Overlay | VanRoey.be

Gids: Wat kan je met Teams Live Events?

Share on whatsapp
Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin
Share on email

Nu thuiswerken de norm is, begint stilaan iedereen zijn/haar weg te vinden naar Microsoft Teams. Één van de handige communicatietools vervat in het Office 365 & Microsoft 365 suite. Dankzij deze applicatie kan je nog efficiënter (vanop afstand) samenwerken met je collega’s. Naast de vele gekende features – zoals het delen van documenten, chatten, videoconferences opstarten,… – kan je ook Live Events organiseren via Teams. Super handig als je webinars wil geven of een presentatie zonder te veel ‘live’ interacties van anderen!

Hoe zet je een Teams Live Event op?

Als organisator van een Live Event heb jij de touwtjes volledig in handen. Wil je écht op een interactieve manier in contact staan met je deelnemers dan opteer je best voor een gewone Teams-vergadering. Dit biedt de deelnemers iets meer vrijheid, maar biedt minder controle tijdens de online sessie aan de organisator. Bekijk de vergelijking tussen een Teams Live Event en een Teams-vergadering.

Opgelet: om een Teams Live event te kunnen opzetten moet je wel over de juiste licentie beschikken namelijk: een Office 365 Enterprise E1-, E3- of E5-licentie of een Office 365 A3- of A5-licentie.

Waar moet je op letten als je een Microsoft Teams Live Event aanmaakt?

  1. Er zijn verschillende rollen beschikbaar voor organisators, namelijk: producer versus presentator. Afhankelijk van de gekozen rol kan je bepaalde zaken opzetten, delen en modereren voor of tijdens een Teams Live Event.
    .

    PRODUCER PRESENTATOR
    Kan een Live Event starten en beëindigen Kan een Live Event niet starten noch beëindigen.
    Kan kiezen om 1 of 2 bronnen te delen met de deelnemers. Belangrijk: eens je op ‘start’ geklikt hebt, kan je niet meer omschakelen naar 1 of 2 bronnen. Je kiest vooraf of je enkel inhoud (bijvoorbeeld demo-omgeving of presentatie) wenst te delen mét of zonder video (bijvoorbeeld je webcam). Kan inhoud (bijvoorbeeld een presentatie) delen, maar de producer moet het klaarzetten om te streamen voor het Live Event.
    Kan vragen die gesteld worden in de Q&A chat-functie in het tabje ‘New’ publiceren of verwijderen en vervolgens beantwoorden in het tabje ‘Published’. Zo kan je eenvoudig elke vraag apart beantwoorden of een bericht naar alle deelnemers versturen via de chat. Kan vragen die gesteld worden in de Q&A chat-functie in het tabje ‘New’ publiceren of verwijderen en vervolgens beantwoorden in het tabje ‘Published’. Zo kan je eenvoudig elke vraag apart beantwoorden of een bericht naar alle deelnemers versturen via de chat.
    Kan zijn/haar achtergrond van de webcam niet vervagen. Kan zijn/haar achtergrond van de webcam wel vervagen.
  2. Kies bij de instellingen voor welke personen de livegebeurtenis beschikbaar moet zijn: personen & groepen, de hele organisatie of openbaar.
    • Personen & groepen: enkel opgegeven personen en groepen kunnen de livegebeurtenis bekijken.
    • Hele organisatie: enkel personen binnen jouw organisatie kunnen deelnemen aan de livegebeurtenis (aanmelden is hierbij vereist).
    • Openbaar: de livegebeurtenis is toegankelijk voor iedereen die de link heeft. Dus ook mensen buiten jouw organisatie.
  3. Kies vooraf bij de instellingen of je de livegebeurtenis wil opnemen en of de opname beschikbaar gesteld wordt. Enkel voor de producenten en presentator(en), of ook voor de deelnemers. Standaard staan beide opties aangevinkt.
  4. Wil je weten wie er heeft deelgenomen aan het Live Event? Activeer dan het ‘rapport over betrokkenheid van genodigden’ in de instellingen. Dit is standaard aangevinkt in de instellingen als je een Live Event opzet. Zo kan je na de livegebeurtenis als organisator achterhalen wie er allemaal aanwezig was tijdens de online sessie.
  5. Vergeet niet ‘Vragen en antwoorden’ te activeren in de instellingen. Dit is niet standaard aangevinkt als je een Live Event opzet. Enkel als je dit activeert zal er een Q&A chat-functie beschikbaar zijn tijdens de livegebeurtenis. Indien je dit niet activeert kunnen er nog altijd vragen gesteld worden via de gewone chat-functie, maar dan ben je als organisator niet in de mogelijkheid om de vragen te modereren. Met andere woorden elke gestelde vraag wordt automatische gepubliceerd en je kan niet elke vraag (overzichtelijk) apart beantwoorden. Ook jouw antwoorden worden dan automatisch gepubliceerd als een algemeen bericht naar alle deelnemers.

.

Livegebeurtenis als producer of presentator

De rol die een organisator heeft binnen een Live Event heeft niet enkel een invloed op de mogelijkheden die ze hebben binnen de online sessie. Achterliggend wordt de livegebeurtenis ook anders weergegeven. Zo ziet een producer twee vensters om de sessie op te zetten en een presentator maar één venster.

29 oktober

Leer alle geheimen kennen en stap af van eindeloze mail carrousels, verwarrende communicatie of documenten die overal en nergens verspreid zijn.

Dit zie je als producer:

Dit zie je als presentator:

 

Wat ziet een genodigde of deelnemer?

De deelnemers van de livegebeurtenis zien enkel de gepresenteerde inhoud. Dit kan alleen een presentatie zijn (1 bron) of een presentatie met video-weergave (2 bronnen). Als je als organisator opteert om 2 bronnen te delen met de deelnemers, dan zien ze bijvoorbeeld links je presentatie en jouw webcam aan de rechterzijde.

