U wil processen verbeteren & samenwerking tussen medewerkers optimaliseren? Het strategisch inzetten van de juiste ICT-oplossingen is essentieel. Vooral het management is betrokken bij de keuze van deze oplossingen. Hoe zorgt u ervoor dat ook uw medewerkers, de eindgebruikers, overtuigd zijn? Wat verwacht u van hen … en wat gaat het opleveren?

Begrip is de sleutel tot succes

De implementatie van nieuwe technologie vloeit voort uit de ambitie van uw organisatie. U wil de efficiëntie verhogen, zorgen voor een betere samenwerking, de kwaliteit en productiviteit naar een hoge niveau tillen… Geen enkele oplossing lost dit vraagstuk direct op. Ze ondersteunt de eindgebruiker in het bereiken van uw ambities. Maar de eindgebruiker moet daarom de oplossing gepast gebruiken en begrijpen wat er van hem of haar verwacht wordt. Vooral dat laatste is de sleutel tot succes van de implementatie.

De gebruiker staat centraal

Organisaties verwachten vaak dat eindgebruikers wel begrijpen waarom nieuwe technologie noodzakelijk is. Meestal neemt het management hen niet mee in de keuze voor een nieuwe technologie. Het effectieve gebruik komt daarom vaak als een verrassing. De veronderstelling wordt gedaan dat eindgebruikers vanzelf de oplossing zullen gebruiken en de verandering die hier mee gepaard zullen accepteren. De praktijk leert ons, dat dit soort veronderstellingen er voor zorgen dat de nieuwe technologie nauwelijks of niet correct gebruikt wordt. Dit is te voorkomen door elke implementatie te beginnen met het bepalen en vervolgens uitvoeren van een adoptiestrategie waarin de eindgebruiker centraal staat.

Een nieuwe oplossing betekent verandering. Aanpassen kost tijd. Van een organisatie en haar medewerkers.

Het adoptietraject

kwaliteitscirkel van Edwards DemingGebruikersadoptie is al cruciaal in het begin van het traject en niet na de ingebruikname van de nieuwe oplossing. Om weerstand bij uw team te verkleinen is het belangrijk hen gefaseerd mee te nemen door de verandering en steeds het waarom toe te lichten.

Een adoptiestrategie verschilt per organisatie en wordt samengesteld op basis van de mogelijkheden van uw eigen organisatie.

Uiteindelijk gaat u steeds een methode uitwerken die u verbindt aan voorwaarden. Een mogelijke methode is gebruik te maken van de kwaliteitscirkel van “Edwards Deming”.

PLAN – DO – CHECK – ACT

Een mogelijk model om voorwaarden aan op te hangen is het “Knoster Model”.

VISIE – SKILLS – INCENTIVES (urgentie) – MIDDELEN – ACTIEPLAN

Koen Van Loon

Manager Business Solutions

Consulting companies on their way to a digital work environment.
How to work smarter, more effective, faster, … together

Om af te sluiten

De laatste fase is het continu meten en verbeteren. Het traject stopt namelijk niet altijd na de implementatie. Er zullen nieuwe manieren van werken, oplossingen en mogelijkheden blijven komen. De organisatie en medewerkers moeten in staat zijn om zich aan te passen aan mogelijk nieuwe situaties en werkwijzen. Dit hoeft u uiteraard niet alleen te doen. Laat u bijstaan door specialisten, zodat u het maximale uit uw nieuwe oplossing kan halen.

De digitale transformatie is iets waar we niet naast kunnen en brengt ons veel mogelijkheden, maar ook uitdagingen. Onthoud dat uw medewerker de eindgebruiker is. Een belangrijke factor in succes.