Een AI-budget is meer dan licenties

Bij een AI-budget denken veel organisaties eerst aan licenties, zoals Microsoft 365 Copilot. Logisch, want dat is de meest zichtbare kost. Maar in de praktijk bepalen vooral de andere posten of je investering iets oplevert. Een licentie die niemand goed gebruikt, kost geld zonder resultaat.

Daarom raden we aan om je AI-budget voor 2027 op te bouwen rond vijf posten. In ons AI Implementation Program nemen we die posten samen met je door.

1. Licenties in je AI-budget: voor wie en welke?

Niet elke medewerker heeft dezelfde AI-ondersteuning nodig. Breng in kaart welke rollen het meeste tijd winnen met AI, en start daar. Bekijk ook je bestaande Microsoft-licenties: soms is een bundel met Copilot voordeliger dan een losse add-on. Meer daarover lees je in onze blog over de Microsoft 365-prijsupdate.

• Welke teams of rollen starten eerst?
• Volstaat de gratis Microsoft Copilot Chat voor een deel van je medewerkers?
• Past je huidige licentiemix nog bij je plannen?

2. Implementatie en data: is je omgeving klaar?

AI werkt met de data die medewerkers al kunnen zien. Staan de rechten in SharePoint en Teams niet goed, dan vindt Copilot ook informatie die niet voor iedereen bedoeld is. Voorzie daarom budget om je omgeving vooraf op orde te zetten:

• rechten en toegang nakijken;
• gevoeligheidslabels instellen, bijvoorbeeld met Microsoft Purview;
• verouderde of dubbele data opruimen.

3. Verbruik: wat kosten agents en tokens echt?

Wie verder gaat dan Copilot in Word, Outlook of Teams, bouwt al snel eigen agents of koppelt AI aan bedrijfsprocessen. Denk aan Microsoft Copilot Studio (lees ook onze blog Copilot Studio: bouw je eigen AI) of AI-diensten in Microsoft Azure. Die worden niet per gebruiker aangerekend, maar per verbruik: in Copilot Studio betaal je met Copilot Credits, in Azure per verbruikte token.

Juist daar zit vandaag de grootste onzekerheid in veel AI-budgetten. Eén vraag aan een agent leidt vaak tot meerdere AI-stappen achter de schermen: plannen, informatie opzoeken, acties uitvoeren en een antwoord formuleren. Elke stap verbruikt tokens. Bij geavanceerde reasoning-modellen kan één antwoord zo al snel duizenden tokens kosten. Dat de prijs per token daalt, betekent dus niet automatisch dat je factuur daalt.

Een paar zaken om mee te nemen in je budget:

• Interne agents die medewerkers met een Microsoft 365 Copilot-licentie gebruiken, kosten voor veel scenario’s geen extra credits. Agents voor klanten of agents die autonoom processen afhandelen, verbruiken wel credits.
• De keuze van het AI-model weegt zwaar door. Een reasoning-model is niet voor elke taak nodig.
• Korte instructies en gerichte kennisbronnen beperken het verbruik.
• Start met een proefperiode, meet het werkelijke verbruik en stel pas daarna je budget bij.

Spreek ook af wie het verbruik opvolgt, en stel limieten in per agent. Zo blijft de kost voorspelbaar.

4. Adoptie en opleiding: haal rendement uit je AI-budget

De grootste winst zit in hoe medewerkers AI dagelijks gebruiken. Een basistraining helpt iedereen op weg. Gevorderde gebruikers en IT-profielen hebben echter meer nodig: beter leren prompten, eigen agents bouwen en processen herdenken.

Reserveer daarom een deel van je AI-budget voor opleiding en begeleiding. Zo haal je ook echt rendement uit je licenties. Op onze events komt AI trouwens vaak aan bod, met demo’s en praktijkvoorbeelden.

5. Governance en kostenbeheer

Medewerkers bouwen steeds vaker zelf kleine AI-toepassingen, zoals dashboards of eenvoudige apps. Dat is positief, zolang IT het overzicht houdt. Leg daarom vooraf vast:

• welke AI-tools toegestaan zijn;
• hoe je bedrijfsdata beschermt;
• hoe je AI-uitgaven en tokenverbruik opvolgt, bijvoorbeeld met verbruikslimieten per agent.

Zo vermijd je verrassingen op de factuur en blijft AI veilig en beheersbaar.

Je AI-budget start met een plan, niet met een bedrag

Een goed AI-budget start niet met een bedrag, maar met de vraag wat je met AI wil bereiken. Welke processen wil je versnellen? Waar verliezen medewerkers vandaag tijd? Vanuit die doelen bepaal je welke licenties, begeleiding en welk verbruik je echt nodig hebt. Met ons AI Implementation Program begeleiden we je van strategie tot uitrol.

Ben je je AI-budget voor 2027 aan het plannen? Onze AI-experts denken graag met je mee. In een kort introductiegesprek bekijken we waar je vandaag staat. Daarna plannen we samen een analysesessie om je budget scherp te stellen en een concreet AI-plan voor 2027 uit te werken.