1. Office 365 User Adoption

Potentieel benutten

Toen Molenbergnatie in contact kwam met VanRoey.be, werd er al gebruik gemaakt van de Microsoft Office 365 tools. Het enorme potentieel van de 192 licenties werd echter verre van volledig benut. Een betere kennis van de beschikbare tools zou de interne samenwerking aanzienlijk kunnen verbeteren. Daarom werd met VanRoey.be een User Adoption traject gestart.
Tijdens een kick-off workshop werden meteen enkele specifieke scenario’s uitgetekend waarin de beschikbare tools zinvol gebruikt konden worden. Voor het delen van projectdocumenten viel de keuze op Teams. Bijvoorbeeld voor een dokwerker: hij/zij kan nu snel en eenvoudig foto’s van containers delen, terwijl er vroeger verschillende apps en communicatiekanalen gebruikt werden (e-mail, Dropbox, WhatsApp, … enzovoort).

Quick wins

Enkele andere quick wins werden toegepast. Bernard De Vriese, IT Manager bij Molenbergnatie getuigt: “Door de uitwerking van enkele eenvoudige scenario’s was het meteen duidelijk dat er een aantal quick wins te behalen waren. Onze mensen wegwijs maken in de reeds beschikbare Microsoft Office 365 tools was het enige dat we daarvoor moesten doen. VanRoey.be verzorgde enkele opleidingen rond het gebruik van OneDrive, OneNote en Teams. Slim gebruik van deze tools vergemakkelijkt de interne samenwerking aanzienlijk. Zo gebruikt nu iedereen bijvoorbeeld OneNote om notities te delen. Onze interne meetings zijn er in alle geval veel meer resultaatgericht door geworden. Het verplaatsen van de lokale fileshare naar OneDrive was misschien wel de belangrijkste verwezenlijking met het oog op samenwerking. Het delen van bestanden of gezamenlijk werken aan documenten verloopt hierdoor een stuk vlotter.”

Trainingsplan & monitoring

Het User Adoption traject startte en eindigde met training. Eenmaal de opportuniteiten duidelijk waren, werd een trainingsplan uitgetekend rond de beschikbare Office 365 tools. Om de medewerkers blijvend te ondersteunen na afloop van het traject, gebruikt Molenbergnatie nu het e-learning platform OASE. Dit bevat zowel uitgebreide trainingen als concrete instructies om specifieke taken in de Microsoft Office 365 tools uit te voeren.

Koen Van Loon, Business Manager Modern Workplace & Applications bij VanRoey.be: “We identificeerden bij Molenbergnatie snel enkele scenario’s waarin een bewuster gebruik van de beschikbare Office 365 tools de interne samenwerking aanzienlijk kon verbeteren. We werkten die processen verder uit en wisten meteen veel gebruikers te overtuigen. We ontwikkelden een trainingsplan om iedereen mee aan boord te krijgen. Er werden een tiental sessies georganiseerd rond het gebruik van OneDrive in combinatie met OneNote, Teams en enkele specifieke processen. Om de User Adoption op te volgen gebruiken we de Microsoft Power BI tools. Die geven ons een mooie indicatie van de data aangroei op de OneDrive en het aantal mensen dat de verschillende tools gebruikt. De medewerkers van Molenbergnatie hebben de Microsoft Office 365 tools erg snel omarmd. Met de hulp van OASE worden ze echte experten en wij blijven stand-by voor support.”

2. Security Awareness

Sensibiliseren op een speelse manier

Met VanRoey.be startte Molenbergnatie ook een Security Awareness programma op. De trigger hiervoor was een ongewenste ervaring met phishing. VanRoey.be informeerde de medewerkers over de gevaren van phishing en gaf nuttige tips om op een eenvoudige en goedkope manier aanzienlijk veiliger te werken. Bij wijze van test kregen de medewerkers een phishing mail van VanRoey.be. Zij die zich toch nog lieten verleiden tot onveilige handelingen, werden daarop gewezen en verder begeleid. Op eenzelfde speelse manier werden enkele anonieme USB sticks op de bureaus verspreid. De medewerkers die er achteloos gebruik van maakten, zagen meldingen op hun scherm waar ze het even warm van kregen.

Verschillende culturen vereisen een verschillende aanpak

Bernard De Vriese: “De sensibilisering werpt haar vruchten af. Als er nu een verdachte mail binnenkomt, dan wordt dat meteen gemeld aan onze IT-support. Al zien we zeker een cultuurverschil tussen de medewerkers in Antwerpen, Spanje en Amerika. Dit geldt ook voor de User Adoption van de Office 365 tools. In Amerika zitten we met een erg jong team dat heel open staat voor nieuwe technologieën. In Spanje daarentegen hebben we een wat ouder team, dat meer behoudsgezind is. Precies daarom heeft VanRoey.be ook iemand ter plekke gestuurd. De fysieke aanwezigheid maakte de adoptie voor hen alvast gemakkelijker. Het team in Amerika werd getraind door gebruik van online communicatie.”

Conclusie

Bernard De Vriese: “We zijn erg tevreden met de trainingen en de dienstverlening van VanRoey.be. Zowel het User Adoption traject als de Security Awareness begeleiding werden prima verzorgd. Belangrijk is dat VanRoey.be niet enkel een standaard dienst verleent maar vanaf het begin rekening houdt met de noden van de gebruikers. Door daarop in te spelen stellen die zich sneller open voor veranderingen. We werken nu intern efficiënter samen en zijn ons beter bewust van mogelijke security issues. We willen graag verder in zee gaan met VanRoey.be om ons printerpark te optimaliseren met Managed Printservices.”