot 75% van alle HR-vragen dankzij AI
- 24/7 directe HR-antwoorden zonder tussenkomst van HR
- Budgetvriendelijk pay-as-you-go model: ±€24 voor 300 vragen
- HR krijgt opnieuw tijd voor persoonlijke begeleiding en strategisch werk
Bij VanRoey kozen we daarom voor een slimme, schaalbare oplossing: we bouwden onze eigen HR Buddy, een AI‑gestuurde chatbot die 24/7 HR‑vragen beantwoordt, medewerkers sneller helpt en onze HR-collega’s ontlast. In deze blog lees je waarom we dit deden, wat de impact is en waarom dit ook voor jouw organisatie een enorme meerwaarde kan zijn.
De uitdaging: veel vragen, weinig tijd
HR krijgt dagelijks terugkerende vragen over o.a. vakantie, payflip, ziekteprocedure, bedrijfswagens, verlofvormen, referral-fees en meer.
Uit onze analyse bleek dat meer dan 60 verschillende vragen (goed voor 75% van alle HR‑vragen) perfect automatisch beantwoord kunnen worden, vertelt Karin Versmissen, HR Director bij VanRoey. “Dat betekende maar één ding: tijd om slim te automatiseren, en laat ons team daar nu net goed in zijn..!”
De oplossing: onze eigen HR Buddy, gemaakt in Copilot Studio
We bepaalden ook duidelijke grenzen:
- Wat mag de buddy beantwoorden? Generieke HR‑informatie, procedures, uitleg over policies…
- Wat moet naar HR? Persoonlijke, gevoelige of individuele vragen zoals resterende verlofdagen of looninformatie.
Daarnaast geeft de buddy altijd de bron van zijn antwoord weer, zodat medewerkers kunnen doorklikken naar de originele policy. Transparant, duidelijk en efficiënt.
De impact: medewerkers sneller geholpen, HR wint tijd terug
24/7 directe antwoorden
Geen wachttijden. Geen tickets. Geen mails. Medewerkers vinden binnen enkele seconden wat ze nodig hebben.
HR behoudt de focus op persoonlijk contact en de business
Door repetitieve vragen te automatiseren, krijgt HR opnieuw ruimte voor:
- persoonlijke begeleiding
- welzijnsgesprekken
- onboarding
- strategische projecten
- employer branding
Continu leren dankzij automatische feedback
Elke gebruiker kan feedback geven na elk antwoord. Die feedback komt rechtstreeks bij HR terecht, waardoor HR continu wordt getriggerd om policies te verfijnen, documentatie verder uit te bouwen en de HR Buddy telkens een stukje slimmer te maken.
Hierdoor blijft de kwaliteit van de antwoorden stijgen en groeit het systeem mee met de noden van de organisatie.
Betaalbaar in gebruik (pay-as-you-go: ±€24 voor 300 vragen)
Met een pay-as-you-go verbruik van ongeveer €24 voor zo’n 300 vragen per maand blijft onze HR Buddy bijzonder budgetvriendelijk. Dankzij deze lage operationele kost verwerken we honderden vragen per maand, wat hem een van onze meest rendabele en schaalbare interne tools maakt.
Download hier ons overzicht van licenties, prijzen & requirements voor Copilot!
Resultaten die spreken
Sinds de introductie zien we:
- 25% minder mails in de HR-mailbox dankzij het wegvallen van terugkerende vragen
- snellere onboarding en hogere medewerkerstevredenheid
- meer focus bij HR op persoonlijke cases
- betere, up‑to‑date documentatie dankzij feedback
- een organisatie die AI actief gebruikt in plaats van er alleen over te praten
Interne adoptie werd bovendien extra gestimuleerd dankzij een early-adopteractie, waardoor collega’s vanaf dag één betrokken waren bij de optimalisatie.
Wat kan een HR Buddy voor jouw organisatie betekenen?
Veel organisaties worstelen met dezelfde uitdagingen als wij: beperkte HR‑capaciteit, hoge verwachtingen van medewerkers, en de wens om sneller te antwoorden.
Dankzij onze ervaring kunnen we nu ook HR‑chatbots op maat bouwen voor andere bedrijven. Volledig afgestemd op:
- jullie policies
- jullie systemen (zoals SharePoint)
- jullie tone of voice
- jullie noden
Van intern gebruik tot volledige implementatie: wij begeleiden het hele traject.
Conclusie: AI maakt HR net menselijker
Onze HR Buddy vervangt HR niet, hij versterkt HR. Door repetitieve vragen te automatiseren, krijgen medewerkers sneller hulp en krijgt HR meer ruimte voor wat echt telt: mensen.
AI in HR is geen toekomstmuziek. Het is vandaag. En het werkt.
Benieuwd hoe een HR Buddy jouw organisatie kan helpen? We tonen het je graag in actie. Neem contact met ons op voor een vrijblijvend consult.
btw nr.
Auteur
Artikel geschreven door
Emiel maakt sinds 2023 deel uit van ons team en leidt onze initiatieven binnen cruciale sectoren zoals Bouw en Productie. Met zijn brede marketingexpertise versterkt hij onze merkbeleving door strategische eventcoördinatie, contentcreatie en employer branding met focus op sterke leadgeneratie.
deel dit bericht:
