J&T Autolease is een servicegerichte leasemaatschappij met een directe en persoonlijke manier van werken. Door merk- én bankonafhankelijk te zijn ligt hun nadruk op snelheid en flexibiliteit. Vooral als het gaat om klantvriendelijke, innovatieve maatwerkoplossingen in België.

Momenteel omvat het wagenpark meer dan 4.000 wagens, voornamelijk full lease klanten uit de KMO markt.

Vraagstelling

J&T Autolease was al geruime tijd op zoek naar een alles omvattende oplossing om facturen efficiënter te verwerken.

“Het infomagazine QBis bracht ons in contact met het applications onderdeel van VanRoey.be” vertelt controller Luc Vanderkinderen. “Met VanRoey.be hebben we een partner gevonden welke én de kennis heeft over het ERP pakket Microsoft Dynamics én beschikt over een zelfontwikkelde add-on voor elektronisch factureren nl. EDS (Electronic Documents Suite). Deze combinatie vormde de perfecte fit voor J&T Autolease.“

Voor VanRoey.be was dit gekende materie. Bijna elke KMO of grote onderneming worstelt met hoge facturatiekosten en een uitpuilend archief. De constante in- en uitstroom van papieren documenten weegt ook zwaar op efficiëntie. Daarom wordt vaker naar digitale facturatie gekeken en de overstap gemaakt. De voordelen spreken dan ook voor zich: een enorme daling in print- en portkosten, directe en zekere aanlevering in de mailbox en een veilig rechtsgeldig online archief. Dat maakt de facturen achteraf bovendien zeer makkelijk te doorzoeken.

Een veilige overgangsfase

De totale doorlooptijd van het project bedroeg een 6-tal maanden. Dit is inclusief demonstraties, implementatie en uitgebreide testen. Na twee maanden uitgebreid testen werd het systeem live gezet.

Belangrijk in deze overstap naar EDS was dat de ontvangers vooraf goed geïnformeerd werden. “We hebben met J&T Autolease driemaal een mailing gedaan naar ons klantenbestand. Om hen enerzijds te informeren over digitale facturatie en wat dit voor hen zou betekenen. Anderzijds om hen de kans te geven zich hiervoor in te schrijven. Ook vandaag nog organiseren we regelmatig belsessies om klanten op het platform te krijgen.” aldus Luc Vanderkinderen

Als resultaat hebben we ongelooflijk tijdwinst, werken we efficiënter en de klant heeft onmiddellijk zijn factuur.

Luc Vanderkinderen, Controller J&T Autolease

Wat zit er in voor de klant?

De klant heeft als voordeel dat hij sneller over de juiste documenten beschikt en daarbij gebruik kan maken van het wettelijk digitaal archief!

“De samenwerking en implementatie is goed verlopen. Er is voldoende kennis bij verschillende mensen binnen Bapps.be waardoor vragen steeds correct en snel beantwoord werden. Als resultaat hebben we ongelooflijk tijdwinst, werken we efficiënter en de klant heeft onmiddellijk zijn factuur. Zowel wijzelf als de klant moeten in principe niets meer printen wat op zijn beurt bijdraagt tot een kleinere ecologische voetafdruk.”

Wenst u net als J&T digitaal te factureren en drastisch op werk en kosten te besparen?

Neem vandaag nog contact op met ons EDS-specialisten!