WEETJE: Als je als organisator, ongeacht je rol, een vraag beantwoordt dan krijgt een deelnemer te zien dat een ‘moderator’ de vraag heeft beantwoord. Dit oogt zeer professioneel. Zeker als je met meerdere personen binnen jouw organisatie het Live Event organiseert. Zo kan zowel de producer als de presentator de vraag beantwoorden zonder dat de deelnemer ziet wie (naam) de vraag heeft beantwoord.

Rapporten & opname van Live Events

Zodra een Live Event is beëindigd, kan je tal van rapporten downloaden als organisator. Deze bieden een schat aan informatie en kan je zo terugvinden: Ga terug naar de livegebeurtenis in je agenda (via Teams) en daar kan je de opname terugvinden alsook het overzicht van de rapporten:

  • Rapport met vragen & antwoorden: zo kan je gemakkelijk alle gestelde vragen herbekijken.
  • Rapport over betrokkenheid van genodigden: kom te weten wie er allemaal heeft deelgenomen aan je Live Event. Handig, want tijdens de livegebeurtenis kan je enkel zien hoeveel genodigden deelnemen.

 

De opname van de livegebeurtenis kan je op twee manieren delen:

  • Je kan de opname downloaden en uploaden via je gewenste kanaal (bijvoorbeeld YouTube, Facebook, LinkedIn, je eigen site…) om het te delen met iedereen.
  • Men kan de opname ook gewoon herbekijken via de initiële link om deel te nemen aan het event. Door opnieuw te klikken op ‘deelnemen aan de online sessie’ kunnen deelnemers (en genodigden die er niet bij konden zijn) het event volledig herbekijken op hun eigen tempo.

Vergelijking: Teams Live Event versus Teams-vergadering

 

Microsoft Teams Live Event

Microsoft Teams-vergadering

Maximaal aantal deelnemers  tot 10.000 aanwezigen, met een duurtijd van maximaal 4u Tot 300 deelnemers
Deelnemers zichtbaar: Aantal genodigden zonder naam zichtbaar tijdens het Live Event. Voor meer informatie kan je nadien het rapport downloaden. Aantal genodigden direct met naam zichtbaar tijdens de
Teams-vergadering.
Interactie deelnemers via chat-functie: Vragen kunnen gesteld worden via de Q&A chat-functie
(moet wel geactiveerd worden in de instellingen).
Vragen kunnen gesteld worden via de gewone chat-functie.
Interactie deelnemers via microfoon en video: Geen video, geen microfoon.

Deelnemers zijn niet in de mogelijkheid om vragen te stellen via de microfoon of hun camera te gebruiken.

Met video en microfoon.

Deelnemers kunnen zelf kiezen of ze hun camera of microfoon aanzetten. De organisator kan ze individueel  dempen. Maar iedereen kan te allen tijde zijn/haar micro weer activeren. Vragen kunnen tijdens de call dus steeds via de microfoon gesteld worden.

Modereren gestelde vragen via chat-functie: Vragen kunnen gemakkelijk & overzichtelijk gemodereerd worden. De moderators/organisators dienen de vragen te publiceren en kunnen vervolgens op elke vraag apart antwoorden.

WEETJE: je kan ook een algemeen bericht posten zichtbaar voor iedereen in de Q&A chat-functie.

Vragen kunnen niet gemodereerd worden door de organisators. Elke vraag die gesteld wordt via de chat-functie wordt automatische gepubliceerd. Het is ook niet mogelijk om op elke vraag apart te antwoorden.
Opname online sessie: Een Live Event wordt standaard opgenomen (automatisch aangevinkt bij instellingen) en kan herbekeken worden via de deelname link of kan door de organisatoren gedownload en gedeeld worden.

WEETJE: tijdens een Live Event kan een deelnemer gemakkelijk terugspoelen als hij/zij iets gemist heeft.

Een Teams-vergadering wordt niet standaard opgenomen.
Dit dient de organisator van de vergadering aan te klikken
(via de drie bolletjes in de weergave) bij aanvang van de vergadering.
Realtime interactie Gezien aanwezigen kunnen pauzeren en/of terugspoelen is het NIET mogelijk om bv. interactieve quizzes (zoals Kahoot of Menti ) of apps te gebruiken die realtime interactie vereisen. Sommigen zullen -zonder dat ze het beseffen- naar beelden van 10 seconden of zelfs 10 minuten geleden zitten kijken. Je kan interactie via je publiek makkelijk organiseren en opvolgen.

Kortom; als je op een professionele manier een webinar of online presentatie wil geven aan mensen buiten je organisatie dan is Microsoft Teams Live Event een echte aanrader! Heb je nog vragen over Microsoft Teams of specifiek over Teams livegebeurtenissen? Dan helpen onze specialisten je graag verder.

Meer weten over Teams?

Teams verovert de zakelijke wereld. Wijzelf en tal van klanten werken alvast efficiënter en beter samen. Als je graag een demonstratie of meer uitleg wenst, geven we je graag hulp!

“Als je op een professionele manier een webinar of online presentatie wil geven aan mensen buiten je organisatie dan is Microsoft Teams Live Event een echte aanrader”

Geschreven door:

Cindy Zuidwijk
Marketing Assistant

Sinds 2016 aan de slag bij VanRoey.be als Marketing Assistant, met focus op SEA, Social Media en Event Management.

Share on whatsapp
Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin
Share on email

Gerelateerde info

De all-in-one applicatie afgestemd op de nieuwe manier van werken. (Video)conferencing, chat, samenwerken... Het kan allemaal!