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Des réunions encore plus efficaces avec les équipes grâce à ces 8 conseils

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Les équipes évoluent à la vitesse de l'éclair. Récemment, nous avons mis en évidence la caractéristique relativement peu connueÉvénements en direct des équipesune solution permettant d'atteindre jusqu'à 10 000 personnes simultanément. Aujourd'hui, nous faisons un zoom sur certaines des fonctionnalités sous-exposées dans les équipes Microsoft qui font passer les réunions en ligne à un niveau supérieur.

La plupart des fonctions suivantes sont disponibles avec chaque appel vidéo. Toutefois, certaines fonctions ne sont disponibles que lorsque vous organisez une réunion et la transformez en "réunion d'équipe". Les participants peuvent alors facilement cliquer sur participer à partir de l'invitation.

1. Plus de respect de la vie privée et/ou de professionnalisme avec des antécédents personnalisés

Tous les yeux sont tournés vers vous. Ne vous laissez pas distraire par un contexte chaotique ou désordonné à la maison ou au bureau. Avec Teams, vous avez pu rendre votre arrière-plan flou pendant longtemps, mais depuis peu, vous pouvez également télécharger et utiliser vos propres arrière-plans lors des téléconférences. De cette façon, vous donnez une impression professionnelle ou l'atmosphère peut être rendue un peu plus légère.

Vous pouvez également télécharger une belle photo de vous derrière votre bureau. Si vous couvrez ensuite votre webcam, vos interlocuteurs ne verront que cette photo en plein écran. Une solution intermédiaire pratique.

2. Partager la fenêtre ou l'écran

Partager votre écran pendant une réunion est toujours un peu risqué. Soudain, un pop-up à l'image d'un chat délicat dans Teams... ou pire ; un message WhatsApp de votre meilleur ami à propos du week-end dernier... Vous ne voulez pas non plus afficher accidentellement toute votre boîte de réception.

Avec Teams, vous pouvez utiliser la fonction "partage d'écran" pour choisir un programme individuel ou votre écran entier. Dans ce dernier cas, en cas de configuration à double moniteur, vous pouvez également choisir de ne partager que l'écran 1 ou 2.

3. Demande de contrôle d'écran

"Pourriez-vous cliquer sur ce bouton ? Non, d'ici là..." Un problème courant lorsque quelqu'un partage un écran. C'est également ennuyeux lorsqu'il faut constamment changer d'image entre plusieurs parties si elles veulent toutes deux montrer quelque chose.

Les équipes peuvent contrôler ensemble un écran partagé. Vous verrez alors plusieurs curseurs se déplacer simultanément sur le même document, accompagnés d'une petite photo. Très utile, par exemple, lors des révisions ou lorsqu'un PowerPoint est présenté par plusieurs personnes.

4. Participants muets

Rien d'aussi ennuyeux qu'un participant qui appelle d'un environnement bruyant, ou qui reçoit une visite ou un appel lui-même et oublie de couper son micro. Les échos dans lesquels vous vous entendez parler sont également très dérangeants.

Heureusement, tous les participants à une réunion d'équipe peuvent facilement éteindre le microphone des autres participants pour éviter ce type de scénario.

5. Tableau blanc des dossiers, des notules et des équipes

"Où étaient ces notes déjà ? Où ai-je encore stocké ce rapport ? Chaque réunion d'équipe est accompagnée d'un tableau blanc Microsoft et d'un bloc-notes OneNote. Vous pouvez également partager des fichiers avec les invités.

Très pratique pour garder tout ensemble. Et vous pouvez accéder à toutes vos anciennes réunions soit via votre calendrier, soit via l'onglet "chat". De cette façon, vous ne pouvez rien perdre et toutes les informations sont centralisées.

6. Démarrer l'enregistrement

C'est un défi de réunir tout le monde en même temps. Il se peut aussi que de nombreuses décisions importantes soient prises, ou qu'il s'agisse d'un sujet ou d'une formation techniquement complexe... Dans tous les cas, il peut être utile de pouvoir revenir sur la réunion dans son intégralité.

Si vous cliquez sur "Démarrer l'enregistrement" au début, les participants seront informés et pourront ensuite suivre la réunion à leur propre rythme, via les équipes ou Microsoft Stream.

7. Fixation ou désactivation des contacts vidéo

Aujourd'hui, vous pouvez réunir jusqu'à 300 personnes dans une réunion, dont jusqu'à 49 personnes sont présentes simultanément. Il peut donc être utile d'identifier quelques chiffres clés afin de pouvoir les garder en mémoire à tout moment.

Vous pouvez également désactiver la vidéo entrante des contacts. Cela peut être utile pour économiser de la bande passante lorsque vous êtes sur une connexion limitée et que vous souhaitez optimiser l'expérience.

8. Ajout de personnes lors d'une réunion

Il arrive que vous ayez besoin de l'avis de quelqu'un de l'extérieur pour prendre certaines décisions. Vous pouvez donc toujours vous adresser à quelqu'un en privé par l'intermédiaire des équipes pour lui demander s'il peut être dérangé pendant un moment, puis l'ajouter à la réunion en cours.

Lors de la rédaction de ce blog, Microsoft a même annoncé quelques nouveautés au moment où Ensemble de la modeoù vous pouvez réunir les participants dans un auditorium virtuel. Il y aura également un "mode Focus" pour attirer encore plus l'attention sur les contenus partagés. Ainsi, nous répétons une fois de plus que Teams est en constante amélioration. Ce sont toutes ces petites caractéristiques qui, en fin de compte, font toute la différence.

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"Les bruits de fond et les échos peuvent facilement être évités en étouffant certains participants. Avec la fonction "écran partagé", vous pouvez choisir un programme individuel ou tout votre écran".

Écrit par :

Matthias Sanne
Commercialisateur et concepteur graphique

Il a rejoint le département marketing de VanRoey.be en janvier 2009 et s'est concentré sur le site VanRoey.be, le design d'interface utilisateur pour les applications et les plateformes cloud, la rédaction et le marketing créatif.

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