Stappenplan: Van mappenstructuur naar metadata

Niet vreemd dat steeds meer mensen toch de sprong wagen en migreren naar SharePoint Online. Het biedt je stabiliteit en heeft tal van uitgebreide functionaliteiten. Afscheid nemen van hun klassieke fileserver, waar er ondertussen zoveel gedeelde mappen zijn dat het haast onmogelijk is om door de bomen het bos te zien, is dus een logische stap.

Natuurlijk is zo’n migratie niet op één, twee, drie gebeurd. Hiervoor kan er best een gestructureerde aanpak met bijhorend stappenplan gehanteerd worden. Dankzij onze vele jaren expertise op dit gebied willen we voor jullie een tipje van de sluier oplichten met betrekking tot onze aanpak.

Hoe pak je dit best aan?

1. Breng alles in  kaart

Alvorens van een migratietraject te spreken, moet er eerst een analyse gebeuren. Hier brengen we in kaart welke documenten en/of andere inhoud het bedrijf heeft en waar deze zich situeren. In de meeste gevallen betreft het een migratie van een SharePoint Server, fileserver of cloud storage naar SharePoint Online. Na de analyse hebben we een overzicht van alle data en kunnen we met een kritisch oog gaan kijken welke van deze data effectief nog relevant zijn voor het bedrijf. Hier gebeurt al de eerste filtering van de data.

2. Ontwerp een (basis)structuur

Nadat alle data een eerste keer is gefilterd, gaan we aan de slag met het bepalen van de structuur. Deze structuur moet gebruiksvriendelijk zijn én rekening houden met de potentiële groei van het bedrijf in kwestie. Alvorens de nieuwe structuur te definiëren, gaan we in overleg met verschillende afdelingen binnen het bedrijf. Uiteraard wordt de IT-afdeling hierin betrokken, maar ook misschien wel de belangrijkste groep: de eindgebruikers. Volgens ons kan er nooit een nieuwe structuur gemaakt worden zonder deze bij de eindgebruikers af te toetsen aangezien deze groep hier dagdagelijks mee in aanraking zal komen.

Eenmaal we een logische structuur hebben gedefinieerd, die volgens ons gebruiksvriendelijk en future proof is, kunnen we nadenken over de rechtenstructuur. Wie kan wat, op welke plek. Dit is misschien wel het moment waarop veel mensen afhaken. Velen schrikken van de hoeveelheid werk dat met een migratie gepaard gaat. Dit is begrijpelijk maar het is ook van essentieel belang dat de basis goed zit alvorens de nieuwe omgeving in gebruik kan worden genomen. Wij als dienstverlener kunnen jullie hierin optimaal ondersteunen en raad geven waar nodig. Weet wel dat er echter niemand is die de data binnen jullie organisatie zo goed kent als jullie eigen werknemers.

3. Adoptie m.b.v. change management

We hebben al herhaaldelijk gezien dat bedrijven niet (genoeg) inzetten op adoptie. Dit is een fout die voornamelijk vroeger werd gemaakt. Een organisatie koopt een duur nieuw IT-systeem en introduceert dit binnen het bedrijf. Omdat er niet wordt ingezet op gebruikersadoptie binnen het bedrijf, wordt het systeem niet optimaal benut.
Als VanRoey.be zijnde vinden wij dat dit net het meest cruciale onderdeel is van een succesvolle migratie naar SharePoint Online. Hiervoor hebben we meerdere experten in dienst die zich “Change practitioner” mogen noemen volgens de Prosci methodologie. Deze experten ondersteunen jullie in de benodigde inzichten om de adoptie van de gebruikers tot een succesvol einde te brengen met ons continuous learning pakket.

De meeste bedrijven vergeten soms wel eens dat voor de migratie naar een nieuw systeem niet enkel de nodige kennis vereist van het nieuwe pakket. De medewerkers dienen evenzeer een mind shift te maken naar de nieuwe manier van werken. In het geval van SharePoint Online is dit niet anders, tijdens de diverse workshops die we bij een bedrijf uitvoeren/geven om de nieuwe structuur te ontwerpen, merken we vaak op dat mensen vastgeroest zijn in hun manier van denken. Ze zijn te hard gefocust op het creëren van een mappenstructuur. Dit is natuurlijk ook niet meer dan logisch aangezien Microsoft ons al sinds Windows 95 in deze richting duwt. Je herkent jezelf misschien wel in het constant aanmaken van nieuwe folders om documenten in te plaatsen want “hoe kan ik deze documenten anders terugvinden?”. In SharePoint Online is het efficiënter om documenten te ‘taggen’ met metadata. Met behulp van een zeer krachtige en intuïtieve zoekfunctie worden de gewenste documenten tevoorschijn getoverd. Op deze manier is documenten terugvinden kinderspel, in tegenstelling tot eindeloos te navigeren in mappen om zo je document terug te vinden.

Goede afspraken maken goede vrienden. Daarom starten we de migratie met het maken van goede afspraken tussen de beide partijen. Er wordt besproken hoe we te werk gaan, meestal gebruiken we een pilootafdeling. Indien deze opstart succesvol is, kan er een planning worden opgemaakt welke afdelingen wanneer live gaat, alsook begeleiden we de testfase hiervan.

Al deze afspraken zorgen voor transparantie tussen beide partijen en dit is nodig om alles in goede banen te leiden en de migratie tot een succesvol einde te brengen. Gedurende de livegang houden we voortdurend de vinger aan de pols, zodat we kunnen bijsturen waar nodig. Zoals eerder vermeld lichten we in deze blogpost maar een tipje van de sluier op. In realiteit gaan we hier nog dieper op in.

4. In beheer nemen

Natuurlijk hoeft de samenwerking niet te stoppen na de migratie en bieden we ook verscheidene managed services contracten aan om de klant zo maximaal mogelijk te ontlasten. Wij zorgen voor een optimaal beheer van jouw omgeving. Hiervoor plannen we steeds een kennismakingsgesprek in om de klant (nog) beter te leren kennen en zo een voorstel op maat uit te werken. Jouw noden dienen ingelost te worden door ons.

Vragen?

Wil je meer weten over SharePoint? Of heb je nog vragen rond een eventuele migratie? Wij helpen je graag verder dus aarzel niet om ons te contacteren.