Bloquer et fermer la boîte aux lettres
Pour aller droit au but : en fait, vous devriez avoir une boîte aux lettres personnelle verrouiller et supprimer le jour du départ de l'employé. En effet, une boîte aux lettres électronique, qu'elle soit au nom personnel de l'employé ou non, et qui peut également être utilisée par l'employeur à des fins privées, contient des données personnelles et relève donc de la vie privée de l'employé. Par conséquent, le contenu d'une boîte aux lettres électronique qui est également utilisée à des fins privées ne peut pas être simplement vérifié.
Ainsi, selon le GDPR, vous n'êtes pas autorisé à laisser une boîte aux lettres personnelle, qui est au nom de l'employé, ouverte lorsqu'il quitte l'entreprise, et encore moins à la consulter. Au plus tard 1 mois après la date de départ de l'employé, la boîte aux lettres doit être définitivement fermée. Ce mois supplémentaire vous donne encore la possibilité d'avertir les clients, par exemple par le biais de l'envoi d'une lettre d'information (out-of-office).
En revanche, une boîte aux lettres fonctionnelle ou générale, par exemple info@..., ne doit pas être fermée.
Toutefois, vous devriez toujours bloquer immédiatement la boîte aux lettres de l'employé le jour de son départ. Vous éviterez ainsi les abus. Mais bloquer une boîte aux lettres ne signifie pas la fermer définitivement. Vous devez encore donner à l'employé la possibilité de supprimer ou de transférer ses courriels privés. Il est préférable de le faire en concertation.
Obligation d'information
Un point très important dans cette histoire : une entreprise a un devoir d'information pour le contrôle des données personnelles. En d'autres termes, tout ce qui se passe à ce sujet lors du départ d'un employé doit lui être communiqué au préalable par le biais d'une politique. Ou, s'il n'y a pas de politique, l'employé doit au moins être informé par lettre, au moment de son départ, des mesures que l'employeur a l'intention de prendre concernant la boîte aux lettres.
La transparence est très importante. Dès que vous essayez de cacher des choses, les gens se méfient et invoquent plus facilement une violation de la vie privée.
Qu'en est-il des courriers contenus dans cette boîte aux lettres ?
Fermer une boîte aux lettres, c'est bien, mais il reste probablement quelques messages dans cette boîte. Qu'en faites-vous ? Avez-vous encore le droit de les consulter ? La réponse dépend de la situation.
Tant que la boîte aux lettres est ouverte, vous pouvez théoriquement y entrer. Mais il est préférable de ne pas le faire. S'il s'agit d'une boîte aux lettres que l'employé était également autorisé à utiliser à titre privé, elle contiendra sans aucun doute des courriers électroniques privés. Et selon les lois sur la protection de la vie privée, vous n'avez pas le droit d'y jeter un coup d'œil. C'est pourquoi vous ne pouvez pas fouiller dans une boîte aux lettres.
Mais vous avez besoin d'un courrier important dont vous savez qu'il se trouve dans la boîte aux lettres, par exemple un bon de commande ? Dans ce cas, il s'agit de l'intérêt économique de l'entreprise et vous êtes autorisé à aller le chercher. Mais attention, ce n'est pas à la portée de n'importe qui. Vous devez désigner une personne de confiance et elle seule est autorisée à consulter la boîte aux lettres. Cette règle a également pour but d'éviter les abus. Mais même cette personne n'est pas autorisée à consulter des courriels privés.
L'identité de cette personne de confiance doit également faire l'objet d'une politique et être communiquée aux employés.
L'importance de ces courriers électroniques dépend également du degré de responsabilité de l'employé. Une personne qui a occupé un poste de direction et qui a été employée par l'entreprise pendant une longue période a probablement des informations importantes dans sa boîte aux lettres. Si c'est le cas, ce mois supplémentaire peut être prolongé jusqu'à un maximum de 3 mois. L'employé doit toutefois en être informé.
Pouvez-vous faire suivre un message à une autre personne ?
En principe, cela serait autorisé pendant la période où la boîte aux lettres est encore ouverte, à condition que les courriers soient envoyés à la personne de confiance et que seuls les courriers professionnels soient transférés. Étant donné qu'il n'est pas toujours facile d'indiquer quels courriers sont professionnels, cette méthode de travail n'est pas privilégiée.
Toutefois, il n'est pas permis de lier ou de transmettre la boîte aux lettres personnelle de l'ex-employé à un autre utilisateur. Cela n'est autorisé que pour les boîtes aux lettres fonctionnelles (par exemple boekhouding@eurosys.be) qui, comme indiqué ci-dessus, ne doivent jamais être fermées lors du départ d'un employé.
Une solution : le système "out-of-office
Il est toutefois judicieux de définir une limite de office pour la boîte aux lettres personnelle. Ainsi, en tant qu'entreprise, vous ne commettez pas l'erreur d'être confronté à des courriels privés. Il est certainement conseillé d'inclure l'éventuel successeur dans le message. Il y a ainsi moins de risques que des courriels soient perdus à l'avenir.
