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Organiser un événement en direct pour les équipes ? Guide détaillé

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Maintenant que le travail à domicile est la norme, chacun commence progressivement à trouver sa voie pour Équipes MicrosoftL'un des outils de communication pratiques contenus dans le Office 365 & Microsoft 365 Cette application vous permet de collaborer encore plus efficacement (à distance) avec vos collègues. En plus des nombreuses fonctionnalités connues - telles que le partage de documents, le chat, le lancement de vidéoconférences, ... - vous pouvez également Organiser des événements en direct par le biais d'équipesSuper pratique si vous voulez donner des webinaires ou une présentation sans trop d'interactions "en direct" de la part des autres !

Comment mettre en place un événement en direct par équipe ?

En tant qu'organisateur d'un événement en direct, vous avez le contrôle total. Si vous voulez vraiment être en contact avec vos participants de manière interactive, il est préférable d'opter pour une réunion d'équipe régulière. Cela donne aux participants un peu plus de liberté, mais offre moins de contrôle à l'organisateur pendant la session en ligne. Voir la comparaison entre un événement en direct et une réunion d'équipe.

Attention : pour mettre en place un événement Teams Live, vous devez disposer de la bonne licence : une licence Office 365 Enterprise E1, E3 ou E5 ou une licence Office 365 A3 ou A5.

À quoi devez-vous faire attention lorsque vous créez un événement Microsoft Teams Live ?

  1. Il existe plusieurs rôles à la disposition des organisateurs, à savoir : producteur contre présentateurSelon le rôle choisi, vous pouvez mettre en place, partager et modérer certaines choses avant ou pendant un événement en direct par équipe.
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    PRODUCTEUR PRÉSENTATEUR
    Peut commencer et terminer un événement en direct Ne peut pas commencer ou terminer un événement en direct.
    Vous pouvez choisir de partager 1 ou 2 sources avec les participants. Important : une fois que vous avez cliqué sur "démarrer", vous ne pouvez pas passer à 1 ou 2 sources. Vous choisissez au préalable si vous voulez seulement partager du contenu (par exemple, un environnement de démonstration ou une présentation) avec ou sans vidéo (par exemple, votre webcam). Peut partager un contenu (par exemple une présentation), mais le producteur doit le préparer pour la diffusion en continu pour l'événement en direct.
    Vous pouvez publier ou supprimer les questions posées dans la fonction "Questions et réponses" du chat dans l'onglet "Nouveau", puis y répondre dans l'onglet "Publié". Vous pouvez ainsi facilement répondre à chaque question séparément ou envoyer un message à tous les participants via le chat. Vous pouvez publier ou supprimer les questions posées dans la fonction "Questions et réponses" du chat dans l'onglet "Nouveau", puis y répondre dans l'onglet "Publié". Vous pouvez ainsi facilement répondre à chaque question séparément ou envoyer un message à tous les participants via le chat.
    Le fond de la webcam peut-il ne pas s'éteindre. Peut brouiller l'arrière-plan de la webcam.
  2. Dans les paramètres, choisissez pour quelles personnes l'événement en direct doit être disponible : personnes et groupes, toute l'organisation ou publiquement.
    • Individus et groupesSeules des personnes et des groupes spécifiques peuvent regarder l'événement en direct.
    • Toute l'organisationSeules les personnes au sein de votre organisation peuvent participer à l'événement en direct (inscription obligatoire).
    • PublicL'événement en direct est accessible à tous ceux qui ont le lien, y compris les personnes extérieures à votre organisation.
  3. Dans les paramètres, choisissez à l'avance si vous souhaitez enregistrer l'événement en direct et si le enregistrement Uniquement pour les producteurs et le(s) présentateur(s), ou également pour les participants. Par défaut, les deux options sont cochées.
  4. Si vous voulez savoir qui a participé à l'événement en direct, activez le bouton 'Rapport sur les invitationsCette option est cochée par défaut dans les paramètres lors de la configuration d'un événement en direct, afin que vous puissiez savoir qui était présent lors de la session en ligne après l'événement en direct en tant qu'organisateur.
  5. N'oubliez pasQuestions et réponsesCette option n'est pas cochée par défaut lors de la configuration d'un événement en direct. Ce n'est que si vous l'activez qu'il y aura un Fonctionnalité de questions-réponses sont disponibles pendant l'événement en direct. Si vous ne l'activez pas, les questions peuvent toujours être posées via la fonction de chat ordinaire, mais en tant qu'organisateur, vous ne pourrez pas modérer les questions. En d'autres termes, chaque question posée sera publiée automatiquement et vous ne pourrez pas répondre (clairement) à chaque question séparément. Vos réponses seront également publiées automatiquement sous forme de message général à tous les participants.

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Événement en direct en tant que producteur ou présentateur

Le rôle d'un organisateur au sein d'un événement en direct n'affecte pas seulement les possibilités dont il dispose au sein de la session en ligne. Au fond, l'événement en direct est également affiché différemment. Par exemple, un producteur voit deux fenêtres pour mettre en place la session et un présentateur n'en voit qu'une seule.

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C'est ce que vous voyez en tant que producteur :

C'est ce que vous voyez en tant que présentateur :

 

Que voit un participant ou une participante ?

Les participants à l'événement en direct ne verront que le contenu présenté. Il peut s'agir d'une présentation seule (1 source) ou d'une présentation avec affichage vidéo (2 sources). Si vous choisissez de partager 2 sources avec les participants, par exemple, ils verront votre présentation à gauche et votre webcam à droite.

