Waarom een tool gebruiken voor intra-team communicatie?

Samenwerken in teamverband is steeds meer een noodzaak maar zorgt tegelijk ook voor een toenemende complexiteit.

“Slechte interne communicatie is dodelijk voor de teamspirit, ondermijnt de prestaties en kost je bedrijf dus veel geld.”

  • Medewerkers zijn actief op verschillende locaties en tijdstippen of werken net met velen tezamen aan verschillende taken in eenzelfde kantoorruimte.
  • Communicatie binnen een team betreffende de status van opdrachten en overdracht onder collega’s kan een ingewikkeld kluwen worden.
  • Het is niet altijd even gemakkelijk te achterhalen wat nu ook alweer de juiste versie van die spreadsheet was om mee aan de slag te gaan.
  • Het wordt al helemaal lastig als de ene collega je graag een e-mailtje stuurt, de andere liever een chat tool gebruikt en nog een andere om de haverklap aan je bureau staat om te melden wat hij waar op de server heeft geplaatst.
  • Hoe zorg je ervoor dat er geen wildgroei ontstaat aan onbekende tools en diensten waarvan je IT managers de veiligheid niet kunnen garanderen?

Het zal wel duidelijk zijn dat een ongestructureerde communicatie binnen een team niet efficiënt werkt. Meer zelfs, er worden fouten gemaakt en zaken over het hoofd gezien, wat leidt tot onnodige kosten. Bovendien groeit de frustratie en loop je het risico dat medewerkers elkaar beschuldigen van niet tijdig afgewerkte taken terwijl er eigenlijk in de communicatie wat mis liep. Een slechte interne communicatie is dodelijk voor de teamspirit, ondermijnt de prestaties en kost je bedrijf dus veel geld.

Gelukkig zijn er goede tools beschikbaar om de communicatie binnen teams te verbeteren. Microsoft Teams en Slack zijn de twee meest gebruikte en bieden toepassingen zoals chatten, vergaderen, telefoneren, bestanden delen en de integratie van externe tools. Maar welke van de twee is nu het best geschikt voor jou?

Vergelijking Microsoft Teams versus Slack

Microsoft Teams logo Icon Vector
Microsoft Teams

Slack logo Icon Vector
Slack

Formule 

Office 365
Business Premium

Office 365
Enterprise E3

Slack
Standard

Slack
Plus

Max. aantal gebruikers 300

Onbeperkt

Onbeperkt

Berichtengeschiedenis Onbeperkt Onbeperkt
Max. aantal deelnemers in audio/video calls

80

15
File storage (per gebruiker)

1TB

10GB 20GB
Integratie van apps (aantal)  +/- 150

+1.500

Office-toepassingen inbegrepen + integratie? 

Outlook, Word, Excel,
PowerPoint, OneNote, Access,
Exchange, SharePoint…

Nee Nee
Toegangscontrole 

Verplicht MFA

2FA Optioneel
In chat conversation threads

Ja

Nee

Teams overklast Slack met een vereenvoudigde zoekfunctie en een intuïtieve gebruikersinterface

Mid 2018 kwam Microsoft met een belangrijke update van Teams. Tot toen was Teams vooral gericht op de integratie met de eigen Office 365 tools. Slack daarentegen, profileerde zich meer als de flexibele oplossing met de mogelijkheid om tot 1500 verschillende toepassingen te integreren. Dat hoge aantal moet je in het kader van bedrijfstoepassingen echter sterk relativeren want je wil niet voor elke leuke eigenschap een nieuwe app integreren. MS Teams laat nu naast de eigen Office 365 applicaties de integratie van 149 zakelijke third-party apps toe.

Naast een betere integratie van apps heeft Microsoft in 2018 ook werk gemaakt van een sterke zoekfunctie. De zoekbalk maakt het in alle geval eenvoudiger dan ooit om je belangrijke informatie snel terug te vinden. Deze verbetering past helemaal in de gebruiksvriendelijke interface van Teams. Navigeren in de app en naar andere geïntegreerde apps gebeurt als vanzelfsprekend met een handige menubalk aan de linkerzijde.

“Navigeren in de app en naar andere geïntegreerde apps gebeurt als vanzelfsprekend met een handige menubalk aan de linkerzijde.”

In de chat module biedt Teams iets meer mogelijkheden en opties. Zo worden PDF’s en video’s binnen Teams geopend en kan je emoji’s en gif’s toevoegen, wat de communicatie kan verduidelijken. Nog een leuke eigenschap van Teams is de mogelijkheid om in een chatsessie een aparte conversatie te voeren. Zo kan je rechtstreeks op een specifieke vraag antwoorden zonder dat er nog andere inhoud doorheen loopt.

Externe deelnemers en veiligheid

Als je nog geen Office 365 abonnement hebt dan duurt de installatie van MS Teams iets langer dan Slack. Ook het uitnodigen van een nieuwe gebruiker is in Teams iets omslachtiger dan in Slack. Daar tegenover staat dat Microsoft net iets meer aandacht heeft voor veiligheid. Zo is multi-factor authenticatie (MFA) opgelegd voor alle Office 365 tools. Slack daarentegen werkt nog met 2-factor authenticatie (2FA), die je zelf kan instellen of uitschakelen. Inbreken is bij Teams dus net iets lastiger dan bij Slack.

Wie is de voordeligste?

Teams is (net als Exchange, OneDrive en SharePoint) inbegrepen in Office 365 waardoor een directe vergelijking met Slack erg moeilijk is. Slack biedt een Standaard en een Plus formule. Zowel Teams als Slack bieden ook een relatief beperkte gratis versie voor zeer kleine teams die weinig vereisten hebben of om de pakketten eens uit te proberen.

Het is vooral die meerwaarde van én integratie met de andere Office 365 tools die het werken in kleine of middelgrote organisaties zoveel efficiënter en aangenamer kan maken. Het biedt één sterk all-in-one samenwerkingsplatform voor een vaste prijs per gebruiker. Één uniforme werkomgeving, veilig en makkelijk te beheren.

Wanneer je met communicatietools zoals Teams of Slack gaat werken, zal je merken dat opslagruimte toch ook niet onbelangrijk is. Met een Office 365 Business abonnement, geniet iedere gebruiker van 1TB opslagruimte. Slack is op dit vlak veel zuiniger met respectievelijk 10 en 20GB in hun Standaard en Plus Formules.

Conclusie

Sinds de update van Teams mid 2018 heeft Microsoft de tool naar een hoger niveau getild met een verbeterde interface en een vlotte integratie van relevante zakelijke third-party apps. De intuïtieve gebruiksinterface geeft ongetwijfeld de doorslag voor iedereen die op zoek is naar een tool die de interne samenwerking gemakkelijker maakt. Teams zorgt ervoor dat iedereen het overzicht bewaart en de focus op zijn of haar werk kan behouden.