Wilms werkt sneller & efficiënter dankzij het brede Microsoft 365 ecosysteem

Wilms Rolluiken, Zonwering & Ventilatie groeide de voorbije als kool. Dankzij de maximale digitalisering van de volledige productadministratie, in combinatie met de verdere uitbouw van een performant digitaal klantenplatform, heeft het bedrijf vandaag een stevig concurrentieel voordeel, maakt CEO Erik Wilms zich sterk.

Wilms ontwikkelt en produceert zonweringssystemen en zette de voorbije jaren een stevige groeispurt in. Onder meer dankzij een aantal nieuwe, gepatenteerde producten die het op de markt bracht. “Met het oog daarop wierven we voor onze productie een zestigtal nieuwe medewerkers aan” legt Erik Wilms uit. “Hierdoor nam ook de druk op de administratie sterk toe en beseften we dat we moesten inzetten op een versnelde digitalisering. Op advies van VanRoey.be hebben we een nieuwe serverinfrastructuur opgezet en investeerden we ook stevig in nieuwe software.”

Microsoft 365 ecosysteem

“Via Sharepoint kunnen onze medewerkers – waar ze zich ook bevinden of op welke afdeling ze ook aan de slag zijn – in een mum van tijd de juiste documenten en informatie opvragen. Dit gaat van rapportages over de stock tot info over eventuele productbeschadigingen. Daar komt nog bij dat veel producten die hier gemaakt worden, administratief hier niet ingegeven worden. Dat gebeurt bij de klanten zelf, via een nieuw digitaal systeem waarop zij hun configuraties maken én rechtstreeks doorgeven aan onze productieafdeling. Ook tijdens de pandemie hebben die digitale systemen en alle communicatietools die in Microsoft 365 ingebouwd zitten, uiteraard uitgebreid hun meerwaarde bewezen. Hoewel toen hooguit 10 procent van onze administratie op de werkvloer aanwezig was, kon de hele productie feilloos doorgaan.”

Versnelde digitalisering

De versnelde digitalisering wierp intussen ook al de nodige vruchten af, weet Innovatiemanager Yannick Philippaerts. “We werken nu sneller, efficiënter en vermijden fouten. Ik maak me sterk dat we ook een betere service bieden. Via onze website kunnen klanten bijvoorbeeld doorklikken naar het Wilms World klantenportaal met montagehandleidingen en/of -filmpjes. Het is ook mogelijk om via de site offertes op maat te maken en bestellingen te plaatsen, of de status van bestellingen op te volgen. Bovendien bieden we een tool aan waarmee onze klanten virtueel allerlei producten op een muur of wand kunnen configureren, waarbij ze dan bijvoorbeeld rekening houden met de kleur van de voegen.”

Competitief voordeel

“Ik denk dat de markt absoluut vragende partij is voor meer transparantie” maakt Erik Wilms zich sterk. “De tijd dat je pakweg een rolluik telefonisch bestelde, waarna het dan wekenlang stil bleef tot de levering volgde, is definitief voorbij. Klanten willen weten welke componenten en onderdelen in onze producten zitten, hoeveel die kosten, wat de stand van zaken is van hun bestelling, noem maar op. Dat soort dienstverlening en transparantie leveren ons veel vertrouwen en daardoor ongetwijfeld ook een competitief voordeel op.”

Ruim 90 procent van wat wij in de markt zetten, wordt besteld door grote dealers, die op hun beurt particulieren of bedrijfsklanten bedienen. Zij vinden het een groot voordeel dat ze hun bestellingen rechtstreeks digitaal kunnen doorsturen. Zowel voor ons als voor hen is dat een stevige administratieve verlichting, waardoor we ook onze prijzen een stuk scherper kunnen stellen.” Ook aan digitale veiligheid wordt veel aandacht geschonken tijdens het optimaliseren van de digitale systemen zodat op een veilige en transparante manier kan gecommuniceerd en geproduceerd worden. “Verzamelen van data wint ook steeds meer aan belang. In de toekomst willen we nog veel sterker inzetten op datacollectie, zowel hier als bij onze klanten. Zo creëren we op termijn van elk product ook een soort digitaal paspoort, wat onze kwaliteitscontrole en ook het hele productieproces uiteraard ten goede komt.”