Overlay | VanRoey.be

Tem de Teams wildgroei dankzij goedkeuringsflows

Share on whatsapp
Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin
Share on email

Herkenbaar? Collega Kaat van HR mailt je dat ze door het bos de bomen niet meer ziet binnen Teams. Er zijn tal van teams aangemaakt én stuk voor stuk hebben ze bijna dezelfde benaming, met daaronder tal van kanalen. Deze wildgroei-problematiek is voor jou, als admin van een Office 365 omgeving, wellicht niet ongekend. Hoe zou jij dit voorkomen, zonder dat je Microsoft Teams gebruikers moeten inboeten op hun vrijheid?

Als je iedereen gemotiveerd wil houden om Teams te gebruiken dan is het geen optie om het aanmaken van teams voor gebruikers volledig te blokkeren. Dan blijven er nog maar twee opties over die de rechten van je gebruikers niet (volledig) inperken als het gaat om het aanmaken van Teams groepen of kanalen:

  1. Je blokkeert het aanmaken van groepen en kanalen niet. Met als logisch gevolg wildgroei binnen je Microsoft Teams. Je huidige situatie tenzij je toch hebt gekozen om alles dicht te zetten voor je gebruikers.
  2. Je zet in op goedkeuringsflows en je houdt zelf vinger aan de pols. Dit van aanmaken tot naamgeving. Jij bewaart het overzicht en kan zelfs non-actieve teams/groepen detecteren.

Klinkt optie 2 als muziek in de oren? In deze blog ontdek je hoe je eenvoudig goedkeuringsstromen kan opzetten dankzij GroupMGR. Met als kers op de taart kunnen de approvals vanuit Teams beheerd worden!

Goedkeuringsflows & approvals

GroupMGR LogoMet behulp van GroupMGR kan je als admin zelf goedkeuringsflows instellen, die steeds doorlopen worden bij het aanmaken van een nieuw team binnen MS Teams of nieuwe SharePoint team sites. Zo kan je bijvoorbeeld meerdere flows instellen op basis van type team of groep. Denk hierbij aan een klantengroep, projectgroep, afdelingsgroep, product-team, enzovoort…

Op het moment dat er een nieuw team wordt aangemaakt, start er achterliggend een goedkeuringsstroom in Power Automate. Je krijgt als admin via Microsoft Teams een melding van de nieuwe aanvraag. Dit dankzij de nieuwe geïntegreerde feature ‘Approvals’. Super handig! Je kan daar in één overzicht alle verstuurde goedkeuringsaanvragen (verleden + heden) terugvinden. Dit ziet er als volgt uit:

Zodra jij de aanvraag al dan niet goedkeurt, ontvangt de aanvrager een bevestiging of weigering per mail. Vervolgens kan hij/zij aan de slag met zijn nieuw team of SharePoint team site.

Detecteer inactieve teams & SharePoint sites

Initieel worden nieuwe teams of SharePoint sites intensief gebruikt, maar na een aantal maanden is het vuur soms uitgedoofd. Wat doe je als zo’n groep al ruim 3 maanden niet meer gebruikt wordt? Het is hopeloos om deze manueel te detecteren.

Met behulp van GroupMGR en Power Automate kan je dit als admin automatisch detecteren. Een geautomatiseerde mail wordt uitgestuurd naar de beheerder van de desbetreffende non-actieve teams of SharePoint sites met de vraag of deze al dan niet actief moet blijven of gearchiveerd mag worden.

Kiest de aanvrager/owner ervoor om de teams of SharePoint site(s) actief te houden? Dan wordt er gevraagd om activiteit te genereren binnen een aantal dagen (termijn is vrij in te stellen), zo niet dan zal het kanaal alsnog gearchiveerd worden door GroupMGR. Op deze manier volgt elke team of SharePoint site een logische levensloop, voorkom je wildgroei én wordt het overzicht op een geautomatiseerde manier binnen jouw omgeving bewaard.

Wil je weten hoe Groupmanager jouw organisatie kan ondersteunen?
Vraag vandaag nog je gratis demo aan en ervaar zelf het gebruiksgemak.

“Initieel worden nieuwe Teams of SharePoint sites intensief gebruikt, maar na een aantal maanden is het vuur uitgedoofd. Wat doe je als zo’n groep al ruim 3 maanden niet meer gebruikt wordt? Het is hopeloos om deze manueel te detecteren.”
Opleiding
Schrijf je in voor deze deepdive opleiding en wordt absolute SharePoint expert!

Geschreven door:

Pol Van Dingenen
Business Consultant

Sinds 2017 aan de slag bij VanRoey.be als Business Consultant SharePoint en Office 365, met focus op Functional Analysis en User Adoption.

Share on whatsapp
Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin
Share on email

Gerelateerde info

De all-in-one applicatie afgestemd op de nieuwe manier van werken. (Video)conferencing, chat, samenwerken... Het kan allemaal!
Of bezoek webstore.be om producten te vinden en te bestellen