Bien entendu, vous ne pouvez définir cette sortie de office que pour la durée pendant laquelle la boîte aux lettres est encore en ligne. Donc un ou trois mois au maximum, selon la situation. Pendant cette période, vous devez contacter tous les clients pour les informer du départ.
Dès que la boîte aux lettres est effectivement fermée, l'expéditeur de tout courrier reçoit une notification du serveur de messagerie indiquant que la boîte aux lettres n'existe plus. Vous devez alors envoyer un courrier test à cette boîte aux lettres fermée afin de pouvoir imprimer cette notification comme preuve.
N'essayez pas de déconnecter ce out-of-office du contrôle. N'utilisez le mois où vous disposez encore de l'out-of-office que pour joindre vos clients et non pour vérifier la boîte aux lettres. Si vous vérifiez la boîte aux lettres, cela doit se faire par l'intermédiaire du syndic et vous devez avoir mis à jour votre politique en conséquence.
Que se passe-t-il en cas de licenciement avec effet immédiat ?
En cas de licenciement sans préavis, vous êtes toujours autorisé à consulter votre boîte aux lettres personnelle. Il s'agit de l'intérêt légitime de l'entreprise (par exemple, la continuité). L'employé n'a donc pas la possibilité de nettoyer lui-même sa boîte aux lettres.
La boîte aux lettres personnelle est également une boîte aux lettres professionnelle, vous pouvez donc supposer qu'elle contient des courriers professionnels. Mais vous n'êtes pas encore autorisé à consulter tous les courriers. Les courriers dont vous pouvez dire au premier coup d'œil qu'il s'agit de courriers privés ne doivent absolument pas être ouverts. L'exercice doit également être limité dans le temps. En fonction du contexte et dans le cadre d'un litige juridique, il peut y avoir une autre raison d'aller vérifier la boîte aux lettres.
Une entreprise peut-elle voir quels courriels ont été envoyés ou supprimés ?
Ce n'est qu'en cas de soupçon d'intérêt illégitime ou d'abus qu'une entreprise peut aller vérifier les courriels que l'employé a encore envoyés ou supprimés pendant sa période de préavis. Pensez à la concurrence, par exemple. Mais il n'est pas permis de passer au crible sans autre forme de procès. Et vous ne pouvez en aucun cas prendre connaissance du contenu des courriels privés.
La situation idéale
Nous avons brièvement évoqué ce que vous pouvez ou ne pouvez pas faire avec une boîte aux lettres personnelle lors du départ d'un employé, mais il existe un moyen simple d'éviter tous ces problèmes. Mais il existe un moyen simple d'éviter tous ces problèmes : il s'agit de s'asseoir avec l'employé avant son départ et de en parcourant ensemble la boîte aux lettres. L'employé retire ses courriels privés et les courriels professionnels importants sont placés dans un dossier ou dans le système ERP. Ainsi, avant même le dernier jour de travail de l'employé, vous savez qu'aucun courrier important ne s'est perdu dans la boîte aux lettres.
En outre, en tant qu'entreprise, il est préférable d'éviter d'avoir beaucoup de courriers électroniques dans une boîte aux lettres. Si les courriels importants doivent toujours être placés dans un dossier ou dans le système immédiatement, les courriels peuvent être supprimés plus rapidement. Ainsi, la boîte aux lettres perd de son importance et l'on revient à l'essence même de la boîte aux lettres : un outil de communication.
Si cela ne fonctionne pas, vous pouvez également éviter les problèmes en gardant les boîtes aux lettres purement professionnelles (cela doit être indiqué dans la politique) ou en travaillant avec des boîtes aux lettres fonctionnelles qui ne peuvent pas être utilisées à des fins privées. Une autre possibilité consiste à obliger l'employé autorisé à utiliser une boîte aux lettres privée à travailler avec des dossiers séparés pour le courrier privé et professionnel, de sorte que tout suivi nécessaire de la boîte aux lettres, par exemple en cas de maladie de l'employé, puisse être effectué dans l'intérêt de la continuité de l'entreprise tout en respectant la vie privée de l'employé.
L'accord du salarié peut également avoir une valeur importante, mais cet accord doit être donné après le licenciement.
Conclusion
Les principaux éléments de cette histoire sont les suivants :
La boîte aux lettres personnelle peut encore 1 mois rester en ligne après le départ de l'employé.
Vous devez transparent communiquer tout suivi ou contrôle de la boîte aux lettres lors du départ : une politique informatique bien développée est indispensable !
Il faut regarder la intérêtsIl s'agit d'un équilibre entre les intérêts économiques de l'entrepreneur et la vie privée de l'employé. Parfois, la vie privée peut être violée, mais il s'agit d'une mise en balance des intérêts et elle n'est pas absolue. La prudence reste donc de mise à tout moment.
Cet article a été réalisé en collaboration avec Odigo Lawyers.
