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Feuille de route : De la structure des dossiers aux métadonnées

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Le serveur de fichiers classique semble être condamné. Nous assistons de plus en plus au passage d'un serveur de fichiers à un système de gestion de documents et de contenu tel que SharePoint Online. Pour les entreprises qui vont (bientôt) se livrer à cet exercice, nous proposons ci-dessous un plan pratique, étape par étape.

Il n'est pas surprenant que de plus en plus de personnes franchissent le pas et migrent vers SharePoint Online. Il offre la stabilité et possède de nombreuses fonctionnalités étendues. Dire adieu à leur serveur de fichiers classique, où il y a maintenant tellement de dossiers partagés qu'il est presque impossible de voir la forêt pour les arbres, est une étape logique.

Bien sûr, une telle migration ne se fait pas en un, deux, trois. Il est préférable d'utiliser une approche structurée avec un plan d'accompagnement étape par étape. Grâce à nos nombreuses années d'expertise dans ce domaine, nous souhaitons vous donner un petit aperçu de notre approche.

Quelle est la meilleure façon de procéder ?

1. Carte tout

Avant de pouvoir parler d'un projet de migration, une analyse doit être faite. Nous recensons ici les documents et/ou autres contenus dont dispose l'entreprise et leur emplacement. Dans la plupart des cas, cela implique une migration d'un serveur SharePoint, d'un serveur de fichiers ou d'un stockage en nuage vers SharePoint Online. Après l'analyse, nous avons un aperçu de toutes les données et nous pouvons jeter un regard critique sur celles qui sont encore pertinentes pour l'entreprise. C'est là que s'opère le premier filtrage des données.

2. Concevoir une structure (de base)

Une fois que toutes les données ont été filtrées pour la première fois, nous commençons à déterminer la structure. Cette structure doit être conviviale et tenir compte de la croissance potentielle de l'entreprise en question. Avant de définir la nouvelle structure, nous consultons les différents départements de l'entreprise. Bien sûr, le département informatique est impliqué, mais aussi le groupe peut-être le plus important : les utilisateurs finaux. À notre avis, une nouvelle structure ne peut jamais être réalisée sans être testée auprès des utilisateurs finaux, puisque ce groupe sera en contact avec elle au quotidien.

Une fois que nous avons défini une structure logique, qui nous semble conviviale et à l'épreuve du temps, nous pouvons réfléchir à la structure des droits. Qui peut faire quoi, et où. C'est peut-être le moment où beaucoup de gens abandonnent. Beaucoup sont effrayés par la quantité de travail qu'implique une migration. C'est compréhensible, mais il est également essentiel que la base soit en place avant que le nouvel environnement puisse être utilisé. En tant que prestataire de services, nous pouvons vous fournir un soutien optimal et des conseils si nécessaire. Veuillez noter que personne ne connaît les données au sein de votre organisation aussi bien que vos propres employés.

3. Adoption avec la gestion du changement

Nous avons constaté à plusieurs reprises que les entreprises ne s'engagent pas (suffisamment) en faveur de l'adoption. C'est une erreur qui a surtout été commise dans le passé. Une organisation achète un nouveau système informatique coûteux et l'introduit dans l'entreprise. L'adoption par les utilisateurs n'étant pas au centre des préoccupations de l'entreprise, le système n'est pas utilisé de manière optimale.
Chez VanRoey.be, nous pensons que c'est la partie la plus cruciale d'une migration réussie vers SharePoint Online. C'est pourquoi nous employons plusieurs experts qui peuvent se qualifier de "praticiens du changement" selon la méthodologie Prosci. Ces experts vous apportent l'éclairage nécessaire pour mener à bien l'adoption des utilisateurs grâce à nos services de apprentissage continu paquet.

La plupart des entreprises oublient parfois que la migration vers un nouveau système ne nécessite pas seulement la connaissance nécessaire du nouveau progiciel. Les employés doivent également s'adapter à la nouvelle méthode de travail. Dans le cas de SharePoint Online, ce n'est pas différent. Au cours des différents ateliers que nous donnons ou menons dans une entreprise pour concevoir la nouvelle structure, nous remarquons souvent que les gens sont bloqués dans leur façon de penser. Ils sont trop concentrés sur la création d'une structure de dossiers. C'est logique puisque Microsoft nous pousse dans cette direction depuis Windows 95. Vous vous reconnaissez peut-être dans la création constante de nouveaux dossiers pour y placer des documents, car "comment trouver ces documents autrement ?". Dans SharePoint Online, il est plus efficace de "marquer" les documents avec des métadonnées. Grâce à une fonction de recherche très puissante et intuitive, les documents souhaités apparaissent. De cette façon, trouver des documents est un jeu d'enfant, au lieu de naviguer sans cesse dans les dossiers pour trouver votre document.

Les bons accords font les bons amis. C'est pourquoi nous commençons la migration en concluant de bons accords entre les deux parties. Nous discutons de la manière dont nous allons procéder, en général nous utilisons un département pilote. Si cette mise en route est réussie, il sera possible de planifier quels départements seront mis en service à quel moment, et de superviser la phase de test.

Tous ces accords garantissent la transparence entre les deux parties, ce qui est nécessaire pour que tout reste sur la bonne voie et que la migration soit menée à bien. Pendant le processus en direct, nous gardons constamment le pouls de la situation, afin de pouvoir procéder aux ajustements nécessaires. Comme nous l'avons déjà mentionné, nous ne vous donnons dans cet article qu'un petit aperçu des possibilités. En réalité, nous allons approfondir ce sujet.

4. Prendre en charge la gestion

Bien entendu, la coopération ne doit pas s'arrêter après la migration et nous proposons également plusieurs contrats de services gérés afin de soulager le client autant que possible. Nous assurons une gestion optimale de votre environnement. À cette fin, nous prévoyons toujours une réunion d'introduction pour apprendre à connaître le client (encore mieux) et élaborer une proposition sur mesure. Nous devons répondre à vos besoins.

Des questions ?

Vous voulez en savoir plus sur SharePoint? Ou avez-vous encore des questions sur une éventuelle migration ? Nous sommes heureux de vous aider, alors n'hésitez pas à nous contacter.

"Il n'est pas surprenant que de plus en plus de personnes franchissent quand même le pas et migrent vers SharePoint Online. Il vous offre la stabilité et dispose de nombreuses fonctionnalités étendues."
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Écrit par :

Pol Van Dingenenen
Consultant en affaires

Rejoint VanRoey.be en 2017 en tant que Business Consultant SharePoint et Office 365, spécialisé dans l'analyse fonctionnelle et l'adoption des utilisateurs.

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