CONNAISSANCESSi vous, en tant qu'organisateur, quel que soit votre rôle, répondez à une question, un participant verra qu'un "modérateur" a répondu à la question. Cela semble très professionnel, surtout si vous organisez l'événement en direct avec plusieurs personnes au sein de votre organisation. De cette façon, le producteur et le présentateur peuvent tous deux répondre à la question sans que le participant ne voie qui (nom) a répondu à la question.

Rapports et enregistrement des événements en direct

Dès qu'un événement en direct est terminé, vous pouvez télécharger de nombreux rapports en tant qu'organisateur, qui offrent une foule d'informations et peuvent être trouvés : Retournez à l'événement en direct dans votre calendrier (via Équipes) et là vous pouvez trouver l'enregistrement ainsi que l'aperçu des rapports :

  • Rapport avec questions et réponsesafin que vous puissiez facilement passer en revue toutes les questions posées.
  • Rapport sur la participation des invitésDécouvrez qui a pris part à votre événement en direct, car pendant l'événement en direct, vous ne pouvez voir que le nombre d'invités qui y participent.

 

Le enregistrement de l'événement en direct peut être partagé de deux façons :

  • Vous pouvez télécharger et charger l'enregistrement via le canal de votre choix (par exemple YouTube, Facebook, LinkedIn, Microsoft Stream, votre propre site...) pour le partager avec d'autres.
  • En cliquant à nouveau sur "participer à la session en ligne", les participants (et les invités qui n'ont pas pu assister à la session) peuvent revoir l'événement à leur propre rythme.

( !) Veuillez noter que l'enregistrement ne reste disponible que pendant 180 jours.

Comparaison : événement en direct des équipes et réunion des équipes

 

Événement en direct des équipes Microsoft

Réunion des équipes Microsoft

Nombre maximum de participants  jusqu'à 10 000 participantsd'une durée maximale de 4u Jusqu'à 300 Participants
Les participants sont visibles : Nombre d'invités sans nom visibles pendant l'événement en direct. Pour plus d'informations, vous pouvez télécharger le rapport après. Nombre d'invités directement visibles avec leur nom lors de la
Réunion d'équipe.
Interaction des participants via la fonction de chat : Les questions peuvent être posées via la fonction de dialogue en ligne (Q&A chat).
(doit être activé dans les paramètres).
Les questions peuvent être posées via la fonction de chat ordinaire.
Interaction entre les participants par le biais d'un microphone et d'une vidéo : Pas de vidéo, pas de micro.

Les participants ne peuvent pas poser de questions par le biais du microphone ni utiliser leur appareil photo.

Avec vidéo et microphone.

Les participants peuvent choisir d'allumer leur caméra ou leur microphone. L'organisateur peut les mettre en sourdine individuellement, mais chacun peut à tout moment réactiver son microphone, de sorte que les questions peuvent toujours être posées via le microphone pendant l'appel.

Modérer les questions posées via la fonction de chat : Les questions peuvent être modérées de manière simple et pratique. Les modérateurs/organisateurs doivent publier les questions et peuvent ensuite répondre à chaque question séparément.

WEETY : Vous pouvez également poster un message général visible par tous dans la rubrique "Questions et réponses" du chat.

Les questions ne peuvent pas être modérées par les organisateurs. Chaque question posée via la fonction de chat est automatiquement publiée. Il n'est pas non plus possible de répondre à chaque question séparément.
Enregistrement d'une session en ligne : Un événement en direct est enregistré par défaut (automatiquement coché dans les paramètres) et peut être consulté via le lien de participation ou téléchargé et partagé par les organisateurs.

ATTENTION : lors d'un événement en direct, un participant peut facilement revenir en arrière s'il a manqué quelque chose.

Une réunion d'équipe n'est pas incluse par défaut.
L'organisateur de la réunion doit cliquer sur ce lien
(via les trois points de l'écran) au début de la réunion.
Interaction en temps réel Comme les participants peuvent faire une pause et/ou revenir en arrière, il n'est PAS possible d'utiliser par exemple des quiz interactifs (tels que Kahoot ou Menti) ou des applications qui nécessitent une interaction en temps réel. Certains regarderont - sans s'en rendre compte - des images d'il y a 10 secondes ou même 10 minutes. Vous pouvez facilement organiser et suivre l'interaction à travers votre public.

En bref, si vous souhaitez donner un webinaire ou une présentation en ligne à des personnes extérieures à votre organisation de manière professionnelle, alors Équipes Microsoft Événement en direct Si vous avez des questions sur les équipes Microsoft ou plus particulièrement sur les événements en direct des équipes, nos spécialistes seront heureux de vous aider.

Vous voulez en savoir plus sur les équipes ?

Des équipes conquièrent le monde de l'entreprise, et nous, ainsi que de nombreux clients, travaillons déjà ensemble de manière plus efficace et plus performante, si vous souhaitez une démonstration ou plus d'informations, nous serons heureux de vous aider !

"Si vous souhaitez donner un webinaire ou une présentation en ligne à des personnes extérieures à votre organisation de manière professionnelle, Microsoft Teams Live Event est fortement recommandé".

Écrit par :

Cindy Zuidwijk
Assistant marketing

Entré chez VanRoey.be en 2016 en tant qu'assistant marketing, avec une spécialisation en SEA, médias sociaux et gestion d'événements.

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