Onze expert Aaron over vergaderen in de toekomst: “Hybride meetings are here to stay”

Daar medewerkers verwachten op een flexibele manier te kunnen deelnemen aan vergaderingen, is het belangrijk de juiste keuze te maken bij de (her)inrichting van je vergaderruimtes. Aaron Poels, onze Sales Specialist Collaboration & Display Solutions, brengt raad:

Hoe een hybride meeting organiseren?

Een hybride meeting (mix van online en offline) te organiseren klinkt eenvoudig, maar blijkt in de praktijk al snel uitdagend. Hieronder overloop ik even paar essentiële benodigdheden:

1. Software

Door de uitbraak van COVID-19 zijn we allen vertrouwd geraakt met programma’s zoals Microsoft Teams en Zoom. Zelfs de bomma en bompa hebben we geleerd hoe te videobellen (of toch geprobeerd). De keuze van deze software lijkt misschien bijzaak, maar is het niet. Dat zal duidelijk worden in het volgende hoofdstuk.

2. Hardware: in de vergaderzaal

Naar mijn aanvoelen heeft een KMO de dag van vandaag vooral nood aan enkele kleinere vergaderzalen. Ruimtes met een beperkte fysieke capaciteit, zo ingericht dat (indien nodig) een onbeperkt aantal deelnemers vanop afstand dezelfde ervaring krijgt.

Beamer, TV of interactief touchscreen?

Daar pakweg 10 jaar geleden meeting rooms nog vooral met beamers werden ingericht, merk je nu steeds meer de shift richting (aanraak)schermen. Een evolutie die redelijk eenvoudig te verklaren is a.d.h.v. een aantal trends:

•  “Touch is de norm”
  Touch-technologie is ondertussen zo ingeburgerd, dat het vooral voor jongeren een evidentie is geworden. Zij verkiezen een presentatie op een touchscreen i.p.v. gebruik te maken van een klassieke presenter.
• “Perfect beeld én geluid voor iedere deelnemer”
  Een beamer heeft het voordeel van een grote oppervlakte te kunnen projecteren. Daarom zijn er zeker nog toepassingen te bedenken waar een klassieke projector goed tot z’n recht komt. Een doorsnee beamer is qua beeld- en geluidskwaliteit dan weer veelal matig. Zeker in vergelijking met een beeldscherm. Een traditionele TV heeft dan weer vaak last van reflectie. Niet handig voor ruimtes met veel zon. Elementen waar CTOUCH met haar touchscreens handig op inspeelt.
• “Verschuiving naar kleinere vergaderruimtes”
  Pre-corona was het binnen veel bedrijven zoeken naar een beschikbare meeting room. Veel bedrijven investeerden daarom vooral in meerdere kleine vergaderruimtes. Wat in het nadeel speelt van de beamer, die het vooral moet hebben van grotere ruimtes
• “Interactief vergaderen, inclusief whiteboarding en Teams integratie”
  In het onderwijs zijn ze al jaren gewend om met interactieve schermen te werken. De afgelopen jaren zette deze trend zich door in de bedrijfswereld en werden steeds meer flipcharts aan de kant geschoven. Dankzij ingebouwde Teams-integratie, room-booking software worden deze interactieve whiteboards veelzijdiger dan ooit.

Bovenstaande trends aangevuld met de switch naar hybride vergaderingen, zal ongetwijfeld de vraag naar interactieve schermen doen stijgen.

Iedereen verstaanbaar en goed in beeld

“Hallo? Horen jullie mij?”, “Kan je wat dichter bij de micro gaan zitten?”, “Wie zei dat?”… Je kent het wel.
Om meetings efficiënter te laten verlopen investeer je best in videoconferentie-apparaten. Zo brengen de nieuwste high-end camera- en geluidsinstallaties sprekers altijd optimaal in beeld en bieden ze helder geluid zonder echo’s of storingen.

Ook kan je de beschikbare ruimte optimaal benutten. Met room-booking systemen kan je de beperkte beschikbare ruimte optimaal inzetten. Zo kunnen aanwezigheidssensoren na enkele minuten een geboekte vergadering uit de agenda verwijderen als niemand komt opdagen. Ook omgekeerd kunnen ze automatisch een ruimte als ‘bezet’ opgeven in de ruimte-agenda als er mensen aanwezig zijn. Dat voorkomt zeker enkele ongemakkelijke Oei-hier-zit-al-iemands.

Ook het delen van schermen wordt kinderspel met speciale usb-sticks die je in een handomdraai doen schakelen tussen schermen. Zo voorkom je een wirwar aan kabels en tussenstukjes en verlies je geen tijd met schakelen tussen beelden. Want denk eraan: als je met 6 mensen samen zit, telt elke verloren minuut maal 6.

3. Hardware: voor online deelnemers

Uiteraard is het als deelnemer óók belangrijk dat je verstaanbaar bent. De ingebakken microfoons en speakers doen hun ding wel, maar een upgrade naar een professionele headset -al dan niet draadloos- is zeker geen overbodige luxe. Anderen vinden een eerder klassieke telefoonset op hun bureau ideaal. Hoewel de term klassiek hier allesbehalve van toepassing is. De VoIP/SIP telefoons van Yealink hebben een ingebouwde Teams client. Zo kan je de toestellen dus zelfs zonder PC of laptop gebruiken. Ideaal als receptietelefoon, of als je op ieder moment comfortabel wilt kunnen bellen of gebeld worden, zonder afhankelijk te zijn van je PC.

Je ziet, er is voor elk wat wils. Vergaderen in de moderne werkplek of van thuis uit kan vandaag bijzonder comfortabel.
Als je graag meer wilt weten over de mogelijkheden kan je me gerust aanspreken, of plan een bezoek met enkele collega’s in ons Experience Center. Daar hebben we enkele demo-opstellingen waar ik je perfect zal tonen hoe alles werkt.