1. Adoption des utilisateurs d'Office 365

Exploitation du potentiel

Lorsque Molenbergnatie est entré en contact avec VanRoey.be, il utilisait déjà les outils de Microsoft Office 365. Cependant, l'énorme potentiel des 192 licences était loin d'être pleinement exploité. Une meilleure connaissance des outils disponibles pourrait améliorer sensiblement la coopération interne. C'est pourquoi un processus d'adoption par les utilisateurs a été lancé avec VanRoey.be.
Au cours d'un atelier de lancement, un certain nombre de scénarios spécifiques ont été immédiatement élaborés dans lesquels les outils disponibles pouvaient être utilisés de manière significative. Pour le partage des documents de projet, le choix s'est porté sur Teams. Par exemple pour un docker : il peut maintenant partager rapidement et facilement des photos de conteneurs, alors qu'auparavant, différentes applications et canaux de communication étaient utilisés (e-mail, Dropbox, WhatsApp, ... etc.).

Gains rapides

D'autres victoires rapides ont été appliquées. Bernard De Vriese, responsable informatique chez Molenbergnatie, témoigne : "En élaborant quelques scénarios simples, il a été immédiatement clair qu'un certain nombre de gains rapides pouvaient être obtenus. La seule chose que nous avions à faire était de familiariser nos collaborateurs avec les outils Microsoft Office 365 qui étaient déjà disponibles. VanRoey.be a dispensé un certain nombre de formations sur l'utilisation de OneDrive, OneNote et Teams. L'utilisation intelligente de ces outils facilite grandement la collaboration interne. Par exemple, tout le monde utilise désormais OneNote pour partager ses notes. En tout cas, nos réunions internes sont devenues beaucoup plus axées sur les résultats. Le transfert du partage de fichiers locaux vers OneDrive a peut-être été la réalisation la plus importante en termes de collaboration. Partager des fichiers ou travailler ensemble sur des documents est désormais beaucoup plus facile".

Plan de formation et suivi

Le programme d'adoption des utilisateurs a commencé et s'est terminé par une formation. Une fois les possibilités clairement définies, un plan de formation a été élaboré autour des outils disponibles d'Office 365. Molenbergnatie utilise désormais la plateforme d'apprentissage en ligne OASE afin de continuer à soutenir ses employés après la fin du projet. Il contient une formation approfondie ainsi que des instructions concrètes pour effectuer des tâches spécifiques dans les outils de Microsoft Office 365.

Koen Van Loon, Business Manager Modern Workplace & Applications chez VanRoey.be : "Chez Molenbergnatie, nous avons rapidement identifié un certain nombre de scénarios dans lesquels une utilisation plus consciente des outils Office 365 disponibles pourrait améliorer de manière significative la collaboration interne. Nous avons poursuivi le développement de ces procédés et avons pu convaincre immédiatement de nombreux utilisateurs. Nous avons mis au point un plan de formation pour que tout le monde soit à bord. Dix sessions ont été organisées sur l'utilisation de OneDrive en combinaison avec OneNote, Teams et certains processus spécifiques. Nous utilisons les outils Microsoft Power BI pour suivre l'adoption par les utilisateurs. Ces chiffres nous donnent une bonne indication de la croissance des données sur OneDrive et du nombre de personnes utilisant les différents outils. Les employés de Molenbergnatie ont très vite adopté les outils de Microsoft Office 365. Avec l'aide d'OASE, ils deviennent de véritables experts et nous restons en attente de soutien".

2. Sensibilisation à la sécurité

Sensibilisation de manière ludique

Molenbergnatie a également lancé un programme de sensibilisation à la sécurité avec VanRoey.be. L'élément déclencheur a été une expérience non désirée de phishing. VanRoey.be a informé les employés sur les dangers du phishing et leur a donné des conseils utiles pour travailler de manière simple et peu coûteuse, en toute sécurité. À titre de test, les employés ont reçu un courrier d'hameçonnage de VanRoey.be. Ceux qui se laissaient encore séduire par des actions dangereuses étaient signalés et guidés plus loin. De la même manière ludique, quelques clés USB anonymes ont été distribuées sur les bureaux. Les employés qui les utilisaient avec insouciance, voyaient sur leur écran des messages qui les rendaient chauds pendant un certain temps.

Des cultures différentes nécessitent des approches différentes

Bernard De Vriese : "La sensibilisation porte ses fruits. Si un courrier électronique suspect arrive maintenant, il est immédiatement signalé à notre support informatique. Même si nous constatons certainement une différence culturelle entre les employés d'Anvers, d'Espagne et d'Amérique. Cela s'applique également à l'adoption par les utilisateurs des outils Office 365. En Amérique, nous avons une équipe très jeune et très ouverte aux nouvelles technologies. En Espagne, par contre, nous avons une équipe plus âgée et plus conservatrice. C'est exactement la raison pour laquelle VanRoey.be a également envoyé quelqu'un sur place. La présence physique leur a déjà facilité l'adoption. L'équipe en Amérique a été formée par l'utilisation de la communication en ligne".

Conclusion

Bernard De Vriese : "Nous sommes très satisfaits des formations et des services de VanRoey.be. La trajectoire d'adoption par les utilisateurs et le guide de sensibilisation à la sécurité ont été bien pris en charge. Il est important que VanRoey.be ne se contente pas de fournir un service standard, mais prenne également en compte les besoins des utilisateurs dès le début. En répondant à ces besoins, les utilisateurs peuvent s'ouvrir plus rapidement aux changements. Nous travaillons désormais plus efficacement ensemble en interne et sommes plus conscients des éventuels problèmes de sécurité. Nous aimerions continuer à travailler avec VanRoey.be pour optimiser notre parc d'imprimantes avec Managed Printservices".