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Comment organiser un webinaire via Microsoft Teams ? 5 conseils tirés de la pratique

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Pour mettre en place un webinaire de manière simple, Microsoft Teams est un outil formidable. Dans ce blog, nous vous ferons part de quelques conseils et astuces tirés de notre propre expérience. Nous ferons également une comparaison avec l'autre outil, plus spécifique à ce type d'événements en ligne, à savoir Microsoft Teams. Événement en direct pour les équipes.

Conseil 1 : options de réunion

Microsoft Teams - Options de réunionLorsque vous utilisez Outlook pour envoyer un Équipes-De nombreuses personnes ne voient pas le lien "Options de la réunion" lorsqu'elles créent une réunion. Cependant, il y a quelques options très utiles cachées ici :

  • Décider qui doit ou ne doit pas attendre dans un hall d'entrée
  • Qui a le droit de présenter ?
  • Les participants peuvent-ils utiliser leur micro ?
  • Les participants sont-ils autorisés à envoyer des messages instantanés ?

 

Conseil 2 : Définissez un arrière-plan

Dans les circonstances actuelles, il n'est pas anormal, en tant que présentateur, de donner une session depuis sa chambre ou son salon. Mais les participants doivent-ils voir cela ? Personnellement, je trouve plus professionnel d'avoir une effet de fond set. De préférence en accord avec le style maison de votre entreprise.

 

Conseil 3 : partagez votre écran avec le son (à temps)

Microsoft Teams - Partage d'écran avec l'audio de l'ordinateurVous voudrez sans doute partager votre écran ou votre présentation pendant le webinaire. N'hésitez pas à le faire bien avant le début de la session. Si vous ne le faites pas, vous risquez de vous retrouver avec un silence un peu gênant au début de votre webinaire (surtout si les participants ne se connaissent pas).

Saviez-vous que vous pouvez également partager le son de votre ordinateur ? Pratique si vous voulez partager une vidéo avec du son.

 

Conseil n° 4 : suscitez l'interaction

Comme il n'y a pas d'événements physiques possibles, chacun tire la carte des sessions en ligne. Personnellement, j'aime le fait qu'il y ait une certaine interaction et des variations pendant un webinaire. Au sein de Microsoft Teams, vous avez quelques possibilités pour le faire :

Ensemble de la mode

Vous avez une conférence avec tout un tas de gens ? Ou une réunion d'équipe pour maintenir l'atmosphère de groupe ? Pour les deux situations, la nouvelle Le mode Ensemble ('Mode Samen' pour les utilisateurs néerlandophones de l'équipe) intéressant. Comme nous l'avons vu dans un blog récent annoncé, il est possible de s'asseoir ensemble dans un auditorium, ou d'avoir une réunion virtuelle à la même table ronde. Vous choisissez le thème.

 

Salles de réunion

Depuis quelques semaines, vous pouvez travailler en équipe avec Salles de réunion ("Salles de réunion séparées"). Une fonction pratique pour diviser une réunion en groupes plus petits. Il a la même fonctionnalité qu'un appel Teams ordinaire. Malheureusement, cette fonction n'est actuellement disponible que pour la personne qui a envoyé l'invitation à l'équipe. Vous voulez en savoir plus sur cette fonctionnalité ? Alors n'oubliez pas de lire le blog dont nous avons parlé récemment.

Webinaire
Au cours de ces ateliers gratuits et de ces séances de questions-réponses, nos experts se pencheront sur des fonctionnalités plus avancées de Teams.

Lancer un sondage

Présent dans Teams depuis un certain temps, mais pas encore connu : la création de sondages dans Microsoft Teams. Derrière eux, un formulaire sera créé dans Forms, pour demander la contribution de votre public numérique. Bon à savoir : seuls les administrateurs et les présentateurs peuvent créer des sondages dans Teams :

Microsoft Teams - Créer un sondage

Conseil n° 5 : voyez qui était présent (et qui ne l'était pas)

Microsoft Teams - Télécharger la liste des participants

Souvent, il peut être intéressant de savoir qui a participé à l'appel à la fin. Surtout avec un grand groupe, cela peut être un défi de garder la trace de tout cela. En tant qu'administrateur, vous pouvez également exporter les données de vos équipes. Vous pouvez le faire via : Participants > Options (3 points) > Télécharger la liste de présence :

PS : "Gérer les autorisations" donne les mêmes options que notre premier conseil.

Enfin, qu'en est-il des événements en direct des équipes ?

Qu'en est-il Événements en direct des équipesl'autre application Microsoft pour l'organisation de webinaires ? Quand est-ce que je l'utilise ? À mon avis, l'interaction est le facteur distinctif.

Vous souhaitez une réunion dans laquelle les participants peuvent utiliser à la fois une webcam et un microphone ? Ensuite, vous voudrez choisir Microsoft Teams. Organisez-vous un grand événement en ligne (par exemple 150 participants) pour lequel il est important que les questions puissent être modérées ? Dans ce cas, choisissez "Teams Live Event". Vous voulez connaître la différence exacte ? Alors assurez-vous de lire le blog dont la collègue Cindy a parlé.

Bonne chance pour votre prochain événement en ligne !

"Dans les circonstances actuelles, en tant que présentateur, il n'est pas anormal de donner une session depuis sa chambre ou son salon. Mais les participants ont-ils nécessairement besoin de voir cela ?"
Webinaire
Au cours de ces ateliers gratuits et de ces séances de questions-réponses, nos experts se pencheront sur des fonctionnalités plus avancées de Teams.

Écrit par :

Tom Hufkens
Responsable marketing

Il a commencé sa carrière chez VanRoey.be en 2008, d'abord comme Retail Manager pendant de nombreuses années, puis il est passé au marketing il y a quelques années.

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